10 consejos para la creación y ejecución de reuniones efectivas

¿Cuántas veces has pensado o escuchado decir y hellip ;. ¡Oh, no, no otra reunión! ... O y hellip; lo y' s esta reunión para, es seguro que será otra pérdida de tiempo!

Aquí hay una serie de sugerencias prácticas sobre cómo crear y ejecutar reuniones formales efectivos que trabajan y pueden ayudar en el cambio de actitud de la gente a las reuniones, y lo más importante su comportamiento cuando asisten.

1. Programar reuniones con mucha antelación, siempre que sea posible, al menos una semana antes y en el momento del día que mejor se adapte a todos los involucrados.

2. Las reuniones se llevan mejor programados en los momentos en los que participan son en su más alerta y productiva, por lo que sabia a un acuerdo sobre lo que es el mejor momento para adaptarse a todos los que estarán involucrados para maximizar los resultados positivos, si el acuerdo es difícil llegar a los mejores tiempos son tradicionalmente entre las horas de las 8.30 horas y las 11.30 horas

3. El presidente debe garantizar que hay una agenda que es circular tres días antes de la reunión, esto debería incluir que hayan de asistir, lo que se ha discutido y la información que necesita para su entrega o preparados para la reunión.

4. Durante el palo de reunión para el período de tiempo del orden del día y asignado, sin embargo, si terminas los temas del programa a principios don &'; t extender la duración de la reunión - dar a cada uno un signo temprano para que puedan volver a otras tareas importantes
.

5. El presidente debe hacer circular las actas escritas de la reunión dentro de las veinticuatro horas de la reunión, claramente señalando que es responsable de las medidas acordadas de acción y el plazo para la finalización de los pasos a seguir, además de los detalles y el calendario de la próxima reunión, si se requiere.

6. En una reunión de negocios, el presidente debe estimar por adelantado el costo de funcionamiento de la reunión, es decir: los salarios y en los costos de todos los que están involucrados la reunión. Una declaración "lo que esta reunión nos está costando" debe ser incluido en la parte superior de la orden del día, por ejemplo: 'nuestro pueblo costos para esta cita de una hora es de $ 1,750.00 ". Igualmente una figura debe incluirse indicando lo que un resultado positivo de la reunión va a generar para la renta de negocio, por ejemplo:. "Asegure un adicional de $ 50,000 en nuevos negocios '

7. Incluir en la reunión sólo aquellas personas que tienen necesidad de asistencia y quién puede hacer una contribución valiosa ya que esto ahorra tiempo valioso de personas que simplemente necesitas una copia de los minutos y los resultados con el fin de mantenerse al día sobre lo que está sucediendo.

8. Iniciar y terminar las reuniones a tiempo, independientemente de que todos son en la asistencia.

9. Tome descansos de estiramiento 5-10 minutos cada hora para las reuniones que van más de una hora, pero asegúrese de que la gente no se apartan para el lugar de la reunión o llegar a preocuparse por tomar y responder a los mensajes telefónicos.

10. Todos los asistentes a la reunión deben tener su diario, portátil o una copia impresa de la programación semanal /mensual, de modo que puedan diarise los pasos de acción necesarios y fechas para lo que tienen que tomar una decisión sobre después de la reunión.

El presidente designado es responsable de:

• La conducta de la reunión y los involucrados Hotel • Mantener programar Hotel • Preparación de minutos y acordó dar seguimiento a los puntos de acción

Plus - Es una buena idea para hacer girar el papel del presidente cada pocas reuniones, ya que esto le da a todos una valiosa experiencia en el funcionamiento de una reunión, así como comprar en el valor del proceso de reunión eficaz

Algunos de los puntos clave de la conducta en la reunión

• La asistencia es esencial, tanto en persona como en mente

• Comience cada sesión con una rápida retroalimentación mesa redonda sobre los éxitos individuales para la semana o el período transcurrido desde la última reunión, esto da a la reunión un comienzo positivo y pone a todos a pensar en un buen resultado

• Evite comentarios personales y ataques

• Siempre respetar los demás ideas y opiniones

• Si lo piensas, decirlo - pero con su mente en la unidad, en lugar de
neutro

• Sólo una conversación a la vez

• Nacimos con dos orejas y una boca - escuchar el doble de lo que hablamos, en que las reuniones de manera irá el doble de rápido

• Al final de la reunión permitirá a unos cinco minutos de silencio por todo el mundo para documentar y planificar la acción los pasos que tienen que tomar después de la reunión

• Reconocer y celebrar los éxitos, así como las experiencias de aprendizaje de un fracaso

• Enfoque toda su atención en el propósito de la reunión y los resultados finales deseados y resultados

• Recuerde siempre que la risa es el canario en la mina de carbón del comercio, a fin de mantener el equilibrio en la reunión - toda la actividad empresarial está destinado a ser gratificante, divertido y agradable

Por último aquí es una idea que realmente funciona en la derecha! circunstancias

Ahorre tiempo mediante la ejecución de Stand Up Salones

Las reuniones periódicas con su equipo y compañeros de trabajo se pueden ejecutar hasta en la mitad del tiempo normal, si todo el mundo está en la reunión.

Antes de la reunión simplemente quite todas las sillas de la sala de reuniones y tener a todos de pie alrededor de la mesa de la sala de juntas y ver cuánto más rápido irán sus reuniones. Este enfoque es ideal para diarios o semanales reuniones del equipo que normalmente debería estar terminado en 15 a 20 minutos, pero a menudo se prolongan mucho más allá del tiempo asignado

Escrito por Keith Ready Hotel  .;