X-Gap: El uso de Planificación Estratégica para cerrar la brecha de Ejecución de Proyectos

Equipos y organizaciones están constantemente plagado de errores y fallos de ejecución de proyectos. Estos fracasos crean una brecha de ejecución - una brecha entre lo que un individuo y /o equipo planea hacer y lo que realmente hacen en su lugar. Del mismo modo que la retención se degrada rápidamente después de enterarse, lo mismo ocurre con la ejecución del proyecto después de la planificación estratégica. Entonces, ¿qué se puede hacer?

En 1885, Hermann Ebbinghaus, un psicólogo alemán, demostró la famosa teoría de concluir que la gente comienza a olvidar lo aprendido tan pronto como lo aprenden. En su estudio "olvidando curva", demostró que los seres humanos olvidan la mitad de lo que aprenden en una hora de aprenderlo, y al día siguiente, se han olvidado de un total de dos tercios de la nueva información. Desde estudio Ebbinghaus ', los psicólogos han descubierto que hay muchas maneras de mejorar la retención y la memoria; Sin embargo, si la memoria no es tan frágil, ¿cuál es su impacto en la ejecución del proyecto y la planificación estratégica - conseguir las cosas hechas que usted y su equipo debe hacer?

Planificación Estratégica: La ejecución de reuniones Gap

La planificación estratégica es una forma de aprendizaje en equipo. Cuando se acercó en colaboración, la planificación es un proceso de creación de conocimiento y resolución de problemas. Y la planificación estratégica puede crear tantos detalles que es difícil de manejar, y por lo tanto, ejecutar. Gran ejecución del proyecto requiere 100% de retención en el proceso de aprendizaje en equipo. Sin un nivel tan perfecta de la retención, la ejecución del proyecto vacilará; Sin embargo, al igual que existen técnicas para mejorar la retención individual después de aprender, hay técnicas para mejorar la ejecución del proyecto del equipo después de la planificación estratégica. Una de estas técnicas es la ejecución Reunión Gap, o X-Gap.

En principio, el X-Gap es simple. Obtener el equipo junto a intervalos regulares durante la fase de ejecución del proyecto, abordar el progreso de cada tarea individual que debe realizarse, y tomar medidas antes de progreso se queda atrás. En "Teambuilding: Estrategias probadas para Mejorar Rendimiento del equipo", reconocidos como la obra autorizada sobre los fundamentos de la formación de equipos, los autores señalan la importancia de las intervenciones regulares dentro de los equipos para evitar la regresión como la del Ebbinghaus Forgetting Curve. Además, señalan que la regresión se detiene de manera más efectiva cuando las intervenciones regulares se llevan a cabo para centrarse en tareas como un equipo y no en un uno-a-uno, base-supervisor al subordinado. Suena como una sencilla técnica de planificación estratégica; Sin embargo, en la práctica, la celebración de un X-Gap eficaz requiere disciplina.

Uno de los mayores retos para llevar una-Gap X está controlando la discusión y mantenerla en la tarea. Fundamentalmente, el X-Gap es un método de planificación estratégica transparente de la aplicación de la presión de grupo para mejorar el rendimiento de ejecución del proyecto. Así, los participantes tienen una tendencia a ofrecer excusas y abrir largos debates para distraer al grupo de la responsabilidad individual. Líderes X-Gap deben luchar contra esta tendencia.

Liderar un X-Gap eficaz requiere un compromiso de cuatro principios básicos - el enfoque, la resolución, la acción y la frecuencia.

Principio Número Uno: Enfoque

En primer lugar, las reuniones X-Gap deben ser cortas y centrado sólo en las tareas requeridas. Esta técnica de planificación estratégica no es una oportunidad para el debate abierto, la resolución de problemas complejos o el intercambio de información de carácter general. Tiene sólo un punto de la agenda - la revisión de todas las tareas pendientes y abiertos dentro del plan. En un-Gap X, el líder convoca la reunión a tiempo y procede tarea por tarea a través del proyecto pidiendo a cada propietario de la tarea de reportar su progreso.
Las respuestas deben ser sucinto. Tareas y las tareas completadas en curso pero aún no vencidas son simplemente sea "completado", "en la pista", o "verde". Las tareas que están en curso, pero que tienen cierto grado de incertidumbre acerca de la capacidad para completarlos según lo previsto son "amarillo". Por último, las tareas que están vencidos o se han encontrado con un obstáculo fundamental que debe abordarse es "crítica" o "roja". Las dos últimas clasificaciones son el objetivo de la reunión de planificación estratégica X-Gap. El propósito del líder de X-Gap es identificar y aislar las tareas y categoría "amarillo", "rojo" para la revisión adicional

