Lista de verificación para los ejecutivos ocupados

Lista de verificación para los ejecutivos ocupados
10 consejos para una mejor gestión del tiempo, la eficiencia y la organización

por Mary Sigmann, Certified Professional Organizador ®

1. "Sujetalibros" el día con la planificación y organización.
Al iniciar el día con un plan y una oficina organizada, que son capaces de comenzar a ejecutar y lograr mucho más. Cada mañana, examinar y revisar su lista de "cosas por hacer". Al final del día enderezar su espacio de trabajo y crear su horario para el día siguiente.
2. Centrarse en la tarea en cuestión.
Es difícil hacer más de una tarea bien a la vez. Ponga su energía en hacer una cosa a la derecha y pasar a la siguiente cosa cuando haya terminado. Si es necesario, mantener una lista actualizada de lo que hay que hacer como las nuevas tareas de pop-up.
3. Ponga a un lado un bloque de tiempo ininterrumpido durante el día.
Que cada uno trabaja con conocimiento de que usted no está disponible para las llamadas telefónicas, citas o preguntas y durante este tiempo. Use su tiempo sin molestias para reorganizar o para ponerse al día con las tareas que normalmente no tiene tiempo para.
4. Tome el control de su correo electrónico.
Eliminar mensajes de correo electrónico sobre una base regular, consultar el correo electrónico sólo a intervalos designados, y tener tan poco en su bandeja de entrada como sea posible. Si usted siente que se está ahogando en los correos electrónicos, dejar de lado un bloque de tiempo sólo para la tarea de conseguir bajo control. Página 5. Desarrollar un "corta llamada" mentalidad.
Cortesía Se espera que en la conversación de negocios, pero todavía se puede hacer que la brevedad de su intención, sin ser grosero. Reemplazar, "¿Cómo estás?" con "¿En qué puedo ayudarle?" Las preguntas abiertas como, "¿Cómo estás?" invitar a las respuestas más largas. página 6. Establecer límites sobre cuánto tiempo va a permitir que las reuniones duren.
La clave para una efectiva (y breve) reunión es la preparación. Que cada uno sabe de antemano cuánto tiempo durará la reunión, los temas que se abordarán, y la información que usted espera de cada persona para contribuir. Sobre el inicio del plan y desalentar sidetracking.
7. Haga una lista única página de llama con frecuencia los números de teléfono y que lo ponga cerca del teléfono.
Se necesita más tiempo de lo que cree que buscar un número en su ordenador o Rolodex. Tenga los números que necesita con mayor frecuencia en la punta de su dedo marcado. Página 8. Grupo tareas similares para la máxima eficiencia.
Volviendo llamadas telefónicas, respondiendo correos electrónicos, escribir notas personales, y hacer mandados son todas las categorías de tareas que se realizan con mayor facilidad si agrupados. Cuando usted hace una llamada de teléfono es más fácil simplemente mantenerse en movimiento por la lista.
9. Mantenga las cajas en distintos para las diferentes categorías de documentos
Intenta separar sus papeles en las siguientes categorías:. Artículos que son inmediata e importante; elementos que están "en espera" o pendientes; elementos que están listos para ser presentada, pasaron a otra persona o revisados ​​en un momento posterior. Mantenga las cajas en-en una superficie de cerca de su escritorio.
10. Mantenga su escritorio libre de desorden.
Mantenga la grapadora, dispensador de la cinta, plumas adicionales y otros suministros en un cajón y no en la parte superior de su escritorio. Muestra fotos, premios y adornos en las paredes o estanterías, y reservar la parte superior de su escritorio para lo esencial - el teléfono, el ordenador y de hoy papeleo Hotel ..