Cómo organizar su espacio de trabajo

A menudo recibimos preguntas sobre las áreas de trabajo personales: “ ¿Cuál es la mejor manera de organizar un espacio en el escritorio, estanterías, y todo mi oficina? ¿Qué aparatos o herramientas especiales pueden ayudar a organizar el trabajo de manera más eficiente? ¿Con qué frecuencia debo limpiar y organizar IT – suponiendo que doesn y' t permanecer limpio en cuanto y' s limpiado y"?

voy a compartir mis pensamientos acerca de engranajes y del espacio de trabajo de logística, pero tenga en cuenta que con el fin de entender cómo encaja todo y para que esto funcione, debe estar familiarizado con mis documentos en el Diagrama de flujo de trabajo, de referencia general Presentación, el archivo de vencimientos, y el Weekly Review. Todos ellos están disponibles en el sitio web davidco.com

El espacio de trabajo debe funcionar como una cabina y- todos los controles de fácil acceso en caso necesario, teniendo en cuenta el máximo énfasis en el trabajo a mano, rápida sobre-visualización de trabajo que hacer, y de fácil procesamiento especial de todas las formas de entrada (de correo electrónico, correo de papel, teléfono y conversación en vivo .)

hardware básico

Aquí y' sa caja de herramientas básica:
1. Dentro de la cesta (cesta superior) página 2. Trabajo en curso cesta Estrellas: 3. De pie bastidores de alambre para las carpetas de archivos (trabajo en progreso apoyo
) página 4. Fuera cesta de página 5. Informática
6. Impresora (tiene derecho a la mano y- it &';! Ll ahorrará horas) página 7. Reloj
8. Teléfono /contestador automático
9. Captura /tools &ndash de comunicación; cojín de escritura, grapadora,
cinta; bandeja de escritorio y soportes para bolígrafos, clips de post-its, papel
, tijeras, sellos.
10. Etiquetadora (para archivos)
11. Carpetas de archivos nuevas (lotes, a la mano!)
12. Archivadores (al alcance) página 13. Base de datos de teléfono /dirección de página 14. Calendario de 15. Suministros personales (mejor en mano cajones):. Recambios para instrumentos
escritura, baterías, tarjetas de visita,
papelería, sobres, auriculares, CD vírgenes, pequeñas herramientas
y similares

FUNCIONALIDAD ESPACIO DE TRABAJO

Hay dos tipos de materiales pertenecen a su área de trabajo, y que y' s muy productivo para ordenarlos en consecuencia:
1. Lo que pertenece allí permanentemente
2. Lo que está en tránsito e incompleta

La mayoría de la gente tiene distinciones vagas (si los hay) físicas y visibles entre estas dos categorías muy diferentes en su entorno y- lo que tiene acción requerida y lo que doesn y' t, porque pertenece allí. En nuestro entrenador flujo de trabajo con los ejecutivos, la primera actividad que tenemos que hacer es ordenar lo que se queda donde está y lo que aún necesita atención. A menudo, también, hay muchas cosas que deben ser purgados OUT del medio ambiente. A veces, una plétora de obsoleto y" cosas y" se pueden acumular, obstruyendo cajones y recovecos de escritorio Portal inmobiliario

Cosas

Los únicos elementos que pertenecen de manera permanente en el espacio de trabajo son permanentes:. suministros, material de referencia , decoración y equipamiento. Todo lo demás va primero en el in-canasta para ser procesados ​​y luego es ya sea arrojado, cosquillas, presentada o codificado en su sistema de acción-recordatorio Hotel “. Suministros y" y- todo lo necesario, y utilizar arriba, sobre una base regular y- la escritura y la impresora de papel, sellos, clips de papel, tejidos, tinta, etc. Hotel “ El material de referencia y" y- sus archivos, carpetas de anillas, directorios, manuales, listas de códigos, etc. Hotel “ Decoración y" y- pared d é cor, arte, plantas, fotos de la familia, nostalgia, dibujos animados, etc. Hotel “ Equipos y" y- muebles, teléfonos, ordenadores, PDAs, impresoras, grapadora, abrecartas, bolígrafos, cargadores, proyectores, maletines, etc.

mantenerla actualizada

y' s frecuencia un ejercicio digno de exorcizar los suministros, el material de referencia, decoración y equipamiento que realmente aren y' t más tiempo. Muchas cosas que empiezan como funcional en esas categorías se vuelven obsoletas, inútil, o fuera de lugar, simplemente por el paso del tiempo. It &'; s bueno para purgar regularmente y reorganizar el escritorio, cajones, estantes, mostradores, y archivos. It &'; s muy fácil ir inconsciente de las cosas sólo porque y' s no, lo que socava el sentido de utilidad activa en su entorno. Si usted tiene cosas todavía en torno a que usted y' re no está seguro de si es posible que necesite de nuevo (como accesorios electrónicos misceláneos), considere la posibilidad de ponerlos
más lejos de usted en los contenedores de almacenamiento de plástico etiquetados y" Varios Gear, y" que luego se puede volver a evaluar más adelante en cuanto a su relevancia.

