13 Claves para Guiar Reuniones Altamente Efectiva

Es un hecho ampliamente aceptado que la peor pérdida de tiempo en los negocios hoy en día es que encuentro en todas partes. Todos sabemos que si la reunión fue productiva que el tiempo pasó valdría la pena. Pero normalmente esto no es el caso. La mayoría de los líderes de las reuniones no están educados para dirigir reuniones.

Lo que sigue son 13 las directrices clave para guiarle en la conducción de sus reuniones. Usted mejorará sus reuniones dramáticamente por el uso de estas llaves. Cada guía es poderosa cuando se utiliza por sí mismos. Sin embargo, cuando se utiliza la mayoría o todos ellos juntos, en serio, esperar grandes resultados. Te garantizo que sus asistentes a la reunión podrán disfrutar de sus reuniones mejores y obtendrá mucho más consumado.

1) Plan de la reunión por lo que tiene un principio, medio y fin. Planifique su reunión para tener un principio, que incluye el contexto (y" enmarcarlo y"). El contexto debe incluir: de “ ¿por qué y" de esta reunión en particular, sus objetivos de reuniones y todas las restricciones (como el tiempo). Para la reunión sea eficaz es necesario que haya un final que incluye una especie de resumen (de revisión las decisiones tomadas, las ideas generadas, la información entregados y el plan de acción), evaluación (ver Clave # 10) y la conclusión (por ejemplo, que cada Estado persona una palabra para resumir su perspectiva de la reunión).

2) Sea claro sobre los resultados para cada tema del programa y comunicar los resultados a los asistentes a la reunión. Pase tiempo el establecimiento de lo que desea lograr para cada uno de los temas del programa. La específica más clara y usted es el más eficaz de la reunión será. ¿Quieres una decisión tomada? Si es así, ¿qué tipo de decisión? Tal vez usted quiere que los asistentes sepan información específica. ¿Cuál es esa información y qué es lo que quieres que sepan que? ¿Quieres ideas? ¿Qué tipo de ideas y con qué fin? Comunicar a los asistentes a estos resultados. La reunión será más significativo y útil para los asistentes al articular claramente los resultados para cada tema del programa. La reunión aparecerá como que tiene sentido y por lo tanto vale la pena el tiempo.

3) Utilice los procesos y las herramientas apropiadas. Utilice procesos específicos para la generación de ideas (por ejemplo, lluvia de ideas), la toma de decisiones (por ejemplo, utilizando una matriz de decisión), la resolución de conflictos (por ejemplo, el establecimiento de reglas de juego) y la solución de problemas que son claros para todos. Los asistentes serán entonces más confianza en que se lograrán los objetivos de la reunión. De esta manera pueden concentrarse mejor en el y" lo y" (la tarea) en lugar de de “ cómo y" (el proceso).

4) Generar ideas cuando a generar ideas; decidir cuando usted decide; presentar cuando se presente. Las tres operaciones fundamentales que se producen en las reuniones están generando las ideas, la toma de decisiones y la presentación de la información. A menudo, en las reuniones de estas operaciones se mezclan. A una persona le está generando las ideas, otro es compartir información, y otra es hacer una decisión. Esto no funcionará, ya que cada una de estas operaciones tiene su propio conjunto de reglas que no coexisten productivamente juntos. En otras palabras, el acto de la toma de decisiones no se combina bien psicológicamente con el acto de la generación de ideas. Deje en claro a los asistentes qué operación que está utilizando.

5) Garantizar la igualdad de contribución. Proporcionar una oportunidad para que todos en la reunión de contribuir a la reunión. Esto significa que cuando hay un tema del programa que llama a tener el grupo de generar ideas hacen las ideas segura de todo el mundo sean escuchadas. Cuando usted discute un problema, todo el mundo tiene algo que decir. De esa manera, cuando usted toma decisiones, podrás aprovechar el mejor pensamiento de todos en la reunión. Esto no es sólo acerca de ser y" justo, y" sino más bien aprovechar los talentos y las perspectivas que haya reunido.

6) Registro de las ideas, decisiones y resultados. Registre los resultados de la reunión de manera que todos los miembros pueden ver, literalmente, el trabajo en curso. Hacer esto también proporcionará enfoque visual para el grupo. Utilice un rotafolio y asignar una grabadora.

7) Establecer el cumplimiento de las reglas básicas. Como grupo tienen los asistentes co-crear un conjunto de pautas o reglas básicas de cómo cada persona debe tratar a otros y sus ideas. Estas directrices dejan claro qué se espera de unos a otros. Un ejemplo de una directriz podría ser "sólo una persona habla a la vez."

8) Utilice los calentamientos y energizantes. Tenemos la tendencia a sobre-empacar nuestras reuniones y terminan con poco tiempo para preparar el escenario para una gran participación y la colaboración. Si se toma el tiempo para energizar y su grupo de jugo, usted y' obtendrá mejores resultados: las ideas más creativas, más participación, diversas perspectivas, más energía, y mejores decisiones

9) Plan de Opiniones de Acción.. Al final de la reunión de asegurarse de que resultará un poco de acción. Ask “ quién hará qué y cuándo y "?; Incluso si se hace en medio de la reunión lo mejor es hacer un resumen de la reunión con el plan de acción.

10) Evaluar la reunión. Asegúrese de que usted tome el tiempo al final de cada reunión para que los asistentes proporcionan retroalimentación. Ask “ lo que funcionó y "?; y" lo que necesita mejorar y "?; Esto le permitirá a la mejora continua de sus reuniones.

11) Aceptar y valorar la diversidad de conocimientos, ideas y estilos. Asegúrese de que todas las ideas, el conocimiento y estilos se abrazaron. Encontrar maneras de conseguir miembros de su equipo para ser no sólo abierto y respetuoso, pero a valorar realmente diferentes puntos de vista. Reforzar una buena escucha. Un buen oyente equipo de escucha con atención a las ideas y perspectivas que don &'; t gusta. La gran idea viene a menudo de lo diverso.

12) Reconocer los introvertidos y los extrovertidos. Incluir los procesos que se centran en los dos enfoques introvertidos (“ sola vez y" para la generación de ideas) y enfoques extrovertidas (“ el tiempo y " grupo; para la generación de ideas). Algunas personas piensan de manera más eficaz por sí mismos, sin distracciones, y algunos, como la estimulación de otras personas. La mayoría de nosotros necesitamos tanto.

13) el ritmo de la reunión. Es importante tener en cuenta el ritmo de la reunión. Si se mueve demasiado lentamente, you &'; ll llevaba miembros de su equipo y la savia parte de su energía. Si se mueve demasiado rápido, y' ll pierde la mayor parte de los miembros del equipo o que se sentirá ansioso. Manténgase flexible y obtener retroalimentación de la velocidad. El ritmo correcto será diferente de un grupo a otro. Una buena regla general es aumentar su ritmo al generar ideas, y reducir la velocidad cuando usted toma decisiones.

Para más detalles por favor no dude en contactar con Bruce Honig, Honig IdeaGuides ([email protected]). < . br>