Reuniones que funcionan

"Una reunión es un lugar donde la gente toma los minutos y horas de desecho". ¿Es esta declaración verdadera de sus reuniones? Aquí hay cuatro consejos para el funcionamiento de las reuniones que sean más productivos y no desperdician horas:

1. Tiene un propósito para reuniones
"Siempre nos reunimos todos los jueves a las 4" no es una razón suficiente para satisfacer. Usted debe ser capaz de establecer el propósito de cumplir en una frase breve. Hacer esta frase de su "declaración de apertura" en la reunión y la escribiré en la parte superior de su orden del día. Algunos ejemplos: "Nosotros decidiremos la manera de pilotar nuestra nueva política de horario flexible." "Vamos a redactar el plan de proyecto de alto nivel para la actualización del software." "Vamos a revisar los datos de la encuesta y decidir los próximos pasos." Si no hay un propósito o si ello podría lograrse mejor a través de diferentes medios, no cumplen.

2. Tener una Agenda Francia El programa debe incluir que se encargará de que el tema y el tiempo que debe tomar. Enviar la agenda antes de la reunión para los asistentes sabrán qué /cómo preparar y lo que se espera de ellos. Una vez que tenga una agenda, se adhieren a ella.

3. Sobre el inicio del tiempo Usa el máximo provecho del tiempo de todos, comenzando y terminando la reunión a tiempo. Si la gente tiende a llegar tarde, comenzará el tiempo de todos modos y no repetir todo lo que cada vez que alguien llega tarde; finalmente, la gente se acostumbrará a llegar a tiempo. Pídale a alguien a mantener la noción del tiempo durante la reunión para que todos se mantiene dentro de su tiempo asignado y no hay tiempo para ir a través de todo el programa.

4. Establecer las reglas básicas
Si el grupo se reunirá con frecuencia o durante un largo periodo de tiempo, es importante pasar los primeros minutos de la primera reunión con el grupo de desarrollo de normas básicas para las cosas tales como el uso de ordenadores portátiles /móviles /correo electrónico durante las reuniones. Las personas son más propensas a mantener entre sí y que serán responsables ante las reglas del juego si ayudaban a desarrollarlos. Escríbelas en un rotafolio y publicarlos en la sala de reuniones o en la hoja de la agenda para la próxima reunión. Recuerde a la gente de ellos en el inicio de la próxima reunión.

Si usted sigue estos consejos, sus reuniones se hará más productivo. Usted va a lograr el objetivo establecido en el orden del día, respetando el tiempo de las personas.

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