Si sus empleados eran todos Tomando de dos horas para llevar, ¿no es abordarlo?

En estos tiempos económicos difíciles, todos estamos buscando oportunidades para ahorrar costes y aumentar la productividad. Las empresas tienen una gran oportunidad para aumentar la productividad mirando fijamente a la cara que, lamentablemente, ha pasado prácticamente desapercibido
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¿Qué es esa oportunidad? La productividad reclamada proviene de los hábitos de correo electrónico modificados. ¿Crees niño yo? La firma de investigación Basex recientemente estimó el costo de la sobrecarga de información a la economía mundial $ 900 mil millones al año. Hábitos de manejo de correo electrónico son algunos de los principales delincuentes

¿Te has detenido a observar o considerar lo que su organización y'. S la cultura electrónica es? ¿Cómo sus empleados lo utilizan? ¿Cómo lo consiguen? ¿Cómo se envían? ¿Cómo guardarlo? Los hábitos que adopten, ya sean positivos o negativos, pueden ser contagiosos y de repente su negocio tiene su propia cultura e-mail.

Los hábitos? Contagiosa? Cuando se tiene en cuenta la cantidad de impresiones estos mensajes tienen todo en cada persona en su organización diaria, se puede entender rápidamente cómo las prácticas de correo electrónico pueden llegar a ser cultural y omnipresente.

Aquí es sólo un ejemplo de cómo un e-mail cultura puede evolucionar. Un jefe se da cuenta que tiene que llamar a una reunión urgente con 3 de sus gestores. Él envía un e-mail de la convocatoria para iniciar en los próximos 15 minutos. Dos de los tres ver la dirección de correo y responder. El tercero, que estaba trabajando en un proyecto importante, no tenía su dirección de correo abierta, se perdió el encuentro, y enfureció a su jefe.

El número tres hace un momento ha aprendido que nunca se puede dar vuelta a su e-mail fuera por miedo a perderse algo importante. Pero doesn y' t stop aquí. Se rueda cuesta abajo. Los tres gerentes ahora se les ha dado y" el permiso y" utilizar el correo electrónico como un sistema de entrega urgente. Lo usan en sus departamentos, y muy rápidamente, toda la organización está infectado con este virus. Nadie puede apagar su e-mail por miedo a perderse algo vital. Los empleados se convierten en esclavos de la y" brinnng y" o el flash de un mensaje de correo electrónico recién llegado y detener el trabajo productivo en cualquier momento algo entra, incluso si y' s acaba de spam

Y ese y'. Es sólo un ejemplo. Piense en las prácticas de copia de diez personas más, sólo para que nadie, ni siquiera los que sólo se interesa de forma remota en el tema, se perdió. ¿O qué tal el uso del correo electrónico como una sala de chat con varios destinatarios a intentar el diálogo? ¿O qué tal usarlo para criticar a alguien y' s el rendimiento? Una persona lo hace, otros lo hacen. Se cambia la Cultura. La productividad está minado. Su línea de fondo se ve afectada negativamente.

E-mail puede ser muy costoso si no se utiliza con eficacia. Cuando se tiene en cuenta el tiempo medio de recuperación de cualquier interrupción es de aproximadamente 4 minutos, se puede imaginar el costo para su organización cuando la gente mira cada vez que se recibe un e-mail. Haz las matematicas. Si deja de lo que usted y' re haciendo cada vez que reciba un correo electrónico y obtener (sólo) 30 e-mails en un día, que equivale a 120 minutos de tiempo de recuperación y mdash; dos horas de desperdicio! Y eso doesn y' t incluyen el tiempo de entregar la dirección de correo. Ahora multiplique eso por cada empleado, todos los días, y se puede ver cómo la productividad y la rentabilidad en serio pueden empezar a caer.

El impacto compuesto puede ser sorprendente. La recuperación de una hora diaria para un departamento de 20 personas permite una ganancia neta de 100 horas por semana productividad! Reclamar siquiera media hora diaria por empleado permite una ganancia neta de 50 horas por semana. En cualquier caso, al menos una plantilla completa se puede reclamar -. Y que es para una pequeña oficina 20 persona

Mientras que los remedios son fáciles de entender, que puede ser un reto para infundir porque requieren el cambio de hábitos, y el cambio de cultura. Sin embargo, los retornos pueden ser enormes. Estas son algunas de las acciones que pueden llevar a su organización los mayores retornos.

Shift para revisar el correo electrónico con poca frecuencia. Para combatir al instante esta pérdida de productividad, dar a cada uno en su organización y" el permiso y" para que se apague automáticamente recibir y comprobar sólo 5 veces al día y- a su llegada, a media mañana, después del almuerzo, media tarde, y media hora antes del final del día. O bien, hacer que se programen las entregas de correo electrónico cada 90 a 120 minutos. Esta práctica cambia el número de interrupciones de continuo solamente siete y cincuenta y cinco minutos al día, en esencia, acortando el tiempo de recuperación a sólo unos 30 minutos diarios y- un ahorro de 90 minutos añadió derecha de nuevo a su cuenta de resultados. Los menos frecuencia la gente comprobar sus bandejas de entrada, el más productivo que puede ser. Este cambio por sí solo podría ser responsable de una hora o más de productividad recuperada por trabajador por día.

No permitir correos electrónicos urgentes. NUNCA utilizar el correo electrónico con urgencia. Si hay un asunto urgente o usted necesita una respuesta en menos de 3 horas, animar a todos los empleados a tomar el teléfono o caminar por el pasillo. Y honrar esta práctica usted mismo. Una urgente e-mail desde el jefe va a enseñar a los trabajadores que no pueden cerrar sus e-mail y deben revisar constantemente. Hoteles “ el aprendizaje y" esencialmente restablece las interrupciones continuas que están tratando de conquistar.

Tome el teléfono. Los más e-mails que se envían, más mensajes de correo electrónico recibirán un empleado. E-mail tiene la intención de compartir información, no al diálogo. Si cada trabajador considera el efecto boomerang de cada correo electrónico que él o ella envía, se enviará un menor número de e-mails. Tomar el teléfono para que el diálogo sigue siendo una práctica empresarial muy eficaz.

Si usted puede infundir solo estos tres cambios de hábitos entre todos sus compañeros de trabajo, verá una notable mejora de la productividad.

A veces no es sólo costó ahorro. Por el contrario, si se puede recuperar de la productividad que se ha perdido a causa de una pandemia de cerca de productividad hábitos zapa de correo electrónico en las organizaciones, usted y' ll verlo en su cuenta de resultados. Considerar el impacto de conseguir un 10% -20% más por cada trabajador? Ahora que y' s lo que va a reactivar la economía Restaurant  .;