Cómo mantener sus registros financieros organizados

La gente simplemente tienen demasiado papel para hacer frente y- a pesar de que las computadoras eran para ayudarnos en esa zona y- simplemente no ha sucedido en la mayoría de nosotros. Yo voy a ofrecer algunos consejos rápidos para ayudarle a mantener sus registros financieros y recibos organizados durante todo el año.

1. Las transacciones mensuales. He encontrado que este sistema funciona bien para muchos propietarios de pequeñas empresas. Crear una carpeta de archivos de enero a diciembre. Mantener dos meses en su escritorio (enero y- febrero, abril y- mayo) en un área que es fácil de obtener a – carpetas de archivos de colores realmente ayudar también. Cuando usted hace una compra en línea, imprimir el recibo y lo coloca en la carpeta de archivos marcados para ese mes en particular. Lo mismo es cierto para aquellos recibos de peaje o en el almuerzo que compró cuando conociste a un cliente potencial. Cuando su extracto de banco entra, y después de haber pagado la factura, colocar la declaración junto con su estado de cuenta a fin de mes en la carpeta de archivos. Ahora puede enviar el archivo a su contador o si usted es el contador designado, una vez que haya reconciliado presentar el mes terminado lejos sus cuentas en su gabinete de archivo.

2. Las facturas de clientes. Cuando se prepara una factura de cliente, imprima una copia extra y depositarlas en un archivo de factura marcado para ese año en particular. Al final del año se tendrá un registro de todos los ingresos que haya facturado. En caso de un accidente de disco duro del ordenador, por lo menos usted tendrá un registro a efectos fiscales.

3. Registro de kilometraje. Usted puede crear fácilmente un registro de kilometraje en Excel para realizar un seguimiento de sus viajes a reuniones con clientes, corriendo a su tienda de suministros de oficina local para comprar el cartucho de tinta que simplemente se agotó o tal vez la carrera de la oficina de correos para el franqueo o envío de la propuesta a un cliente nuevo. También podemos los &'; t olvidarse de los eventos de networking que asistirá como parte de su plan de marketing intensificado. La hoja de cálculo debe tener una columna para la fecha, odómetro de inicio /final, el total de millas, y la descripción.

4. Fuera del presupuesto. Para los desembolsos de efectivo que hacemos durante todo el año y- el café en el aeropuerto, los peajes pagados a una reunión, o el almuerzo rápido en un seminario, a mantener estos recibos en un sobre color marcada con el año y realizar un seguimiento de los gastos en una hoja de cálculo Excel. A continuación, puede sumar ya sea mensual o trimestral y reembolsar a ti mismo para esos gastos. Por favor, asegúrese de mano de los ingresos y la hoja de cálculo para su contable al cierre del ejercicio.

5. Tax File. Crear una carpeta de archivos de impuestos al comienzo de cada nuevo año. A lo largo del año, colocar cualquier impuesto gasto relacionado en ese archivo como recibos médicos, recetas, declaraciones de inversión mensuales o trimestrales, facturas de impuestos a la propiedad, y declaraciones de interés bancaria de fin de año. Al final del año cuando se está reuniendo documentación para su contador, la mayor parte de la información ya estará allí para su contador y usted ganó y'. T estarán preguntando donde ha colocado el aviso de reembolso de impuestos que recibió en abril

6. Estados de cuenta bancarios. Para aquellos que no reciben estados de cuenta bancarios mensuales en el correo, le sugiero que crear una carpeta de archivo para los extractos de cuenta en el equipo. Cada mes, descargue el archivo de su sitio web bancos y guardar en esta carpeta. Puede configurar la carpeta como un archivo protegido por contraseña si tiene otras personas que utilizan el ordenador. Al final del año, quemar todos los estados de cuenta mensuales en un CD y almacenar con su declaración de impuestos para ese año. La mayoría de los bancos sólo tienen 18 meses de declaraciones, algunas de sólo 12 meses en su servidor. El IRS requiere que usted mantenga 7 años de estados de cuenta bancarios en caso de auditoría. Una vez creado el CD, a continuación, puede eliminar los archivos de su ordenador y crear una nueva carpeta para el nuevo año.

Espero que estos consejos útiles y pronto no se sentirá tan abrumado al principio de la año nuevo tratando de conseguir todos sus archivos para que la preparación de impuestos. Si usted está interesado en recibir un Programa de Retención de Registro que el IRS recomienda para las empresas, por favor envíeme un email a [email protected] y yo estaré encantado de remitirlo a usted.

organizador feliz!
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