Conseguir Email Under Control

La gestión de la gran cantidad de mensajes de correo electrónico que la mayoría de nosotros necesitamos interactuar con sobre una base diaria es un desafío cada vez mayor
Nadie y'. S volumen está disminuyendo. Eso y" bestia está fuera del granero, y" y nosotros y'! re no va a ser capaz de empujar de nuevo en
lo tanto, conseguir un agarre sobre ella con una buena aproximación sistemática es fundamental para mantenerse cuerdo

Si se encuentra en la pequeña minoría de. las personas actualmente en condiciones de mantener a menos de una pantalla completa de correo electrónico la mayor parte del tiempo (debido a que su volumen es bajo y /o les de procesar rápidamente y consistentemente), su sistema es probablemente muy bien como está. Si usted tiene regularmente muchos más que los que residen en su correo electrónico en la caja, usted y ' (cientos, miles?);

Debido al volumen de discreta re peligrosamente sujetos a estrés y adormecimiento en relación con el mundo de la comunicación digital. mensajes y la velocidad con la que se presenta, correo electrónico parece ser un demonio único,
con una vida propia. En esencia, sin embargo, el correo electrónico no es diferente de un escritorio en la bandeja o un contestador automático y- it &'; s simplemente una caja de colección para la comunicación entrante y la información que necesita ser evaluado, procesada y organizada según corresponda. Y de correo electrónico que controla implica el mismo desafío que la gestión de su físico en la bandeja y- a menudo demasiadas cosas que don &'; t tiene el tiempo o la inclinación para procesar y organizar, ya que viene en el modo que se convierte fácilmente en un pantano de y". Por etapas y" o y" pendientes y" artículos – se miraron, tal vez incluso leer, pero no decidió sobre o efectivamente organizada (he descubierto un máximo de 7.000 correos electrónicos aún supurantes en un cliente y' s en la bandeja).

The Big Challenge

Como el correo electrónico es más que una bandeja de entrada, que tiene que ser vaciado regularmente para estar al máximo funcional. y" Vacío y" no significa terminar todo el trabajo incorporado en sus correos electrónicos y- que significa tomar decisiones sobre lo que cada uno de los medios y la organización en consecuencia. Los mismos procedimientos se aplican a cualquier bandeja de entrada y- si y' s la bandeja en su escritorio o su contestador automático. Deben ser procesando estaciones, no compartimientos de almacenaje. Debido a que el volumen en el ordenador es mucho mayor que un audio o basado en papel y" en, y" Sin embargo, conseguir a cero parece particularmente desalentadora. Pero no hay luz al final del túnel si usted está simplemente dejar que las cosas se acumulan allí. Se necesita menos esfuerzo para comenzar cada día o dos de cero en su bandeja de entrada de lo que hace para mantener y" manchas amorfas &"; del acumulado y desorganizado y" cosas y" que continuamente hay que releer y reevaluados por lo que significan.

Los fundamentos

Hemos visto cientos de maneras únicas personas han llegado con gestionar su correo electrónico, y muchos de ellos trabajan muy bien y- el tiempo que nada se pierde, el inventario no continúa aumentando, y alguien puede ver fácilmente los mensajes de correo electrónico que necesitan para tomar una decisión sobre. Éstos son algunos de los procedimientos básicos que habitualmente trabajan para todo el mundo:

Utilice la tecla SUPR
La facilidad con la que la basura las cosas desde nuestro correo físico doesn y' t parecen traducir al ordenador para muchos! Gente Y- tal vez porque los correos electrónicos don &'; t ocupan mucho espacio físico y están tan fácilmente estacionados en alguna parte que y' s no inmediatamente en nuestra cara. Ellos y' re ocupar espacio psíquico, sin embargo, y la eliminación de todo lo que don &'; t realmente necesita, como lo encontramos, es crucial para la gestión de la inundación. En caso de duda, tírelo a la basura. Si usted y' has permiten correos electrónicos se acumulan, la purga es la primera cosa que hacer. A veces es más fácil de limpiar la casa haciendo clic en el y" De y" botón que ordenarlos por su fuente y-.! a menudo se puede volcar varios a la vez de esa manera

