Directrices para llevar a cabo reuniones de éxito

A pesar de estilos y estructuras reuniones varían de reuniones virtuales a cara a cara queridos, que, sin embargo, son cruciales para transmitir información y facilitar un ambiente de equipo colaborativo. . Con encuentros fuertes y exitosos, los equipos pueden utilizar todas las habilidades disponibles para ellos para crear un proyecto que da cuenta de su potencial
el fin de obtener el máximo provecho de una reunión, los siguientes pasos son importantes:

Paso # 1: Haga una agenda realista para la reunión
Al organizar o planificar reuniones, es esencial que ser realistas en el diseño de su orden del día. El intento de abarcar demasiado podría bombardear a los miembros información y hacer que sea pierden interés o ser abrumado. Debe ser una cantidad adecuada de información para fomentar la discusión entre los miembros y generar retroalimentación
Paso # 2:. Proporcionar la reunión y' s del programa a los miembros de antemano
Fomentar una mayor participación y proporcionar una idea de lo que va a ser discutido, los miembros del equipo deben contar con el orden del día antes de la reunión. Esto puede dar a los miembros del equipo tiempo para preparar y información de la investigación o de pensar en las preguntas que puedan querer hacer, manteniendo así los individuos participan activamente. La agenda debe tener un horario concreto y debe incluir el objetivo, una lista de todos los miembros, y el tipo de reunión (de intercambio de ideas, la toma de decisiones, actualización, etc)
Paso # 3:. Administrar la longitud de una reunión con el fin de mantener a los miembros y' Grupos de interés general, es una buena idea para evitar reuniones muy largas, ya que tienden a perder su enfoque, junto con la atención de los miembros. Si la reunión tiene que ser más largo, proporcionar descansos cortos en el medio para mantener a los miembros centrado. También ayudaría a designar un controlador de tiempo para asegurar la reunión se adhiere a un horario estricto. Este comunicará a la reunión y' s longitud de los miembros y hacer el proceso más organizado
Paso # 4:. Mantenga los miembros comprometidos
A pesar de toda la planificación necesaria, un bien organizado y preparado reunión es sólo la mitad de lo que se necesita; los miembros deben participar activamente y participar en las discusiones también. Para ayudar a mantener a las personas que participan, asignar funciones simples para diferentes miembros. Las diferentes funciones pueden ir desde cronometrador, al facilitador y escriba, y asegurarán su enfoque para la reunión
Paso # 5:. Asegúrese de que todo el mundo ha entendido y adquirida en la reunión
reuniones sólo son eficaces si los miembros son capaces de entender claramente la información que se presenta y, finalmente, obtener de ella. Por esta razón, es crucial para asegurar en varios puntos de la reunión que todos los miembros están siguiendo. Preguntar ciertos empleados por su nombre si tienen algo que aportar también facilita la discusión y el compromiso. Todos los miembros deben ser conscientes de lo que es responsable y qué pasos deben llevarse a cabo para una tarea en particular. Un resumen claro y conciso sería útil recapitular toda la información tratada en la reunión.
Siguiendo estos pasos garantiza una comunicación clara y directa entre los miembros del equipo. En general, la clave para una reunión es la comunicación efectiva entre todos los que participan y mdash; sin eso, la reunión no va a funcionar tan bien como podría Hotel  .;