La planificación como sistema

¿Qué es un sistema?

Un sistema se compone de muchos procesos. Estos procesos tienen pros y contras. Los procesos tienen arranques y paradas. Pueden ser maduro, o en desarrollo. Algunos de ellos trabajan sin problemas y algunos tienen múltiples enlaces rotos. Puede ser útil observar en el trabajo de gestión como la ejecución de un sistema complejo. Por ejemplo, vamos y' s dicen, a administrar un centro de llamadas, que tiene cientos de llamadas al día de los clientes. Un día 4 empleados llamar a los enfermos. Como gerente de esta escasez de 4 personas tendrá un impacto en el sistema. Tal vez los clientes tendrán tiempos de espera más largos o más tendrán que ser ajustados horarios de almuerzo. Como gerente de realizar estos cambios en el sistema global para minimizar el impacto a los clientes. Un mensaje se coloca en el sistema telefónico alertando a los clientes que, debido al volumen de llamadas, las llamadas serán contestadas hoy en 6 minutos frente a los habituales 2 minutos. Cuando la gestión, es importante comprender los procesos más importantes, que son necesarios para cumplir con los objetivos de negocio y, a continuación, hacer los cambios necesarios.

Gestión como un sistema de planificación

El sistema de planificación de la gestión tiene múltiples procesos importantes. Se dividen entre el establecimiento de planes estratégicos y tácticos, el desarrollo de las personas y los procesos operacionales. Antes de establecer estrategias es importante para definir una visión de la organización y asegurar que todos los empleados entender la visión y tener la oportunidad de contribuir a ella. Esta visión comienza con un estado final descrito. El Mejor Gestor tiene que explicar lo que la organización será en 1-2 años o el plazo del horizonte de planificación. Es importante para la gestión de definir otros elementos de este estado final. Por ejemplo, ¿qué van a decir los clientes? ¿Qué dirán los empleados? ¿Qué objetivos tiene previsto lograr? Esto asegura que todos en el equipo entiende y trabaja en la misma dirección hacia la implementación y el desarrollo de la visión. Siguiente es la misión. Debe describir lo que la organización hace y cómo ayudar a todos a entender el propósito y objetivo principal de la organización.

Los valores y el comportamiento

¿Qué es más importante en este entorno? Los valores deben ser claros, comunicados, y el papel modelado. Por ejemplo, tal vez uno de los valores de la organización es la calidad del servicio al cliente. Esto debe ser definida claramente. Los gerentes deben valores organizacionales modelo a seguir. 3-5 valores son más que suficiente, si definen con claridad, y las personas son capaces de seguir.

Por ejemplo, los valores definidos podrían ser alrededor de servicio al cliente, la toma de riesgos de los empleados, la creatividad, trabajando juntos, y así sucesivamente. ¿Cuáles son los comportamientos esperados en la organización? Deben alinearse bien en virtud de cada valor. Los comportamientos alineados con los valores fundamentales, que se imparten y el papel modelada en toda la organización, dan una gran lección y plantilla para la gente a seguir. Sin esta coherencia en la vida de la organización, las decisiones se toman de manera no estructurada sin prestar atención a los objetivos generales de la organización.

Análisis ambiental

Una vez que la organización ha definido el marco básico para la forma en que operará entonces es hora de recoger datos para el proceso de planificación. Esto debe ser como mínimo un proceso anual para revisar, pero impulsado por los procesos de rutina durante todo el año. It &'; s importante recoger supuestos organizativos. ¿Cuáles son los supuestos generales que impulsarán las actividades de planificación que todo el mundo puede estar de acuerdo? Por ejemplo, la empresa va a crecer un 10% en el próximo año, agregue 8 lugares, y contratar a 67 personas. Se eliminarán algo de tecnología y traer otra tecnología. Con supuestos claramente enumerados, la administración puede hacer planes que tengan sentido. Cada plan debe tener la entrada del cliente. Demasiadas veces los líderes de la organización a encontrar lo que están haciendo bien, medir, y decidir que hacer más de lo mismo. Este es un enfoque hacia atrás. En primer lugar, los gerentes deben encuestar a sus clientes y entender lo que es más importante, especialmente entre los productos y servicios que se ofrecen actualmente. Luego, los gerentes deben medir cómo la organización está llevando a cabo de acuerdo a lo que es importante para el cliente. Esto conduce a un mejor sistema de planificación

tendencias clientes

y'. S también importante tener en cuenta a los clientes y sus objetivos. ¿Qué servicios y productos o hacen que parecen estar utilizando más o menos? ¿Qué otros factores de comportamiento de los clientes puede ser explicado y escrito abajo para ayudar al proceso de planificación? ¿Qué tipo de clientes están desapareciendo, comprar menos, y lo que la base de clientes está creciendo? Estas preguntas deben entender las razones de ello? En cualquier plan de la economía externa debe ser tomado en consideración. ¿Dónde está el crecimiento, declive y por qué? ¿Cómo van las nuevas leyes, políticas y factores externos afectan a la organización? Debe haber una declaración clara en el plan de la vuelta de la economía, y cómo afecta a la organización de una manera positiva o negativa.

