5 pasos para una reunión productiva

Se dice que en un día promedio en los Estados Unidos, habrá 17 millones de reuniones. (Hace que te preguntes cómo algo se hace nunca!) Una reunión es de dos o más personas que se reúnen para intercambiar información. ¿Qué podría ser más simple? Sin embargo, es una de las mayores pérdidas de tiempo institucionales que sufrimos.

Un ejercicio informativo es calcular el costo por hora de la reunión. Una persona que gana $ 50,000 al año representa un coste salarial por hora a la organización de $ 25 (sin añadir en beneficios, gastos generales y beneficio potencial). Si diez personas en este nivel salarial se reúnen durante una hora, el costo es de $ 250 por hora. Luego, busquen en lo que se logró. ¿Valió la pena $ 250? A veces, y" sí y " ;. Muchas de las veces, y" No &" ;.

He creado cinco pasos que le ayudarán a mejorar la productividad de sus reuniones. Incluso si usted no es responsable de dirigir la reunión, traer estas sugerencias a la persona que es responsable.

1. Pedid, y" ¿Es necesario y "?; Siempre nos aferramos a la reunión porque siempre hemos celebrado la reunión. ¿Qué pasaría si no tuvo lugar? ¿Qué pasa si no nos encontramos tan a menudo? ¿Qué te parece si nos reunimos una vez al mes en vez de cada semana?

2. Haga la pregunta, y" ¿Estoy necesaria y "?; Ahora no me refiero a esto en el sentido filosófico profundo, sino, más bien, y" Me gustaría saber nada de la reunión y "?; y" puedo aportar nada a la reunión y "?; Si las respuestas a estas dos preguntas son tanto y" No &" ;, tratar de evitar asistir a la reunión. O, tal vez sólo la primera mitad de la reunión es relevante para usted. En este caso, ver si hay una manera de conseguir excusado de la segunda mitad del encuentro.

3. Preparar una agenda. Así como es una buena práctica para preparar un diario y" para hacer la lista y" para ayudar a conseguir enfocamos cada día, debemos tener un programa escrito para nuestra reunión. Circule con antelación a los que van a asistir. Hágales saber lo que se va a debatir. Darles la oportunidad de prepararse. No sostenga reuniones por y" emboscada y " ;.

4. Establecer los tiempos. Tienen un tiempo de inicio y se adhieren a ella. Tiempo establecido para cada elemento que se discutirá de manera que un elemento no domina toda la reunión sin dejar tiempo para hablar de los otros artículos. Tienen una hora de finalización y se adhieren a ella.

5. Comprometerse a la acción. Las reuniones deben producir resultados. Resolver a un curso de acción. Hemos discutido el tema, por lo que ahora, ¿qué? Asignar la responsabilidad de las tareas a personas concretas con plazos y hacerlos responsables
.

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