Comunicar un cambio en la de su proyecto Go-Live Fecha

Su proyecto go-live ha cambiado y- ¿ahora que? Independientemente de las razones para el cambio (y seamos sinceros, "la fecha ha cambiado" por lo general se interpreta como "la fecha se ha deslizado"), hay seis pasos que debe seguir cuando se comunica un cambio en la fecha de entrada en funcionamiento de su proyecto:

1. Considere el contexto.
Es importante tener en cuenta el contexto en que se produce el cambio. Si es temprano en el Ciclo de Vida del proyecto, el cambio no puede ser crítico porque no hay tiempo suficiente para ajustar el plan de proyecto. Sin embargo, puede minar la confianza de la gente en el proceso de planificación del proyecto. Por otro lado, si el proyecto ya está en marcha, que tendrá que estar claro cómo la nueva fecha de efectos de la entrega de los componentes y los beneficios que se prometieron en la etapa de iniciación del proyecto.

2. Considere la audiencia.
Al igual que con cualquier comunicación, primero usted tiene que considerar su público. ¿Quién va a estar en el extremo receptor de esta comunicación? En la mayoría de los casos, usted tendrá varios grupos, entre ellos los interesados ​​en el proyecto, los miembros del equipo del proyecto y otras personas afectadas por el proyecto. Cada grupo tiene sus propias necesidades y usted tiene que considerar cómo el cambio afecta a cada grupo.

3. Cree el mensaje.
Es crucial ser clara y consistente sobre el mensaje que se está comunicando. ¿Cuál es la razón del cambio? ¿La fecha posterior ayudar a hacer el proyecto más éxito al dar más tiempo para la recopilación de requisitos o personalización o entrenamiento? ¿O es que el cambio en relación con el presupuesto o la disponibilidad de recursos?

Tenga cuidado con tener un mensaje de "oficial" que es diferente de la razón "real" para el cambio. Muy a menudo, la verdadera razón se filtrará a cabo en la organización de todos modos y socavar el ambiente de confianza que usted está tratando de crear. Honestidad y- especialmente por adelantado y no después de que se descubra la verdad - es la mejor política.

El mensaje debe ser claro y conciso y- no más de un par de frases. Y debe ser adaptado a cada público: "aquí está la razón del cambio, y aquí es cómo afecta a usted."

4. Elige un portavoz.
Quién comunica el mensaje depende de la estructura del plan de comunicación y el gobierno de su proyecto. También depende de la audiencia. Por ejemplo, si el patrocinador del proyecto se comunica regularmente estado al comité del proyecto de dirección o tablero, y el director del proyecto por lo general se comunica con el resto de la organización, entonces esas personas deben comunicar el cambio a sus respectivas audiencias como parte de las actualizaciones de estado regulares.

Si ha habido poca comunicación sobre el proyecto, puede hacer esta comunicación la primera de una serie de actualizaciones regulares del proyecto. El patrocinador del proyecto podría introducir la primera actualización y luego el director del proyecto u otra persona designada podría continuar con las siguientes actualizaciones.

5. Considere cómo se comunicará el mensaje.
Hay muchas maneras que usted puede comunicar el cambio, a partir de una reunión especial toda la empresa a una línea en su informe sobre la situación del proyecto mensual. Usted debe seguir el proceso que se ha descrito en el plan de comunicación de su proyecto y también tener en cuenta que la forma en que se comunica el mensaje es igual de importante, si no más, que lo que se comunica.

Por ejemplo, si se mantiene una reunión especial todo-empresa en anunciar el cambio de fecha, las personas tendrán la sensación de que el cambio es una gran cosa. Por otro lado, si lo que se desliza en la última línea de una actualización del proyecto que consigue en un sitio web rara vez visitado, las personas pueden o no ver o pensar que usted está tratando de ocultarlo.

Si el mensaje se comunica en persona, estar al tanto de las comunicaciones no verbales del hablante, como el contacto visual, la expresión facial y el tono de voz. Estos elementos no verbales deben transmitir la sinceridad, la confianza y la empatía: "Yo estoy diciendo la verdad, yo sé lo que estoy hablando y me importa cómo te afecta." También decidir de antemano cómo se manejarán las preguntas y por quién.

6. Seguimiento después de la comunicación.
Es importante que haya un seguimiento frecuente después de la comunicación para garantizar que las personas recibieron el mensaje y para responder a cualquier pregunta o preocupación. Esta comentarios nos ayudarán a determinar qué /cómo comunicarse siguiente. Los canales informales de comunicación son valiosas aquí porque las personas pueden ser más abiertos sobre sus percepciones del proyecto cuando están de pie alrededor de la fuente de agua o en el estacionamiento que cuando están en reuniones de estado de proyectos formales.

Cambios en el proyecto sucedan. Comunicar un cambio en la fecha de entrada en funcionamiento del proyecto no tiene por qué descarrilar su proyecto. Puede ser una oportunidad para revisar (o crear) planes de comunicación, gestión de riesgos y la gestión del cambio de su proyecto. Tener estos planes en marcha ayudará a asegurar que los cambios no alteran el proyecto o dificultan su éxito final.

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