Principio número dos:. Resolución

El segundo principio básico de los X-Gap es tomar medidas para resolver la incertidumbre, la ambigüedad y cualquier otro obstáculo. Una vez vacíos de ejecución del proyecto se exponen, el líder debe tomar decisiones y, posiblemente, reasignar los recursos a fin de cerrar esas brechas. Alguna explicación y discusión suele ser necesario. Por lo tanto, los líderes de X-Gap deben permanecer en guardia contra, discusiones senderismo improductivos. Los responsables de la tarea específica para la discusión debería explicar sucintamente el tema para el equipo y declarar lo que ellos creen que necesitan con el fin de cumplir con la tarea - para cerrar la brecha. Esta necesidad se indica generalmente como una solicitud de recursos o una decisión del líder.

En este punto, los equipos tenderá a querer tener un debate abierto sobre el asunto; Sin embargo, el líder de X-Gap debe contener esta discusión la planificación estratégica a sólo unos pocos minutos. Si se permite que el equipo a tomar demasiado tiempo, entonces habrá menos tiempo para atender otras tareas "amarillos" "rojo" y. Como regla general, cualquier tarea que requiera más de dos minutos para explicar y discutir se aplace a una discusión por separado que tiene lugar después de la reunión de X-Gap. Los líderes deben tener la reunión de X-Gap enfocados y moviéndose a lo largo sin problemas para que se aborden todas las tareas pertinentes dentro del plan

Número Principio tres:. Acción

X- reuniones Gap deben identificar acciones específicas que deben tener lugar durante la fase de ejecución del proyecto, a menos que todas las tareas se han completado o en tareas como estaba previsto. Los líderes deben tener cuidado para cualquiera de indicar claramente las acciones que deben tener lugar como resultado del proceso de revisión de tareas, o indicar cómo y cuándo las decisiones o las demás resoluciones se llevarán a cabo y quién es responsable de ellos. Deben determinar si se requieren recursos adicionales, que adquirirlos y para cuándo. Y si es necesario continuar la deliberación para alcanzar una decisión, los líderes deben decidir cuando este se llevará a cabo y que los miembros del equipo será una parte de la discusión. La planificación estratégica exitosa en reuniones X-Gap nunca debe concluir sin claridad sobre los próximos pasos a seguir.

Número Principio Cuatro: Frecuencia

Por último, las reuniones X-Gap deben ser un evento de planificación estratégica recurrente que se alinea con el equipo o el ritmo general de ejecución del proyecto de la organización. Si el equipo tiene un X-Gap todos los lunes por la mañana a las 10 horas, por ejemplo, el equipo estará en mejores condiciones para anticipar, participar más plenamente, y preparar más a fondo.

La preparación es la clave para una reunión de X-Gap éxito y sesión de planificación estratégica. Los miembros del equipo informan a la X-Gap en su tiempo pre-designado y lugar con los estados de las tareas asignadas en el plan. Esto significa estar preparados para responder a su estado general, además de ofrecer tanto una descripción sucinta de un estatus que es "amarillo" o "rojo". Los participantes deben estar preparados para responder a la pregunta: "¿Qué cree usted que se necesita para seguir adelante" Por supuesto, a menudo hay ciertas dependencias fuera del control de un miembro del equipo que pueden ser la causa subyacente. Por lo tanto, el propósito de la X-Gap es exponer estas cuestiones ejecución del proyecto y abordar de manera adecuada como un equipo. Una buena preparación también significa que los individuos pueden sustituir a otras personas que no puedan asistir a los X-Gap, proporcionando un estado de sus tareas y discutir lo que se necesita para seguir adelante.

Una reunión de planificación estratégica X-Gap debe ser dirigido. Como profesor lleva un aula y utiliza técnicas para ayudar a los estudiantes a mejorar la retención, un líder debe utilizar técnicas como el X-Gap para mejorar la ejecución del proyecto Hotel  .;