Competencia?

¿Quiénes son los competidores de la organización? ¿Qué es lo que hacen mejor o peor? ¿Cuáles son los procesos más importantes de la compañía necesaria para lograr los objetivos organizacionales? Por ejemplo, si su empresa exporta zapatos, a continuación, el envío es importante proceso. Un fabricante de calzado podría revisar el proceso que usan para los zapatos de buques a los distribuidores y comparar esto a cómo sus competidores manejan su proceso de envío? ¿Cómo otros fuera del envío de la manija de la industria productos terminados a sus distribuidores? ¿Cómo otras excelentes empresas de trabajo manejan sus relaciones con sus distribuidores? Una vez que se toma el tiempo de hacer este tipo de investigación que da sus frutos más adelante la mejora de todos los procesos de la organización y su sistema de planificación!

Ahora mirar dentro

¿Cómo son las habilidades de la base actual de los empleados pongan en venta hasta a los nuevos planes? ¿Qué habilidades están surgiendo y requerirá nuevos planes y herramientas educativas? ¿Qué habilidades están disminuyendo y requerirán re-entrenamiento para que las personas se desplazan hacia nuevas áreas de mayor rentabilidad. Los gerentes deben crear una base de datos para entender los puntos fuertes y las áreas de interés de sus pueblos. Esto le ayudará cuando está en marcha el proceso de revisión emergentes y la disminución de las habilidades. Emparejado con una base de datos lo que permite una poderosa fuente de conocimientos sobre la organización y' s recurso más crítico! It &'; s importante en este punto del plan para inspeccionar toda la gente y entender sus ideas, y lo que sienten va bien vs mal. Los datos deben estar disponibles para todo el mundo y, sobre todo, las medidas de acción y recomendaciones siempre visible. Siguiendo este enfoque de planificación basado proceso global, el presupuesto se puede establecer. Demasiados presupuestos consiguen el sistema antes de cualquier planificación y como resultado nuevas metas se establecen sin base clara. El presupuesto debe establecerse como resultado de la retroalimentación de los clientes, la dirección estratégica, y la financiación disponible!

Un sistema de planificación anidada

Lo anterior permite el desarrollo de un conjunto de toda la compañía de 1- estrategias de 3 años , 1 año, tácticas y planes trimestrales, que se pueden ajustar y compartidos. Cada elemento del plan debe tener un propietario y métricas claras deben establecerse, que describen lo que el objetivo es, cuando se espera y qué métrica representará el éxito? Los gerentes deben asegurarse de que el mayor número posible de personas contribuyen a los planes anuales. Líderes del Plan deben celebrar reuniones de actualización periódicos abiertos a todos los empleados. Cuando la gente sabe ambos planes y el estado de forma regular, se abrirá comunicaciones y permitirá a las personas a sentirse más creados en el trabajo. Al mismo tiempo que ayudará a mover los planes a seguir.

Cuando el mejor gestor analiza el proceso de planificación de la gestión como un sistema que ayuda a evitar que las decisiones tomadas sin datos y, como importante, incluye a todos en el proceso de cliente para el liderazgo de la empresa.

Resumen de aprendizaje y los próximos pasos

Gestión es un sistema y es importante entender que cuando se toma una decisión, todo el sistema se ve afectado. Es importante entender también lo que los procesos de trabajo de la unidad en la organización. Esto lleva a la importancia de la planificación. En este proceso, todos los datos posibles deben quedar recogidos, y todos los miembros del equipo deben estar involucrados. La organización puede producir nuevos objetivos para el siguiente período del plan claramente definido con métricas y propietarios asignados. Esto será como resultado de la entrada de cliente clave, que ha sido recogido alrededor de importancia y rendimiento. Es importante que la gestión para dar visibilidad a avanzar en el año a través de revisiones operativas, mientras que por lo que un proceso de rutina. Finalmente, poniendo énfasis en el desarrollo de las personas en el proceso del plan se asegurará de que las personas se están moviendo hacia adelante y en alineación con los planes de la organización. La planificación del manejo requiere disciplina, el pensamiento de la calidad, y la participación. Como resultado, las posibilidades son mayores que se alcanzarán los objetivos de negocio

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