¿Por qué una hoja de Excel no es suficiente si usted realmente quiere ser productivo

Isn y' t curioso cómo descubrimos cosas en la vida que teníamos ni idea fuera posible? A menudo, don &'; t sabe que don &'; sé, pero a veces sabemos que don &'; t sabemos y que y' s cuando lleguemos a mantener una mente abierta y estar deseosos de aprender. Y cuando usted y' re el que hace la enseñanza, it &'; s divertido para abrir alguien ' demás y; s mente a las posibilidades. It &'; s divertido para iluminar el camino

Esto es algo que tengo la oportunidad de disfrutar de forma regular cuando enseño las estrategias de Taskology ™ en combinación con el uso de Microsoft Outlook ®istro; y tengo la oportunidad de hacerlo todos los días con mis clientes privados. Pero mientras pueda de &'; t trabajo 1: 1 con todo el mundo, (que es la razón por I &'; estoy empezando mi Taskology ™ Boot Camp pronto!), Puedo usar mis e-zine y blog de artículos para tratar de iluminar el camino para otros que don &' ; t pero saben que allí y' sa mejor manera de manejar su día utilizando las herramientas que ya tienen

Hace poco hablé con un profesional aquí en Baltimore que había asistido a una de mis presentaciones.. Él y' s interesado en tomar su productividad días de trabajo al siguiente nivel y él estaba preguntando acerca de mi libro electrónico, y" hacer más cosas y hellip; ! Ahora y" Se preguntó si le ayudaría con su gestión de tareas.

Antes de que yo respondí, cavé un poco más y le pregunté algunas preguntas acerca de qué es exactamente lo que estaba haciendo hoy para gestionar sus tareas. En lugar de responder a mi pregunta directamente, él primero quería decirme que él se considera muy organizada y productiva y que él y' s leer una serie de libros que le han ayudado en su productividad, que sonaba muy bien! Entonces él me acompañó a través de una lista de otras prácticas diarias de trabajo que estaba orgulloso de y que parecía que estaban trabajando para él y comencé a preguntarme por qué tenía que hablar conmigo en absoluto!

Me preguntaba más preguntas acerca de lo que wasn y' t trabajo para que yo pudiera averiguar dónde potencialmente él y además de descubrir que él y ' podía ayudar; d creó una carpeta de correo electrónico para todos los que y' s que alguna vez le envió un e-mail (una práctica que por completo desaconsejar, por cierto) me dio la respuesta a mi pregunta de gestión de tareas: él y' s utilizando una hoja de cálculo de Excel para realizar un seguimiento de sus tareas

Aha.! Este es uno me refugio y' t escuchado en mucho tiempo. Y sí, mi e-libro ayudaría

Así que empecé por él y ndash elogiando; y I &'; ll Felicito a cualquiera de ustedes también que hacen lo mismo y- porque por lo menos usted y' re conseguir sus tareas pendientes, recordatorios y proyectos fuera de su cabeza y sobre otra cosa. Ya se trate y' s en papel o en una hoja de cálculo como la de Excel, y'! Sa buen comienzo

Pero hay muchas ventajas a usar una lista de tareas electrónica y- como la de Microsoft Outlook ®istro; y- que superan con creces los beneficios de utilizar una hoja de cálculo Excel. You &'; será capaz de ahorrar más tiempo, vaciar la bandeja de entrada más rápido y usar una, lista de tareas más racional más fácil que y'. S parte de un sistema integrado más grande

Cuando se utiliza una hoja de cálculo Excel, aquí y' s lo usted y' re que falta y por qué usted y' re va a querer abandonar este sistema como una patata caliente

Puede los &';.. T Vacíe la bandeja de entrada fácilmente
Desde muchos-a-dos, recordatorios, información de la cita, y la información de contacto están esperando por usted en su Bandeja de entrada, y' s esencial para poder transferir fácilmente datos de su dirección de e-mail a otros importantes y" cubos &"; en su sistema de correo electrónico integrado, como Calendario, Contactos y la lista de tareas