Presentación Styling

Es importante prestar atención a la logística de la presentación en su área de oficina, ya que, además de los muebles , se requiere más espacio y el movimiento físico de ejecutar. Presentación general de referencia (incluyendo también los archivos de los proyectos en curso de apoyo) debe ser de fácil acceso. Usted debe eliminar cualquier resistencia a la presentación de una sola pieza de papel de la, si y ' en cesta; es potencialmente información útil. (Véase mi artículo sobre la referencia general Presentación.) Si usted ha heredado su oficina y su mobiliario y su
diseño, puede ser víctima de la elegancia estética y la inconsciencia funcional. Cuestión corporativa estándar se sideopening archivadores que requieren archivos colgados, que aren y' t casi tan fáciles de usar como los tipos de apertura frontal con bloques deslizantes que mantienen archivos en posición vertical. La mayoría de la gente necesita cuatro cajones de archivo completos para su propia presentación general de referencia personal, si tienen un sistema lo suficientemente fácil de usar para todo el material de referencia en papel diverso que podría ser keepworthy. Cualquier material de referencia que puede hacer frente por sí solo va en sus estantes, como libros, manuales gruesos y aglutinantes (apropiadamente etiquetados). Todo lo demás debe vivir en su propio archivo en orden alfabético en sus archivadores

En Tránsito y Incompleto Cosas

El material móvil en el área de trabajo consiste en:.
1. Entrada a procesar página 2. Recordatorios de acción

Tratamiento entrada

Espacio de trabajo debe organizarse para hacer más fácil para procesar la entrada en momentos aleatorios (correo electrónico, correo de voz, correo de papel, etc.) El en -basket y su correo electrónico todos deben ser de fácil proceso de poder mientras usted y' re en espera en una llamada de conferencia, o esperando a alguien que camina en su oficina. Así que no sólo el teléfono y el ordenador, sino también la canasta en deben estar a la mano y' s alcance. La in-basket puede y debe contener todo lo que aún no está organizado, por lo que no hay necesidad de tener a “ escritorio desordenado y " ;. Claro, yo extendí mis cosas para trabajar en un proyecto o con un cliente o para una reunión, pero cuando quiero concentrarme en otra cosa, tengo que volver a recoger todo y sea re-archivo como apropiado o tirar en y" in &"; hasta que pueda llegar a ella de nuevo. Por supuesto, un bloc de notas o alguna forma de fácil
toma de notas dispositivo deben ser siempre a la mano en caso de que el teléfono suene o que desee comprobar el correo de voz, o alguien le viene a la oficina y me deja saber algo que yo podría querer hacer algo con más adelante.

Acción Recordando

Las herramientas de acción y de recordatorio en un espacio de trabajo consisten en (1) Calendario (2) recordatorios de AS- pronto-como-me-puedo-conseguir-para-it acciones, y (3) una visión general de los proyectos y los resultados a largo horizonte. Estos pueden ser en cualquier hardware que personalmente ha elegido como el punto de vista logístico más eficiente para su vida y estilo de trabajo. Podrían ser en una agenda de hojas sueltas, una aplicación de software, y /o carpetas y cestas en papel.

Lo primero que normalmente se accede a la mano es el calendario (y un reloj), para hacerle saber donde usted tiene que ser cuando hoy. Significa el y" dura paisaje y" para su día, y así debe ser el dispositivo y la información más valorado fácil y consistente. El siguiente más accesible para la revisión deben ser las listas de acciones-recordatorio, carpeta, o cestas. (y" Vaya, don &'; t tienen que estar en la reunión por otros 15 minutos ... ¿qué podía manejar y obtener de mi plato entre ahora y entonces y"?) Las listas de proyectos, objetivos, metas, visiones, podría-quiero-a &'; s, etc. Sólo tienen que ser accesibles lo suficiente para, en el Weekly Review, que se examinaba adecuada para la calibración de vigencia de su enfoque operativo intuitivo

MANTENER EL SISTEMA

Si el espacio de trabajo se organiza adecuadamente, de acuerdo con los principios reales de flujo de trabajo (como I &'; he señalado anteriormente) it &'; s no es gran cosa para mantenerlo. Como cuestión de hecho, el más hermético del sistema, más fuera de control se puede dejar que eso! Si usted y' re en un rollo real (haciendo dinero a manos llenas en la actualidad), a quién le importa lo limpio su escritorio es ?! Con un sistema claro en su lugar, no sólo es fácil de hacer las cosas de nuevo en control, y' s realmente divertido. Sin el sistema, y ​​rsquo; s frustrante, y siempre queda una vaga sensación de estar fuera de control porque el juego hasn y'. T sido completamente estructurada

El Análisis semanal debe ser el tiempo para obtener los bordes hacia atrás, asegurarse de que todo está en su lugar, listo para otra tirada con éxito. Pero y' s también un gran hábito y principio y- en caso de duda, limpiar un cajón! (Hay y' s otro rollo viene!)

DAVID &'; S OFICINA PERSONAL SPACE (! Vamos en ...)

en mi escritorio

1. Dos de mis bandejas apilables Fedon – arriba uno para IN y la Red por debajo de uno para y" apoyo a la acción y" Materiales