Lo que debe incluir los archivos de personal para los nuevos miembros del personal

Una vez que toma la decisión de contratar a un nuevo miembro del personal, usted y' ll desea asegurarse de que un archivo personal se desarrolla para él /ella, y que contiene toda la documentación requerida y otros materiales pertinentes. Incluyendo la documentación apropiada en un archivo personal puede proteger tanto el empleador y el empleado, legalmente y de otra manera. La siguiente lista enumera los documentos que deben incluirse en un empleado y' s archivo:

1. La contratación de la carta y- esta carta documenta el empleado y' s la fecha, a partir de sueldo, ubicación de la oficina (si la organización cuenta con más de un cargo) longitud del período de prueba, y cualquier otra información que la organización requiere empezar. Esta carta puede ayudar a proteger el empleado y organización, ya que establece claramente las condiciones de empleo.

2. Formulario I-9 - Prueba de ciudadanía estadounidense, requerido por la ley federal. Todos los empleadores deben tener los empleados completen este formulario y presentar la documentación correspondiente. Se requieren dos formas de identificación para verificar la ciudadanía (por ejemplo, conductor y' s licencia y certificado de nacimiento)

3.. W-4 y- El empleado completa este formulario, que es requerido por la ley federal. Completando es necesario para que su empleador a retener el impuesto correcto sobre la renta federal de su paga. Este formulario también incluye "cabeza de familia y" información y documenta el número de personas a cargo del empleado será afirmando

4 documento verificar que el empleado ha leído y entendido todas las políticas y procedimientos (regulares y personal) Este... formulario debe ser firmado y fechado por el empleado

5 Empleado y'... la aplicación s, carta de presentación, curriculum vitae, y /o referencias Esta información proporciona una instantánea del empleado y' s historial de empleo y puede ser útil cuando la escritura y la presentación de subvenciones

6 formulario de información de contacto de emergencia y-... Este formulario debe incluir los nombres, direcciones y números de teléfono de por lo menos dos personas que pueden ser contactados en caso de una emergencia

7. Una copia de cualquier licencia o certificación necesarias. Por ejemplo, si un empleado es contratado para ocupar un puesto trabajador social licenciado, usted querrá una copia de su licencia actual.

8. El empleado y' s descripción del trabajo, que debería incluir la posición y' s funciones de trabajo esenciales (requeridos por la Ley de Estadounidenses con Discapacidades), responsabilidades y expectativas de trabajo (por ejemplo, de viaje, de noche y de trabajo de fin de semana)

9.. Metas y objetivos s durante su /su período de prueba, una copia del empleado y '. Una condición para el empleo permanente puede estar supeditada a la realización de estas metas y objetivos

La información que se debe incluir en el empleado y' s de archivos siguiendo el período de prueba es el siguiente:.

1. Las metas anuales y objetivos que el empleador y el empleado se desarrollan conjuntamente. El empleado debe entender claramente que él /ella se evaluará el cumplimiento de estas metas y objetivos.

2. La evaluación del desempeño anual, fechado y firmado tanto por el empleador y el empleado. La evaluación debe identificar al empleado y' s fortalezas y debilidades, y determinar los pasos a seguir (con plazos) el empleado puede tomar para hacer frente a las debilidades específicas

3.. Información de medidas disciplinarias, si procede.

4. Información de terminación, en su caso. Cuando un empleado deja la organización, debe haber documentación relacionada con el empleado y'. S fecha final (para el corte de su /su último cheque), y las condiciones en que él /ella a la izquierda (por ejemplo, renuncia, despido)

5. Un registro del empleado y' s devengados y utiliza licencia por vacaciones, licencia por enfermedad, u otros tipos de licencia (por ejemplo, jurado, maternidad) guía

6.. Seguros suministrada o comprada por el empleado (por ejemplo, médicos, dentales, de visión, la vida, a corto plazo o discapacidad a largo plazo).

7. 401 k u otra información de plan de jubilación.

8. Documentación relativa a los comités internos y externos con los que el empleado está involucrado. La participación en las reuniones del comité puede ser una parte del empleado y' s metas y objetivos anuales

9.. Registro de Formación y- archivos de personal deben contener ningún tipo de formación que el empleado haya completado. El entrenamiento puede incluir la lectura de los materiales relacionados con el trabajo, la formación interna (por ejemplo, oradores invitados a las reuniones de personal, miembro del personal que presenta a sus /sus colegas), y la formación externa (por ejemplo, la formación proporcionada por otras agencias, talleres, conferencias, teleclasses, teleseminars, webinars). Retener a las copias de los certificados de formación podría ser necesario para cumplir con los requisitos de licencia o certificación

Asegurar que cada empleado y'. Archivo personal s contiene la documentación apropiada ayuda a proteger el empleador y el empleado, se asegura de que el empleador se adhiere a todas las organizaciones gubernamentales y de organización requisitos, y proporciona información de contacto de emergencia en caso de que el empleado está involucrado en un accidente. Como la mayor parte de la información contenida en los archivos de personal es confidencial, asegúrese de que estos archivos se guardan en un lugar cerrado y seguro

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