Pero una hoja de cálculo ISN Excel y'. t parte de cualquier otro sistema, por lo que y' s no hay conectividad entre sus tareas y mensajes de correo electrónico o algo más. Y no, I &'; no estoy hablando de la utilización del sistema de banderas, que puedo los &'; t stand. I &'; estoy simplemente hablando acerca de ser capaz de transferir fácilmente la información y los archivos adjuntos a una tarea cuando sea necesario, que para mis clientes es todo el tiempo

Este es un paso esencial simplemente can &';. T prescindir cuando desee para ser más productivos y que y' sa paso usted can &'; t hacer cuando se utiliza una hoja de cálculo Excel. Cuando usted y' re pegado con esta limitación, y' LOT sa más difícil librarse de e-mail para el bien, dar prioridad a todas sus tareas y ser más productivos Todo lo que pueda perder el tiempo que puedas y'. T permitirse el lujo de perder <. br> Si usted y' re utilizando una hoja de cálculo Excel para la gestión de tareas, tiempo precioso se está filtrando de su día. Hay varias maneras que usted puede ahorrar tiempo mediante el uso de una lista de tareas existente en su sistema de correo electrónico, especialmente como la de Microsoft Outlook y reg ;.

Si usted tiene que volver a dar prioridad (es decir: volver a clasificar) sus tareas en la hoja de cálculo Excel cada vez que se agrega una tarea, y'. re perder tiempo

Si a menudo re-ordenar su lista de varios parámetros como la fecha de la acción, la fecha de vencimiento, descripción, proyecto, programa, trabajo , cliente o algún otro parámetro cada vez que usted quiere ver sus tareas de manera diferente, usted y'. re perder tiempo

Si usted tiene que (o desea) Formato /re-formato de la hoja de cálculo Excel al agregar nueva información, usted y' re perder el tiempo. Usted puede encontrar que el uso de las muchas opciones de formato disponibles para usted:. Embalaje, centrado, lo que justifica, colorear, o la elección de los tamaños de fuente, texto en negrita o subrayado

El uso de una lista de tareas electrónica existente significa que el formato ya está hecho para usted y elimina la necesidad de ella, lo que simplifica el proceso. Esto significa: menos tiempo dedicado a formato y más tiempo realmente hacer tus tareas
Una hoja de cálculo de Excel no es tan ágil y fácil de leer
¿Qué quiero decir con esto..? Bueno, cuando usted y' re mirando a una hoja de cálculo Excel y' re mirando a cada bit de información, incluyendo la tarea, la fecha de la acción, usted y' re y" debido y" fecha (si lo hay), sus notas si tienen una columna para y" notas, y" y múltiples columnas para cosas como proyectos, programas, trabajo o cliente, si se añaden aquellos. A menos que usted y' re ocultar filas, y' re probablemente mirando a una gran cantidad de información y- más de lo que realmente necesita

No sólo es gran parte de esta información innecesaria cuando se utiliza el Taskology ™ método de gestión de tareas, pero usarlo con Outlook alivia la necesidad de mirar a todos que el desorden visual en una hoja de cálculo. Allí y' s ya una estructura fácil de leer existente a un Taskology ™ lista de tareas. It &'; s aerodinámico, concisa y ordenada. Sólo es necesario para ver sus tareas para el día de hoy, mientras que simplemente ocultar futuras día con un clic del ratón

Y para hoy y'. Tareas s, todo lo que necesita para ver son la tarea y la fecha de la acción y el resto, como sus notas, correos electrónicos relacionados y otros detalles, se pueden ocultar hasta el momento en que realmente trabaja en esa tarea. No hay necesidad de ver un montón de desorden visual, que puede ser difícil en los ojos, molesto y mucho más de lo que necesita para ver o pensar

Así que si usted y'. Re utilizando una hoja de cálculo Excel y- o papel y- para su lista de cosas por hacer, considerar mudarse a una lista de tareas electrónica en un sistema que ya tiene. Empezar a reducir la cantidad de tiempo que pasa usando la lista y en lugar de pasar más tiempo haciendo lo y'.. S en la lista Restaurant