Archivo
Utilice un sistema de almacenamiento simple para las cosas que desea mantener como archivos y soporte . Si usted y' re a “ en caso de duda, guárdelo y" persona, que y' s bien, pero don &'; t tiene que obstruya su bandeja de entrada. Haga carpetas de referencia en la barra del navegador y presentar ese tipo de mensajes de correo electrónico por allí. It &'; sa mucho más fácil perder la pista de ellos entre los 500 o 1.000 en su bandeja de entrada que en una carpeta puede nombrar. Y su función de búsqueda puede encontrar fácilmente cualquier cosa con una palabra clave. Evite el uso de carpetas anidadas que usted tiene que hacer clic abierta para encontrar el archivo. Una sencilla lista de alfa-ordenados y- por tema, tema, o de la persona y- suele ser suficiente y más fácil de tratar en la carrera. Afinará cuando se tiene pequeñas ventanas de tiempo con nada mejor que hacer

Complete el. ≪ Los 2 minutos!
La regla infame 2 minutos es crucial para la gestión del correo electrónico. Cualquier cosa que usted puede hacer frente en menos de 2 minutos, si usted y' re nunca va a hacerlo en absoluto, debe estar terminado la primera vez que lo veo. Se necesita más tiempo para leerlo, cerrarla, abrirla y leerla de nuevo de lo que sería para terminar la primera vez que aparezca. En un entorno de correo electrónico pesado, no sería inusual tener al menos un tercio de ellos requiere menos de 2 minutos para despachar.

Organizar correos electrónicos que requieren acción y seguimiento!
Si usted y' has borrado, presentó, y terminado su < Mensajes de correo electrónico de 2 minutos, usted y' re izquierda con sólo dos clases: (1) los que requieren más de 2 minutos de tratar y (2) los que representan algo que usted y' re esperando a los demás. Una manera sencilla y rápida de obtener el control es crear dos carpetas más en tu barra de navegación y- “ Acción y" y" Waiting For &"; y presentar en consecuencia. Estas carpetas deben ser visualmente distinta de las carpetas de referencia y deben sentarse en la parte superior de la lista de carpetas, que se puede lograr haciendo que todas las tapas con una puntuacion de prefijo como el símbolo @ o un guión (el que va a clasificar las carpetas a la cima .)

Si usted y' has borrado, presentada, terminado, o para ordenar sus mensajes de correo electrónico en carpetas acción recordando, usted y' re izquierda con un vacío en la bandeja. Ahora, por lo menos, será mucho más fácil de revisar y evaluar un inventario más completo de su trabajo a la mano; y usted y' lo encontrará y' montón sa más fácil concentrarse y- el correo electrónico o en cualquier otra cosa

El continuo desafío

Usted debe revisar constantemente correos electrónicos procesables.. Una vez que llegue a su bandeja de entrada a cero, se sentirá fantástico. Pero usted can &'; t ignoran el lote de acción que usted y ' correos electrónicos; he organizado. El problema con las computadoras como herramientas de recordatorio es el fuera de síndrome ofmind vista-out. Si usted y' re no revisar con regularidad suficiente, comenzará a roer en su psique, creando aún más la evasión y malos sentimientos. La gente deja mensajes de correo electrónico en su bandeja de entrada, para empezar por la misma razón que se acumulan las cosas en su escritorio, pensando, y" Si y' s delante de mí, me ganó y'. T pierde u olvida IT &"; Por supuesto, ese hábito aparentemente práctico de cuing visual se ve socavada por el volumen y la ambigüedad de lo que y' s en las pilas. Crean entumecimiento en lugar de claridad. It &'; s mucho más fácil para evaluar la carga de trabajo con los correos electrónicos procesables organizados en un solo lugar. Pero se requiere la buena costumbre de revisar en forma regular para sentirse bien acerca de lo que y' re no hacer con ellos en el momento

Todo esto toma tiempo y energía mental.. Pretender que se puede obtener de correo electrónico bajo control sin dedicar los recursos personales necesarios para hacerlo conduce a la frustración y el estrés. Estas mejores prácticas ayudan a que el proceso sea lo más eficiente posible, pero la libertad que viene de tener bajo control todavía no es libre. Así como la gente ha aprendido a aceptar el tiempo de viaje como las cuotas que pagan a vivir y trabajar donde ellos y'. D prefieren, deben integrar el tiempo y la energía para lidiar con el correo electrónico en su estilo de vida y la obra

Enfoques personalizados

Como software de gestión de personal ha seguido evolucionando, tanto en el escritorio estándar, así como las miríadas de pequeñas aplicaciones creativas y los complementos, las posibilidades de variaciones en la forma de gestionar abundan correo electrónico. Ellos pueden ser codificados, coloreado, y archivadas automáticamente. Ellos pueden ser ordenados por los remitentes priorizadas. Pueden ser diferidos para la recuperación en momentos posteriores. Pueden ser transferidos y se fundieron en la tarea y de tareas funciones de gestión en otras partes del software.

