La comunicación rápida y fácilmente

En la actualidad y' s el lugar de trabajo de la información y la sobrecarga de la comunicación, que se corresponden con muchas personas a través de muchos medios de comunicación cada día. Este artículo ofrece consejos para comunicarse con los demás de una manera rápida y fácil, lo que lleva a un mayor control sobre su tiempo y las comunicaciones

Correo mueve el país, y los códigos postales mover el electrónico -. Bueno, tal vez ya no. Sin embargo, la mayoría de los mensajes que reciben, ya sea en forma de correo electrónico, fax o notas, requieren de su respuesta. El más rápido y más fácilmente se responde, mejor será su día, semana, la carrera y la vida será - y cuanto más vas a estar en control de su tiempo. Hay muchas opciones disponibles para usted para manejar rápidamente los mensajes de respuesta.

¿Qué desea enviar y por qué?

Si estás en la venta o un tipo de posición en la que se inicia el contacto con clientes potenciales o clientes, a continuación, el correo y los mensajes son pro-activo en la naturaleza. Usted va a enviar la información o la literatura diseñado para que un tercero interesado en lo que les puede ofrecer en la forma de bienes o servicios. Es probable que la mayoría de la información y los mensajes que usted envíe a los demás es una respuesta a una solicitud que han hecho, o una obligación que hay que cumplir.

Manejo de correspondencia rápidamente

Muchas veces la correspondencia que le gustaría abordar con prontitud queda en el camino; usted tiene que cuidar de muchas otras cosas. Un elemento clave al responder a mensajes de ahorro de tiempo es la siguiente: Cuando una respuesta no requiere el protocolo de negocios formal (es decir, cuando se sabe que la otra parte también), o el artículo solamente méritos breve sentido, hay muchas maneras de manejar la correspondencia rápidamente.

1. Algunas personas usan los mensajes pre-impresos tales como: "Perdone la informalidad, pero siento que es más importante para responder con prontitud a ofrecer una respuesta más formal que tomaría mucho más tiempo."

Pregunte a las personas cómo se sienten cuando reciben esas respuestas, y la gran mayoría estarán de acuerdo en que prefieren obtener una respuesta rápida, informal, que responde a su pregunta, que esperar semanas para una respuesta formal.

2. Conserve la información de la dirección del remitente en los sobres del correo electrónico que reciba. A partir de entonces, puede utilizar sus direcciones como su etiqueta de dirección de nuevo a ellos, y no tener que involucrar a su impresora, copiadora o papel de etiquetas. Estas direcciones pueden ser cortadas o arrancadas con el borde de una regla.

Cuando recibo un paquete de alguien, yo cortar las etiquetas de su sobre y adjuntarla a los documentos que vienen en el interior con un clip de papel grande o extraíble cinta. Cuando estoy listo para dar una respuesta, el partido etiqueta de dirección ya está disponible

A menudo, cuando usted no puede obtener una respuesta de los demás, es porque están abrumados -. Los sistemas no han ideado para fácilmente responder a la información y los mensajes que reciben. A menudo, su falta de respuesta en el momento oportuno (o en absoluto) tiene poco que ver con el mérito de su solicitud. Es un resultado de su ineficacia personal o ineficacia de su organización.

3. Pida un estampador de goma en su tienda de suministros de oficina que dice "velocidad de respuesta." Tengo un estampador tales. Es de gran tamaño y las impresiones en color rojo brillante. Cuando recibe una carta que merece una respuesta rápida, acabar con "la respuesta de velocidad," y ofrecer su respuesta en el espacio en la parte inferior de la carta. Como alternativa, puede imprimir etiquetas que dicen "respuesta rápida" y péguelas en la página
.

, tinta Profundo, negrita roja aparece como negro cuando se presente a través de fax, por lo que tiene la opción de enviar por fax la carta. Incluso se puede copiar y enviar la carta. Estas técnicas permiten obtener una respuesta a la otra parte de forma rápida, y te dan un registro de la correspondencia que se ha transmitido. Tal respuesta es útil para el receptor, así, ya que presenta simultáneamente su mensaje y su respuesta. Piense en cuántas veces usted ha escrito a otra, y ellos respondieron, pero no puede recordar por qué usted inició la correspondencia.

