Gestión de eventos inesperados

Son la pesadilla de todos los horarios, el destructor de todos los planes. Ellos son el terror de los gerentes y coordinadores de todo el mundo. Traen el organizador de rodillas.

Son eventos inesperados.

Eventos inesperados ocupan valioso tiempo y energía y dinero. Utilizan los recursos que estaban previstos para otra cosa. Entonces, ¿cómo permitimos y planificar para lo inesperado? ¿Cómo incorporar lo que no prevemos en nuestros planes? Hacemos esto mediante el uso de dos estrategias:. Tampones y flexibilidad

Los tampones

Un buffer es algunos recursos que no se repartan. Estos son los recursos que tenemos a nuestra disposición, pero que no utilizan en nuestros planes. En la presupuestación, llamamos a esto un "fondo de emergencia", que es el dinero que tenemos en cuenta pero que no es parte de nuestro presupuesto. En la gestión del tiempo, estos son bloques de tiempo que están en el programa, pero que no son parte de la programación.

¿Cuánto debería estar en un buffer? La cantidad es flexible, dependiendo de dónde estamos en el plan. Un "fondo de emergencia" debe ser suficiente para un período de tiempo sin ningún tipo de ingreso; por ejemplo, si estábamos trabajando en el presupuesto mensual de una familia, debe haber dinero suficiente para un mes de gastos sin ningún ingreso. Si estamos trabajando en un horario semanal, debemos tener suficiente tiempo libre para un ciclo de la actividad, por ejemplo un conjunto de tareas o un conjunto de reuniones. Esta vez no tiene que ser todo en un solo bloque, pero deberíamos ser capaces de ver que en nuestro programa.

Por ejemplo, decimos que estábamos trabajando en un proyecto de construcción, como la remodelación de una casa. Tenemos un número de personas que trabajan de manera coordinada, como un electricista y un fontanero y un equipo de carpinteros. Trabajamos una semana de seis días en la casa. Para cada semana, deberíamos tener un buffer de un día (10 horas) de tiempo no programado entre el equipo. No todo el mundo dispone de 10 horas de tiempo libre, pero podemos ver un total de 10 horas. Luego, a medida que avanza la semana, que el tiempo se puede acortar, hasta el último día (día 6) tenemos tal vez 2 o 3 horas no planificado. Si tratamos de programar cada hora de cada día para cada persona en el equipo, estamos arriesgando toda la programación de eventos inesperados. Por poner un poco de tiempo libre en el calendario, somos más propensos a manejar lo inesperado.

Flexibilidad

La otra herramienta para manejar lo inesperado es la flexibilidad, la capacidad de adaptarse a las circunstancias cambiantes. Las tareas en el plan deben ocurrir en una programada, de manera planificada. Sin embargo, tenemos que tener algunas de las tareas que se pueden mover alrededor. De esa manera, cuando se produce un evento inesperado, podemos mover las tareas de sitio para hacer espacio para controlar el evento inesperado.

Volvamos a nuestro remodelación casa. Algunas tareas tienen que ser hechas en momentos concretos, como preparándose para un inspector. Sin embargo, otras tareas se pueden mover, como la construcción del porche delantero. Si sucede algo inesperado, podemos retrasar la construcción del porche hasta más tarde en la semana; este movimiento nos da el tiempo para controlar el evento inesperado.

planificada para el no planificado

La idea clave es que habrá eventos y necesidades imprevistas, por lo que necesitamos dejar a un lado los recursos para manejar la no planificado. Para programar todos los recursos, en particular todo el tiempo, por completo es arriesgarse a que nuestro programa explote cuando ocurre lo inesperado. Este es un riesgo enorme, y uno que es innecesario. Si bien no podemos manejar todo, podemos manejar la mayoría, si tenemos previsto para el imprevisto Hotel  .;