Si establece y comienza a acostumbrarse a un sistema de carpetas sencilla para los correos electrónicos de acciones concretas, es posible encontrar algunos especializada subcategorías útil. y" Lectura /Review &"; puede ser una carpeta de mensajes de correo electrónico de tipo FYI (aunque las versiones impresas de los largos son más fáciles de manejar que en la pantalla). y" Para Imprimir y" puede ser útil si usted no está en una impresora con regularidad. Algunas personas encuentran que tomarse el tiempo para editar las líneas de asunto de sus mensajes de correo electrónico almacenados para reflejar la acción específica que necesitan para tomar es útil.

Mejores Prácticas

Pero no importa cómo usted ajustar o cómo enfriar las características únicas y buenos trucos son que usted puede explorar e incluso integrar funciones como consistentes en su sistema de personal, los principios básicos de la buena gestión de flujo de trabajo se deben seguir para fomentar el control relajado de la bestia:

Mantenga correos electrónicos recurribles y nonactionable en lugares separados
It &';. es demasiado compleja y estresante para que su cerebro constantemente tener que reordenar cada vez que lo mira. Un sistema funciona mucho mejor que su psique para eso. Los correos electrónicos archivados en carpetas de referencia que todavía representan cosas que hacer producir la ansiedad; y correo electrónico en la bandeja de entrada que sólo se necesita para la información recuperable se empañan su enfoque. Porque la mayoría de las personas don &'; t tienen un buen sistema de acción-recordatorio de por sí, que están tratando de hacer su referencia carpetas de un sistema para recordar lo que debe hacer, y eso nunca realmente funciona. Si recordatorios de referencia y de acción son cosas separadas, permite mucha más libertad y facilidad con el mantenimiento de material de referencia tanto como usted desea. Simplemente se convierte en una biblioteca

Manténgalo limpio
Residuo parece autogenerar pero doesn y'.. T autodestrucción! Eliminar lo que puede, para empezar, y purgar los archivos de referencia con regularidad, como las cosas se ponen fuera de fecha y pierden su valor para usted.

Manténgalos revisado.
Como con cualquier acción recordatorio sistema, si usted don &'; t revisar y reevaluar los recordatorios de acciones que podría ser necesario tomar, tu mente recuperar el puesto de trabajo; y doesn y' t hacer que trabajo muy bien. You &'; ll entonces evitar mirar a su sistema y no realmente confiar en cualquier cosa que usted y' re haciendo debido a los acuerdos ocultos con usted mismo y'.. VE descuidado renegociar

Sé bueno en el teclado
Seríamos negligentes en no que le recuerda a uno de los factores más importantes en la gestión del correo electrónico y- lo rápido que escribe y cómo fácil está con teclas de acceso directo y códigos. No sólo es pobre velocidad de escritura ineficiente, crea una resistencia a comprometerse con el correo electrónico que socava todas las mejores intenciones de llegar a la cima de la misma. Si usted y'. Re no hasta por lo menos 50 palabras por minuto, llegar allí con un buen tutor de mecanografía puede hacer un mundo de diferencia

Le recomendamos que utilice el método más sencillo que puede llegar a funcionar con, la adhesión a estos básicos mejores prácticas, especialmente si usted y' re un poco de comenzar desde cero en conseguir esta área bajo control. Si usted es relativamente sofisticado ya la gestión de su correo electrónico, y el establecimiento de procedimientos más complejos para se ha hecho en realidad es más simple, que y' s fenomenal. El reto es sin embargo para mantenerla actualizada, completa y coherente y- y que no requieren más tiempo y piensa que vale la pena la recompensa que usted puede conseguir. Su proceso tiene que ser tan básico y casi automático que usted mantendrá incluso cuando usted don &'; t siento como hacerlo

Correo, como cualquier herramienta de gran alcance, puede ser una bendición o una maldición.. Y si la herramienta va con el trabajo, es necesario invertir en lo que sea necesario para usarlo sabiamente y segura. Es un gran promotor de la productividad, pero cuando se aleja de usted, y'.. Sa riesgo laboral grave Hotel