Su bandeja de entrada y cómo conseguirlo Organizado

¿Sabes cuántos correos electrónicos se atasca a su bandeja de entrada? ¿Es 100, 1.000, 5.000, 10.000! El número crece día a día y con ella el estrés y el tiempo perdido. Usted quiere limpiar su bandeja de entrada, pero nunca se dedique el tiempo. Pedido las nuevas características de Outlook 2010 que hacen que la organización de Microsoft Outlook parece más posible
.

Ir adelante y mirar el número en su bandeja de entrada. ¿Usted siente que tiene un peso 100 libras sentado en los hombros o está sonriendo porque usted es uno de los pocos raros que solo tiene esta semana y' s los correos electrónicos que le esperan para hacer frente a? El número de mensajes de correo electrónico que se sientan en la Bandeja de entrada afecta a la velocidad de sus búsquedas Outlook y la cantidad de tiempo que los residuos de desplazamiento más allá del mismo correo electrónico y otra vez.

La clave para conseguir una manija en sus correos electrónicos, mejorando su tiempo de respuesta y mantenerse en la cima de las acciones críticas y tareas sensibles al tiempo es desarrollar un enfoque para procesar sus correos electrónicos tanto de su equipo y en sus dispositivos móviles .

1. Sincronizar todos los dispositivos de modo que sólo procesa un correo electrónico una vez
Para las pequeñas empresas que don &';. T tienen acceso a un servidor de la empresa, creó una cuenta de negocios de Google y utilizar Google Apps para conectar el Outlook, el teléfono y el iPad para acceder a su correo electrónico, calendario, contactos y tareas de todos sus dispositivos. Incluso puede acceder a su cuenta de Gmail desde cualquier lugar y la sincronización actualizará su Outlook la próxima vez que usted está en su ordenador. Si sólo desea sincronizar su correo electrónico en el teléfono y el iPad, puede utilizar la cuenta gratuita Gmail, (tenga en cuenta que usted ganó y' t ser capaz de acceder a su calendario, contactos y tareas) página 2.. Utilice la función de Conversación y- en 2010, cuando Microsoft conversaciones está activada, los mensajes en la Bandeja de entrada y otras carpetas de correo electrónico pueden ser organizados por conversación y fecha. Esto es útil cuando hay varios mensajes de correo electrónico en una conversación, ya que puede eliminar todos los mensajes de correo electrónico anteriores y sólo mantener la última conversación

Para activar o desactivar Conversaciones – En la ficha Ver, en el grupo CONVERSACIONES, active o desactive la casilla de verificación Mostrar CONVERSACIÓN AS. A continuación, haga clic en Todas las carpetas.

3. Configure su acción y Referencia Carpetas
Acción Carpetas y- son mensajes de correo electrónico que requieren acción
carpetas de referencia y- son mensajes de correo electrónico con ninguna acción requerida. Sigues estos mensajes de correo electrónico para referirse a ellos más tarde, son registros permanentes o están por el impuesto y los requisitos legales

Al crear carpetas de acción, escriba un punto y".. Y" delante del nombre de la carpeta de acción. Añadiendo el período cambia el orden de clasificación de un mueve sus carpetas de acción a la parte superior de la lista y su y" Referencia y" carpeta en sus carpetas de acción. También puede utilizar los números 01, 02, 03, 04 si prefiere organizar sus carpetas de acción en un cierto orden. Sugerido carpetas de acción:
..Esta Semana (hay dos períodos aquí)
.Delegated y- Deb
.Leads
.Parked
.PRoyectos
.Receipts para Imprimir
.Travel
.waiting Para /Pendiente

Para crear carpetas de referencia, cree un principal carpeta llamada y" Referencia y" y luego las carpetas de segundo nivel utilizando categorías generales (ejemplo Contabilidad >. Presupuesto 2012) guía

La separación de sus acciones y de referencia correos electrónicos le ayuda a obtener el control de lo que requiere su atención. No más pérdidas de tiempo navegando correos electrónicos pasados ​​que don &';. T requieren su atención

Organizar sus mensajes de correo electrónico por conversación, De y- En Outlook 2010, en la ficha Ver, en el grupo de acuerdo, haga clic en una de las opciones de disposición. Una de las maneras más rápidas para procesar mensajes de correo electrónico es ordenar por Conversaciones.

La organización de mensajes de correo electrónico de Microsoft Outlook es fácil cuando se personaliza la manera que usted quiere procesar sus correos electrónicos. Ahora que usted tiene sus nuevas carpetas de acción y de referencia establecidos, puede utilizar los siguientes cuatro pasos para procesar su Bandeja de entrada y conseguir que la zona cero o cercano a cero dependiendo de su preferencia.

Utilice el RÁPIDA Flujo de trabajo de toma de decisiones para decidir rápidamente lo que la próxima acción. Con la F.A.S.T. proceso, usted tiene cuatro opciones:

Archivo – archivar mensajes de correo electrónico en las carpetas de referencia que no tienen ninguna acción. Arrastre y suelte los correos electrónicos en la carpeta de referencia apropiado. Una palabra de precaución, en algún momento tendrá que limpiar estas carpetas o moverlos a la carpeta Archivo

Act – estos son mensajes de correo electrónico que requieren una acción por ti. Arrastre correos electrónicos que requieren acción

Programa – obtener sus citas en su calendario y guardar como un evento de un día o en un momento específico. Si desea mantener el correo electrónico para hacer referencia a la cita, basta con arrastrar el correo electrónico a su calendario y toda la información se guardará en la cita. Eliminar el correo electrónico

Toss – Leer y eliminar siempre que sea posible. Sé implacable con la tecla de borrar. Usted puede configurar su carpeta eliminada eliminar mensajes de correo electrónico manualmente por usted, mensuales o cualquier marco que prefieras tiempo.

Si la bandeja de entrada está llena de más mensajes de correo electrónico a continuación, usted puede contar y organizar Microsoft Outlook parece un proyecto aterradora, Aquí y' sa método rápido para obtener su Bandeja de entrada cerca de la zona cero rápidamente. Crear una carpeta de Acción y" EMAILS .OLD y" Todo más de 7 días va en esta carpeta. Esto ayudará a ofrecer algo de alivio rápido, y ayudarle a obtener motivados para limpiar sus carpetas. Recuerde programar en el tiempo para organizar su carpeta de mensajes de correo electrónico de edad Hotel  !;