3 Consejos fáciles para Mantener la información de cliente Organizado

Para muchos solopreneurs una gran parte de su negocio está trabajando uno-a-uno con los clientes, y eso significa que tiene una forma de mantener toda su información del cliente organizada y de fácil acceso.

En este artículo Voy a compartir con ustedes mis tres mejores consejos para mantener todo junto, para que pueda acceder fácilmente a la información de su cliente y saber exactamente dónde están sus clientes están en sus programas.

1. Física: Crear un cliente Hoja de contactos

En la mayoría de los dueños de negocios habrá un archivo de cliente físico que usted necesita para crear. Una de las formas más sencillas de crear este archivo es mediante el uso de una carpeta de manila en el que simplemente se deja caer sus documentos en. Este archivo contendrá cosas como la forma del contrato de su cliente, las formas de evaluación, o detalles de los proyectos que se le trabajando.

Creación de una hoja de contactos del cliente que contiene de su cliente el nombre, dirección, correo electrónico, teléfono, fax y cualquier otra información de contacto que desea mantener un registro de una plantilla es útil tener. Sólo tiene que imprimirlo y rellenarlo cada vez que tome el nuevo cliente.

Una vez que haya impreso la hoja de cliente Contacto, grapa a la cubierta interior izquierda de la carpeta del cliente. De esta manera cada vez que se necesita para acceder a la información de su cliente que acaba de voltear abrir el archivo y la información está ahí.

He estado manteniendo un seguimiento de la información de contacto de mi cliente de esta manera durante varios años, y encuentro muy práctico - más que el almacenamiento de los datos en forma electrónica (que también lo hago). Es mucho más fácil de agarrar el archivo, ábrala y encontrar la información que necesito de inmediato de lo que es para abrir el software, busque el registro del cliente y encontrar la información - eso es suponiendo el PC está encendido y no hay que esperar a que arranque!

2. Digital: Crear carpetas de clientes

Como la mayor parte de su comunicación es, probablemente, hacer a través de correo electrónico con documentos que van y vienen, también van a querer crear una carpeta de cliente individual en su PC. Puede que no sea necesario imprimir todo lo que sus clientes le envíen, pero sí es necesario para almacenar la información de modo que sea más fácil para que usted encuentre.

Un par de lugares donde desea crear clientes individuales carpetas son:

En el programa de correo electrónico. Para cada uno de mis clientes he creado su propia carpeta de correo electrónico para que los correos electrónicos que se envían a /de mi cliente entra en su carpeta de correo electrónico individual. Esto me permite mantener un registro de nuestras comunicaciones con facilidad, en lugar de tener que tamizar a través de cientos de correos electrónicos que entran en mi bandeja de entrada cada día.

Consejo: En Outlook también puedes configurar reglas para que el correo electrónico se filtra automáticamente en la carpeta de correo electrónico cliente adecuado - ahorrar un montón de tiempo

En la carpeta principal del cliente!. Soy un gran creyente en la creación de carpetas principales sub /para la gestión de mi sistema de archivo - tanto para los archivos en papel y PC. (Si usted ha sido un miembro de mi programa Easy Organización Oficina sabes que te digo paso a paso cómo hacer esto.) Así que si tengo una carpeta principales clientes a continuación, dentro de la carpeta principal voy a crear carpetas individuales de los clientes . Luego utilizo esta carpeta para almacenar todos los documentos que envío y recibo de mis clientes. Una vez más tener todo en un solo lugar hace para un acceso rápido y fácil

Consejo:. En Windows, puede cambiar el icono de carpetas individuales por lo que si usted es más de una persona visual puede tener diferentes iconos para diferentes clientes.

3. Todos los clientes: Cliente de hoja de cálculo de seguimiento

Una vez que tengas tus archivos de clientes individuales físicas y digitales creados, tendrá que pensar en la utilización de un cliente de seguimiento de hoja de cálculo. Si usted es un entrenador u otro servicio posibilidades profesionales son sus programas básicos están trabajando uno-a-uno con los clientes durante las sesiones (teléfono o en persona) así que tiene sentido para usted tiene un sistema de seguimiento donde sus clientes están en sus programas .

En las etapas iniciales de su negocio, puede ser fácil para usted para mantener control sobre a pocos clientes, pero a medida que su negocio crece y ya está trabajando con más y más clientes, se encuentra rápidamente a ti mismo abrumado si usted no tiene algún tipo de sistema de seguimiento en su lugar.

Si sus clientes reservar un determinado número de sesiones con usted crear una hoja de cálculo simple que tiene nombres de su cliente en la columna de la izquierda, y un columna en la parte superior de cada sesión le permitirá ver fácilmente cuántas sesiones que ya han reservado y cuántas sesiones que les queda.

Con la creación de una hoja de cálculo de cliente de seguimiento que muestra de un vistazo exactamente donde está su los clientes están en sus programas le darán una "gran imagen" vista de su negocio

(c) 2010 Tracey Lawton Hotel  .;