4 Fundamentos para aligerar la carga en su bandeja de entrada

Me encanta trabajar con profesionales entusiastas, impulsadas. A petición de uno de mis clientes, un abogado en Baltimore, trabajé con uno de sus socios, un joven miembro, enérgico de la firma.

Además de la enseñanza de la parte de gestión de tareas del Productiva Sistemas y comercio Éxito Día ;, nos centramos un poco en la forma en que maneja su e-mail. Mientras que esta asociado no hubiera y' t miles y miles acumulados de mensajes de correo electrónico en su bandeja de entrada o en la carpeta, sin embargo, que todavía tenía más de 2,000 en su bandeja de entrada el día que trabajamos juntos

Cuando terminamos consiguiendo su bandeja de entrada hacia abajo. 0 (y yo le enseñé cómo mantener de esa manera), me recordó a cubrir algunos consejos con ustedes de nuevo para asegurarse de que usted y' re en el camino correcto cuando se trata de la gestión de su correo electrónico y- una de esas herramientas que usted piensa es un amigo un día y un enemigo al siguiente. icono de guiño 4 Fundamentos para aligerar la carga en su bandeja de entrada

Aquí hay 4 fundamentos que quiero que recuerdes que le ayudarán a aligerar la carga en la bandeja de entrada

1. Su bandeja de entrada no es un archivador, ni una lista de tareas pendientes

Su bandeja de entrada tiene la intención de llevar el correo electrónico IN. It &'; s no significaba vivir allí para siempre y para siempre. Lo que viene en el debe volver a salir de nuevo. It &'; s no es diferente a la bandeja de entrada física en su escritorio para documentos, archivos y otra de correo entrante. It &'; s también no es diferente que el correo de voz de su teléfono de la oficina o de su teléfono celular. Toda esta información no se supone que se acumulen. It &'; s la intención de seguir fluyendo con interés su próxima estación temporal o localización permanente

2.. El correo electrónico puede ser el desorden demasiado

Al igual que todos los otros bits entrantes antes mencionadas de datos, su dirección de e-mail puede acumularse y convertirse en el desorden, al igual que el papel y archivos pueden en su escritorio. Así que recuerde este bit siguiente: “ El desorden es decisiones sin hacer y". Usted está evitando o diferir las decisiones cuando dejas que tus muchos buzones se llenan de cosas

E-mail está destinado a ser leído, a menos que sepa de inmediato y'. S basura o spam. De lo contrario leerlo, y luego se detiene. Tomar una decisión sobre el contenido del correo electrónico y los it &';. Utilidad para usted s

Cuando trabajé con mi cliente, el asociado, inmediatamente reconoció que gran parte de lo que él había guardado era ya inútil o sin sentido ya que se relaciona con las tareas y los proyectos terminados y tiempo había pasado.

Compruebe su bandeja de entrada de correo electrónico. ¿Cuánto tiempo atrás lo llevas correos electrónicos? ¿Un año? ¿Dos años? ¿Más? ¿Cómo es esta información útil para usted?

3. Más vale prevenir que
sorry

A veces y' s verdadera y hellip; usted tiene que aferrarse a e-mail siglos de los siglos debido a las normas y reglamentos vigentes en su trabajo, profesión o industria legales, financieros y /o otros. Sin embargo, incluso si ese y' s cierto, que doesn y' t significa estos correos electrónicos se mantienen mejor en tu bandeja de entrada o en las carpetas de la izquierda. No, lo siento. Tienen que ir a otro lugar

Si usted don &';. T la referencia más viejos e-mails mucho y- o en absoluto y- una vez finalizada la tarea, trabajo, proyecto, programa o cliente de trabajo, considere almacenar los correos electrónicos y archivos adjuntos en otras partes.

Consolidar la información en el disco duro de acuerdo con el proyecto, trabajo, departamento, programa o cliente. O usted puede archivarlos en su sistema de correo electrónico por años o en otra estructura que le ayuda a encontrar los rápidamente cuando usted realmente necesita para encontrar más tarde.

4. Por ahora o para más adelante

Si usted don &'; t ya tienen unas cuantas carpetas creadas en el lado izquierdo de la pantalla, este es un lugar práctico para mantener e-mails activas y en curso. Mientras que el asociado que trabajó con mucha identificados y un montón de información antigua, obsoleta o inútil en su bandeja de entrada, algunos de ellos eran, a la vez, útil. Así que una vez que sus mensajes de correo electrónico se convierten en información de referencia, tienen que salir de la Bandeja de entrada.

Mientras que su trabajo está en curso, puede configurar las carpetas a la izquierda, debajo de la bandeja de entrada para el seguimiento y el almacenamiento de los trabajos en curso o proyectos. Pero y hellip; mantener el destino final de esta información en mente, especialmente si usted y'. re pretende ahorrar toda la información del cliente, por ejemplo, en el disco duro según las directrices de la empresa o como copias impresas en un cajón de archivo

Don y ' ; t utilizar carpetas de correo electrónico como un trampolín si la información sirve realmente para alojarse en otro sitio sobre una base más permanente. Si ese y' s el caso, entonces, con pocas excepciones, y' s mejor para conseguir estos mensajes de correo electrónico y sus archivos adjuntos a su ubicación permanente de inmediato, en lugar de dejar que se acumulen. I &'; he visto esto y" trampolín y" enfoque contraproducente más de una vez y la frustración y pérdida de tiempo fue increíble Hotel  .;