Organice su negocio

La tarea de documentación de presentación es a menudo el más odiado y evitarse en cualquier oficina. Lo mismo puede decirse acerca de nuestro buzón de correo electrónico! La buena noticia es que no es tan difícil como mucha gente piensa de establecer y mantener su presentación cuando se tiene un sistema.

Si usted comienza su día por sentado en su escritorio desordenado o una bandeja de entrada llena de mensajes de correo electrónico sin respuesta, uno se fija para un mayor nivel de estrés y falta de productividad desde el comienzo de su día. Para la mayoría de las personas (incluidos nosotros mismos), nuestras vidas personales que ya están llenos de suficiente estrés; añadiendo que no nos motiva a estar ocupada en nuestra lista de tareas pendientes. Usted se merece para empezar el día descansado y confiado para que pueda ser productivo y avanzar en completar sus tareas

Un espacio de trabajo y mdash organizada;. Tanto físicos como virtuales y mdash; le dará confianza y un sentido de poder, mientras que un desordenado escritorio o la bandeja de entrada puede hacer sentir letárgico y confundido y le zap su energía creativa!

Así que ahora usted puede preguntarse cómo un montón de papel desorganizado puede causar estrés. La respuesta simple no es sólo la dilación; estas piezas de papel y correos electrónicos sin respuesta son en realidad diferidos decisiones. Cada pedazo de papel o de correo electrónico en la pila es un recordatorio de algo que tiene que soportar, que inevitablemente le hincapié cada vez que ves. Si no hace nada, entonces ese pequeño grano de arena de papel que y'. Hayas crear crecerá en las montañas de estrés, haciendo que se sienta abrumado e inseguro por dónde empezar

Con el compromiso de superar esta situación, usted necesita saber por dónde empezar y en qué trabajar. El primer paso es entender lo fácil que puede ser. ¿Sabía usted que sólo hay tres tipos de archivos que usted necesita? Un sistema de clasificación eficaz sólo tiene tres tipos de archivos: acción, de referencia y de archivo. Vamos y'! S echar un vistazo a los tres tipos, y recuerda que son aplicables a su bandeja de entrada demasiado

Acción Archivos

Su archivo de acción es todo lo concerniente a los proyectos en los que está trabajando, cuales son los archivos que accede con frecuencia. Asegúrese de que estos archivos están cerca de su oficina y tiene fácil acceso a referirse a ellos por lo que puede presentar de nuevo después de que han sido utilizados. Muchos de nosotros guardar este tipo de archivos electrónicos en nuestro escritorio debido al miedo a la pérdida; pero una vez que los pone en su lugar en un sistema de organización, se puede dejar de lado el miedo!

En lo que respecta a su correo electrónico, estos archivos de acción pueden ser etiquetados o marcados con la fecha de finalización apropiada como la fecha de vencimiento. Además, puede configurar el recordatorio de la acción a un tiempo de antelación cuando eres capaz de completar la tarea en un tiempo razonable, sin perder la fecha de vencimiento.

Los archivos de referencia

Referencia los archivos no se accede con la frecuencia que los archivos de acción, pero siguen siendo los archivos importantes a los que usted necesita para salir adelante. Estos tipos de archivos no tienen por qué ser necesariamente en su oficina, pero no deben estar demasiado lejos para un fácil acceso
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Su buzón de correo electrónico se puede configurar en subcarpetas marcados con fácil de reconocer o nombres de referencia que permite a "archivo" de los correos electrónicos que le gustaría tener a su disposición para futuras consultas.

Archivos para archivar

Los archivos comprimidos son archivos que no son necesarios con cierta regularidad (o incluso en absoluto ). Estos archivos pueden ser almacenados en un área de almacenamiento o en cualquier otro lugar donde estarán a salvo.

La mayoría de las aplicaciones de software de correo electrónico vienen con una función de auto-archivo. Sólo tiene que asegurarse de que la active y aplicar la configuración correcta para su situación específica.

Los tres tipos de archivos son importantes para usted y su oficina para mantenerse organizado y en la parte superior de las tareas que se complete. Pero, ¿qué acerca de compartir la información con otras personas? Con hoy y' s la tecnología que tenemos la capacidad de compartir archivos electrónicos y archivos físicos con bastante facilidad. Una de las últimas funciones de apoyo organizacional tecnológicos más es el intercambio de archivos en la nube. Los beneficios, por supuesto, son numerosos. La inversión depende de las necesidades específicas de la persona u organización que quiera implementar el uso de un sistema de intercambio de archivos de nube; y sí, incluso hay algunos "contras" en relación con el intercambio de archivos electrónicos.

Para su negocio, usted necesita considerar realmente cuánto valor le traerá un sistema de archivo compartido y cómo se va a aumentar su eficacia como así como su eficiencia. El uso compartido de archivos en nube no es tan diferente de su biblioteca de recursos negocio físico. El valor que aporta dependerá de la cantidad de esfuerzo y pensó que usted pone en la configuración y el diseño original. Piense: ¿cuánto tiempo has perdido en busca de archivos específicos o material de negocio? Es fácil imaginar cuánto más productivo de todos los miembros de su equipo podrían ser si pudieran rápido y fácil acceso a los archivos que necesitan. Este es uno de esos momentos en los que es necesaria la inversión inicial de tiempo y recursos para el sistema o herramienta de organización para ser realmente beneficioso. Recuerde "no planificar es planificar el fracaso", y nunca es más cierto que en este caso

Además, una empresa se encuentra que el trabajo en equipo es mayor cuando los recursos son fácilmente compartidos entre todos los miembros del equipo; y cuando el trabajo en equipo mejora, también lo hace la salida de todo el equipo y mdash;. que se traduce en un aumento de la eficacia y una línea de fondo mejorado financieramente

Por último, una excelente manera de asegurar el éxito de su nuevo sistema de archivo de la organización es conseguir el mayor número posible de personas a bordo a la ejecución, que tiene todo el mundo ofrecen sus pensamientos sobre cómo el proceso tiene que ser, qué requisitos específicos de cualquier miembro del equipo puede tener, y que permite a todos a probar y proporcionar retroalimentación a lo largo del camino.

Tener un isn y ' empresarial organizado; t sólo una necesidad para las empresas de Fortune 500; es una necesidad para el empresario que acaba de empezar así. Su éxito final depende de lo bien organizado que está en el comienzo; el más organizado esté, más motivados que son para completar las tareas a tiempo, lo que resulta en un mayor éxito.

Hasta la próxima, abrazar su sabiduría interior.

Namaste,
Karen
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