Mantenerse a la vanguardia de la sobrecarga PAPELEO

mantenerse por delante de LA SOBRECARGA DE TRÁMITES
Por
Bill Cottringer

“ El continuar con la sobrecarga de información es como tratar de beber agua de una manguera de bomberos. y"
~ Anónimo.

Así que usted piensa que está sobrecargado con el papeleo en su trabajo? Mi primer trabajo profesional fue un consejero en una prisión de máxima seguridad en Kentucky en 1970. Yo tenía una carga de trabajo de alrededor de 1.500 reclusos, siempre tratando de mantenerse al día (pero no tener éxito muy bien) con interminables informes diarios, semanales y mensuales sobre todo tipo de cosas de las visitas y de permisos de escritura listas a buen tiempo revisa la validez de libertad condicional informes.

Nada en mi educación o formación podría tener me preparó adecuadamente para lidiar con el volumen increíble de los documentos requeridos en este trabajo. Y recuerde, no hay computadoras en ese entonces. Todo fue escrito mucho la mano y /o transcribe a continuación, escrito a máquina y editado.

El primer par de meses que pasé la mayor parte de mi tiempo tratando de mantenerse a pesar de la carga de trabajo y mdash; no tener tiempo de sobra para el papeleo y mdash; y quejándose sin parar. Después de un rato, un consejero mayor y más sabio me llevó aparte y me aconsejó que si quería salvar algo del tiempo que perdí quejándose del papeleo, tendría más tiempo para hacerlo. Así que me dio ocupado siendo inteligente para conseguir esta montaña intratable de la sobrecarga de papeleo hecho más rápido y menos doloroso con listas de verificación fáciles que podía llenar con las dos manos y la combinación de tres formas diferentes en uno. Pronto me estaba llenando todos los archivadores y me estaban pidiendo que frenar

Con los años mi requisitos de trámites refugio y'. T conseguido más fácil, pero hay algunas cosas que I &'; he aprendido a mantener la sobrecarga de obtener lo mejor de mí. Aquí hay siete consejos prácticos para descargar algo de la sobrecarga y mantener el monstruo trámites de conseguir lo mejor de ti:

1. Obviamente computadoras ayudan, pero si usted no tiene cuidado también pueden crear más trabajo y se convierten en la cola que se mueve al perro por todo el lugar. Utilice la tecnología informática para simplificar la sobrecarga de papeleo, no hacerlo más complicado.

2. Darse cuenta de que la multitarea es un mito. Al tratar de realizar varias tareas con el papeleo, todo lo que termina haciendo es cinco cosas mal. Tome difícil, alta papeleo prioridad a un lugar tranquilo donde se puede darle su enfoque completo y sin interrupciones molestas o peor aún, a otras personas y' s prioridades. Terminar una cosa a la vez de acuerdo con una lista de prioridades rentable. Y considerar siempre pidiendo dos buenas preguntas: (a) ¿Cuál es el costo de hacer esto? (b) ¿Qué va a ceder?

3. De acuerdo o no, la realidad es que las montañas de papeleo sólo reciben mayor con la queja, preocupación, frustración, estrés y otros pensamientos y sentimientos negativos. Por difícil que sea, sopesar el valor de acercarse a la montaña antes de que con una actitud más positiva y luego ver que se hacen más pequeños. Tal enfoque, puedo hacerlo positivo tiene una forma de ampliar el tiempo y la liberación de energía para hacer más cosas en menos tiempo.

4. Reduzca la velocidad y hacer las cosas bien la primera vez; se tarda mucho tiempo para volver atrás y errores apresurados correctas. Recuerde que lenta y constante consigue más cosas que inconsistentes hiper-drive prisas a borbotones. El objetivo es utilizar el tiempo inteligentemente como un aliado en lugar de tratar de atacarlo como un enemigo de controlar.

5. Regularmente programar trozos significativos de tiempo de inactividad cuando se puede dedicar la atención necesaria a los trámites aburrido mundana, tediosa, que tiene una forma de acumular en su escritorio. De lo contrario, ganó y' t consigue nunca hace sólo mirarlo deseando que se fuera

6.. Continuamente evaluar su productividad real de las prioridades, de manera abierta y honesta. Estas cosas pueden conseguir fácilmente en minoría por otras personas y' s de prioridades si se les deja. El estándar contra el cual juzgar la prioridad de hacer cualquier cosa es, ¿Cuánto valor a la compañía que contribuirá al completar esto?

7. La mayoría papeleo implica la repetición innecesaria o redundante que puede y debe ser eliminado. Busque despilfarro y la duplicación y combinar el trabajo doble en una hoja de papel. Trate de hacer el doble de lo hecho en la mitad del tiempo. Personalmente veo toda la montaña de la sobrecarga de información como un problema muy grave que está pidiendo para nosotros para resolver y simplificar.

Pruebe algunas de estas sugerencias y ver a ti mismo conseguir el doble que hace en la mitad del tiempo. < . br>