Administración de Documentos: Bandeja de entrada, Bandeja de salida, y todo lo demás

Establecer un sistema que se sincroniza con el ciclo de vida del papel

No importa lo organizó el resto de su oficina puede ser, y'. s fácil sentir que las cosas están fuera de control cuando su escritorio está cubierto con los papeles. Aunque usted puede haber oído rumores de que el llamado y" sin papeles mundo y" ha llegado, usted y yo sabemos que tenemos más trabajo viene hacia nosotros que nunca. Si usted se siente como el papel es un dolor en el trasero, usted y' re no está solo. Pero la buena noticia es que si pones los sistemas correctos en su lugar, usted puede obtener los papeles en su oficina bajo control.

Con el fin de elaborar estrategias para la forma de tratar con el papel, tenemos que entender que el papel tiene un ciclo de vida de su propia:

1. Los trabajos entran en la oficina de su — impreso de la computadora, a través del correo, o tal vez traídos de reuniones o conferencias
2.. Ordenar los papeles y mdash; pones las facturas en una pila, revistas y publicaciones periódicas en otro, correspondencias que necesita para escribir en una tercera página 3.. Procesar los papeles y mdash; usted paga las facturas, leer revistas, o escribir cartas
4.. Archivar los papeles y mdash; papeles que y' re mantener a largo plazo se ponen en su gabinete de archivo o una caja de página 5.. Se quita los papeles y mdash;. Se le cae el correo basura en la papelera de reciclaje o triturar documentos sensibles

Estos cinco etapas y mdash; en, clasificar, procesar, archivar y sale — son el marco básico para la estrategia de gestión de papel . La clave para la gestión de su trabajo es hacer que el espacio dedicado para cada etapa de su papel y' s del ciclo de vida: una bandeja de entrada para todas las cosas que son completamente nuevas; a “ area &" archivos caliente; para manejar la clasificación y las etapas de procesamiento; una zona de archivo para todos los papeles que quiere aferrarse a largo plazo; y una bandeja de salida para los papeles que están dejando su espacio completo. Deje y'. S vistazo a cada uno de ellos en un poco más de detalle

En primer lugar es una bandeja de entrada. Esto puede ser simplemente una cesta, caja, o en la bandeja donde se colocan todos los documentos entrantes y mdash; correo, impresiones, etc .-- manteniendo todo en un solo lugar para que doesn y' t perderse en el caos de su escritorio. Cuando se y' s tiempo para que usted se sienta realmente abajo y procesar sus nuevos papeles, usted don y' t tiene que perder tiempo buscando su espacio. Aparte de recoger sus documentos entrantes, esta primera etapa es completamente libre acción

Por supuesto, muchos trabajos requieren alguna acción de su parte y mdash;. Una firma, una respuesta, un pago. Aquí es donde la mayoría de la gente &'; s de los sistemas tienden a caer. Normalmente habrá una y" To-Do y" pila, pero que ISN y' t siempre es útil porque simplemente tenemos demasiados tipos distintos de acciones que debemos tomar en cualquier papel determinado. Creo que y' s útil contar con un área de archivos caliente: Esto puede ser simplemente una caja de archivo de escritorio, tal vez 6 &"; a 8 y" profundo, que es fácilmente disponible en cualquier tienda de suministros de oficina. Dentro de este cuadro de archivo que tener una serie de archivos que cuelga; esto le permite romper con su A-Dos en las diferentes acciones que debe tomar, con palabras específicas para cada acción que representan sus papeles y mdash; “ Call &"; de mensajes telefónicos, “ Sign &"; para trabajos que requieren firmas, “ Calendario y" para los eventos tiene que agregar a su horario, y" La correspondencia y" para las letras, y así sucesivamente. Ahora, cuando usted va a través de su bandeja de entrada puede ordenar sus papeles en las acciones específicas que necesita cada papel. Esto hace que sea mucho más fácil para que usted tome realmente esas acciones: ahora se puede agarrar de “ Call &"; carpeta y hacer todas las llamadas telefónicas a la vez, o tomar el y" Sign &"; carpeta y firmar todos los documentos a la vez. En vez de ir a través de una pila de tareas pendientes y que van y vienen y cambiar de velocidad, ahora usted y' re racionalizar cómo usted y' re hacer frente a su papel. La creación de este sistema usted debe guardar una gran cantidad de estrés, mucha frustración, y es de esperar un poco de tiempo, así

Una vez que y'. Has tomado la acción en sus trabajos a través de su área de archivos de calor, habrá algunos que tienen que aferrarse. Aquellos irán en sus archivos y mdash; una caja de archivo, gabinete de fichero, o cajón de archivo. Esta es su larga duración, área de almacenamiento en frío. Usted puede nombrar estos archivos lo que quieras — lo hace el sentido más intuitivo para usted

Por supuesto que no todos los periódicos se toman medidas con las necesidades que se almacene.. Algunos de su papel tendrá que ser reciclado, destrozado, o enviado de vuelta al mundo. Es útil tener una papelera de reciclaje y una trituradora justo al lado de donde su nuevo correo o papel entra para los papeles que necesitan para volver al mundo (correo saliente o documentos entre oficinas), it &';. S mejor tener un correspondiente bandeja de salida justo al lado de la bandeja de entrada. Este sería el caso en todo lo que usted y' re tomando de nuevo en el mundo viviría hasta que usted y' re realidad dejando Hotel  .;