Anthony Ricigliano - Electronic Business Communications

Como mejores prácticas de TI están pasando rápidamente de buenas ideas a los requisitos legales, las empresas están descubriendo que la retención y archivo de las comunicaciones relacionadas con el negocio es una necesidad en lugar de una agradable-a-tener. Para ser claros, el archivo no es la misma que la copia de seguridad de su servidor de correo electrónico. Una copia de seguridad es típicamente utilizado para restaurar el sistema después de un fallo o para volver a un estado anterior. Un archivo es semi-permanente de almacenamiento de documentos de misión crítica y el resto de mensajes que se necesitan para que se guarde para el cumplimiento normativo o por otras razones. Vamos y' s echar un vistazo más de cerca a esta creciente preocupación:

regulaciones de la industria

Algunas industrias están obligados por ley a mantener un registro de determinadas operaciones por períodos de tiempo muy específicos o enfrentar sanciones estrictas. Para complicar el asunto, una empresa individual puede enfrentarse a un conjunto diferente de las regulaciones sobre el, estatales, e incluso a nivel internacional, federal local. Aunque las leyes de don &'; t se refieren en general a los correos electrónicos en concreto, este medio es ahora reconocido como el mecanismo estándar para el comercio de información y de documentos. En lugar de los bancos de gabinete archivador que se veían en una época pasada, las empresas con requerimientos regulatorios Ricigliano Industria estricta Anthony ahora debe ser el mantenimiento de un banco de servidores dedicados no sólo para el almacenamiento de mensajes de correo electrónico de negocio críticos, sino que también proporciona una búsqueda rápida y fácil, y método de recuperación

Las empresas que don &';. t cumplir con las reglas cuando se trata de mantener copias de los documentos legales y las transacciones financieras corren el riesgo de sanciones impuestas por organizaciones como la Comisión de Bolsa y Valores, la Ley Sarbanes-Oxley, y una serie de otras agencias gubernamentales. No sólo pueden estos organismos imponer estrictas sanciones monetarias, también pueden detener las operaciones de la empresa en muchos casos.

Otros Asuntos Legales

Si bien la gran mayoría de las empresas no entran bajo la sombra de la regulación gubernamental, toda empresa corre el riesgo de acciones legales como un costo general de hacer negocios. En estos días, incluso la empresa más logrado impecablemente-tiene prácticamente ninguna posibilidad de permanecer fuera de la sala del tribunal para siempre. Como se mencionó anteriormente, el correo electrónico se ha convertido en el estándar aceptado para las comunicaciones corporativas y personales. Con esta evolución, las mociones de descubrimiento por orden judicial han comenzado pidiendo copias de correos electrónicos cada vez con más frecuencia.

Si una organización puede demostrar que tiene una estricta política de siempre borrando permanentemente mensajes de correo electrónico, en determinadas circunstancias, como después un cierto período de tiempo, que puede ser capaz de convencer al tribunal de que los mensajes de correo electrónico, simplemente no se pueden reproducir. Sin embargo, si hay siquiera una excepción a esta regla, la empresa puede ser objeto de sanciones e incluso perder el caso si no se producen las pruebas solicitadas durante el período de descubrimiento. Por supuesto, una empresa ética no tiene nada que perder por la producción de los correos electrónicos solicitados, y los documentos que podría ganar un juicio a su favor. Sin ellos, podría ser un resultado muy diferente.

Archivo y Temas de recuperación

Aunque la mayoría de las empresas se dan cuenta de que las Anthony Ricigliano archivo y recuperación Problemas de correo electrónico empresarial crítica comunicaciones es necesario, muchas refugio y' t toman las medidas necesarias para aplicar un sistema eficaz. Algunas empresas se basan en los usuarios individuales para mantener su propio sistema de ahorro de correos electrónicos importantes. Históricamente, han establecido limitaciones de tamaño de los buzones de correo a nivel de usuario para obligar a las personas a presentar mensajes críticos y eliminar las comunicaciones sin importancia en el momento oportuno o enfrentar problemas para procesar sus mensajes entrantes y salientes. Como el tamaño del documento ha crecido de forma espectacular, este método no es tan eficaz como lo era antes ya que los usuarios pasan una cantidad excesiva de tiempo la gestión de sus buzones.

Un método más eficaz implica un sistema de archivo automático que mueve de forma transparente a los mensajes de correo electrónico el servidor de archivos después de un cierto período de tiempo. Aunque la información es almacenada ya no físicamente en el usuario y' s buzón principal, que seguirá siendo capaz de acceder a los mensajes de correo electrónico de manera oportuna a través del proceso de recuperación. El usuario y' s que ya no perder el tiempo la gestión de su buzón de correo, la empresa dispone de un método de archivo fiable en su lugar, y todos los requisitos legales están cubiertos

El único inconveniente de este método es que muchas empresas están viendo un crecimiento espectacular. en los requisitos de almacenamiento. Para combatir este problema, se necesitan nuevos métodos para documentos separados de misión crítica de negocio de avisos de reuniones, las comunicaciones del día a día y mensajes personales. En lugar de programar estas complicadas políticas en la rutina de archivo, buzones dedicados podrían establecerse para mantener los documentos legales y otras comunicaciones importantes.

Para proteger a las empresas de las repercusiones legales y reglamentarios, métodos eficaces tanto para archivar y recuperar crítica para el negocio mensajes de correo electrónico deben ser implementadas. Al dejar de lado esta importante tarea, las empresas corren el riesgo de sanciones, multas y demandas judiciales perdidas Hotel  .;