4. Si usted está enviando una respuesta a otra parte, inserte una de sus propias etiquetas de dirección. Esto ayuda a la otra parte para estar en contacto con usted. Incluyo mi etiqueta de dirección con casi toda la correspondencia debo enviar. Si usted anticipa un mayor contacto con la otra parte, es posible que incluso desee incluir etiquetas de dirección adicionales.

A partir de entonces, usted comenzará a notar felizmente que recibes respuestas de la otra parte con mayor prontitud, y que ' re usando las etiquetas de dirección que les había proporcionado. Este le dice que han comprado en su sistema. Usted ha entrenado con éxito un corresponsal para ser más hábiles en la comunicación con usted, por lo que ahora usted y el otro beneficio del partido.

5. Pida un sello de goma o crear una etiqueta que facilita sus respuestas fax también. Un estampador o etiqueta Tal sería incluir su nombre, teléfono y número de fax. Se podría estampar o colocar esta etiqueta en la correspondencia que recibe. Esto funciona bien y evita el uso de papel de fax del destinatario.

Cuando reciba faxes desde una máquina de fax de independiente, la mitad del tiempo que la otra parte utiliza una página completa anunciando que un fax viene, luego utiliza otra página le envíe un mensaje de seis u ocho líneas. Toda la comunicación podría haber tomado un tercio de una página
.

Cuando se inicia un sistema de etiquetado, deja que la otra parte sabe que usted respeta su tiempo y recursos. También, a mantener sus costos bajos. Cuesta mucho menos de un tercio o la mitad de una página de fax a repasar los alambres de dos páginas.

Si usted está usando un módem de fax, se aplican los mismos principios. Mantenga su información de identificación de fax conciso y cerca de la parte superior de la primera página. Mantenga su breve mensaje. Esto evita que cuesta a su transmisión hacia abajo y en realidad aumenta las posibilidades de una respuesta. Muchos de sus corresponsales ya reciben demasiados mensajes, y son más propensos a responder a aquellos que son breves y concisas.

6. Para mayor correspondencia en papel, utilice la parte posterior de la página que usted recibe. Haga una copia de la parte delantera y trasera para sus propios archivos en papel, si es necesario. A veces se puede consolidar la correspondencia que ha recibido, consolidando así la correspondencia que envíe. Si alguien le envía una carta de dos páginas, pero sólo tendrá que responder a un párrafo clave, acortar ese párrafo, incluirlo en la parte superior de su transmisión, y ofrecer su respuesta a continuación.

7. Siéntase libre para numerar los puntos en la correspondencia que ha recibido, y abordar cada punto en su respuesta. Esto va a reducir el tiempo y la energía que se necesita para que usted pueda ofrecer una respuesta. De lo contrario, te quedas atascado tener que escribir, "Sobre la base de su estado de cuenta en el apartado segundo ... dijiste XYZ, siento que ... ABC. En el apartado cuarto que declaró que ... jkl".

Cuando numerar los puntos de la correspondencia que recibe, por lo general puede abordar todo en una sola página. Mientras que el negocio y el protocolo de la organización pueden exigir respuestas formales, tu misión es tratar de ofrecer la mayor cantidad de respuestas informales como puedas. Respuestas formales que tienen dos o más páginas, requieren la edición del texto. Además, al sumergirse en la correspondencia de largo aliento, el tiempo es aspirado de su día y la vida.

8. Esté atento a la manera de combinar su máquina de fax o módem fax, impresora y copiadora, para generar con rapidez y eficacia las respuestas adecuadas a los mensajes que recibe, en lugar de dejar que la correspondencia se acumulan.

9. Formas de diseño para manejar la comunicación de rutina. Mejor aún, a ver si alguien en su oficina ya ha creado una forma tal, o asignar la tarea a alguien. Muchas tiendas de suministros de oficina llevan libros con formas correspondencia prediseñadas. Son bien vale los $ 10.15, ya que es muy probable que ahorrar bastante tiempo el primer día utiliza estas formas a más de justificar la compra.

En la era de la información y la sobrecarga de la comunicación, demasiados profesionales de carrera indican que necesitan más tiempo para realizar su trabajo. Este tipo de pensamiento le mantiene esclavizado al reloj. Más tiempo no está de su camino, ni es la solución, si no está ya operando eficientemente Hotel  .;