Lidiando con interrupciones como gerente

El ocuparse de interrupciones

Cuando usted maneja la gente, usted aprenderá que todo el mundo tiene una idea diferente de lo que es importante. También aprenderá que todo el mundo lucha para gestionar nuestro tiempo con eficacia. Estos dos se unen para formar lo que parece ser el flujo continuo de interrupciones. Entonces, ¿cómo podemos reducir estas interrupciones y seguir manteniendo la relación con nuestro equipo?

En primer lugar, tenemos que desarrollar un método para la toma de decisiones en cuanto a lo que puede esperar y lo que debe hacerse de inmediato. Stephen Covey introdujo la idea de urgente vs Hace Importantes varios años. Su idea es que podemos tomar decisiones sobre cómo reaccionar ante estas interrupciones colocando cada una en una caja o categoría en esta matriz. Con base en donde los artículos tierras, que reaccionan en consecuencia

artículos urgentes son esas cosas que vienen y tienden a “. Aparecerán y" a necesitar atención inmediata. Un buen ejemplo sería el timbre del teléfono. Usted sólo tiene 4 anillos antes de enviar la llamada al buzón de voz. La mayoría de las veces nos detenemos lo que estamos haciendo y respondemos al contestar el teléfono. Puede ser importante, puede que no.

Los puntos importantes son los que se alinean con nuestras metas y objetivos, o tiene graves consecuencias por no reaccionar a tiempo. Un ejemplo de importante sería alguien en su equipo que tiene una emergencia médica. No actuar inmediatamente tendría un resultado muy grave. Un cliente importante que no es feliz y quiere hablar con usted es otro ejemplo de importante. Usted puede tener elementos que son importantes y urgentes, como el ejemplo de la emergencia médica. Los productos que son importantes pero no una necesidad urgente por hacer, pero no inmediatamente.

Así que ahora que entendemos cómo determinar si hay que actuar en algo, permítanme compartir algunas técnicas específicas para reducir el número de interrupciones experimenta durante el día. En primer lugar, yo no recomiendo tener ningún sillas en su oficina o cubículo. Usted debe tener una silla o dos cerca, pero nunca dentro de su zona de oficinas. ¿Por qué? Cuando la gente entra en su área de trabajo y ver una silla, lo primero que van a hacer es sentarse. Es un hecho que las conversaciones que tienen lugar en pie son más cortas que las que tienen lugar mientras se está sentado (ideal para reuniones por cierto). Sin una silla en su oficina, la gente va a caminar en, iniciar una conversación, pero no se quedará casi tan largo si están de pie al lado de usted mientras usted se sienta.

Otra sugerencia es colocar en su horario, un vez en la mañana y otra vez en la tarde de discusiones abiertas. Estos son momentos en que su equipo sabe que puede pasar por aquí y charlar sobre las cosas o haga una pregunta sobre algo. Su plan es marcar que el tiempo libre como disponibles, y si nadie viene a hablar, más tiempo para usted. Esto realmente va a reducir las interrupciones frecuentes y apenas sale de la urgente y conversaciones importantes.

Por último, reunirse con su equipo y repasar la urgente vs importante concepto. Enseñarles a pensar que su pregunta o problema a través de un poco antes de que acaba de lanzar a su manera. Esto también ayudará a entender dónde usted viene de cuando sólo paran. Ambos están usando el mismo proceso para decidir qué necesita atención inmediata y qué se puede esperar a que el tiempo de apertura programada o la siguiente en una reunión.

Así que utilice estas técnicas en su papel como líder, y encontrará el tiempo que nunca tuviste mientras enseñaba a su equipo a pensar por sí mismos y trabajar juntos para resolver varios de los problemas cotidianos Hotel  .;