¿Está sujeta una manguera en lugar de un club de golf Fuego? 4 Starter Pasos para Uso de las tareas de Outlook para darle más control, más libertad y menos estrés

Si usted y' re celebración de una manguera de fuego todo el tiempo, le y ' significa; re ser más reactivo que proactivo en su día de trabajo y usted y ' ; re apagar incendios demasiado a menudo en lugar de utilizar su tiempo para salir adelante, llegar a nuevas alturas o conseguir en el campo de golf y- o hacer lo favorita manía te gusta. Y también significa que sus sistemas y procesos diarios podían faltar en la eficiencia o simplemente aren y' t trabajando

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Entonces, ¿qué y'. S mi sistema favorito? Microsoft Outlook. Sin sorpresa para ustedes, mis fieles lectores, I &'; estoy seguro

Y el 90% de mis clientes don &';. T saben cómo maximizar Outlook cuando empezamos a trabajar juntos para encender su productividad. Incluso los pocos que habían incursionado con el calendario de Outlook o lista de tareas eran poco claros acerca de cómo hacer que realmente funcione para ellos. Muchos de mis clientes me dijo que intentaron usar la lista de tareas, pero luego lo abandonaron debido y" sólo didn y' t work &"; para ellos

Pero puede trabajar y hellip; y lo hace para muchas personas, incluyéndome a mí y mis clientes. Y la razón por la que funciona es porque una clara conexión se ha realizado entre el y" cosas y" de un día típico de trabajo (papeles, sus post, correos electrónicos, mensajes de voz, archivos, a dos, etc …) y lo que pueden hacer con todo eso en Outlook (junto con algunos otros sistemas de confianza en su oficina. ) Y entonces la vida y el trabajo son mucho más fácil.

¿Por qué me encanta de Outlook tanto? Debido a que y' s una de las herramientas más fácil, más familiares y más poderosos que hay. Además, y' s encuentra comúnmente en la mayoría de las empresas y corporaciones en estos días, así como muchas de las oficinas de solo-empresa-. Esto hace que sea fácil para nosotros trabajar juntos porque los clientes don &'; t tienen que salir corriendo a conseguir nuevo software. Ellos ya tienen las herramientas que necesitan. . Lamentablemente, ellos y' re simplemente no utilizarlo a su máxima capacidad
Aquí están mis 4 pasos de arranque favoritos para el uso de tareas de Outlook:
1. Entrando tareas en Outlook es tan simple

Las dos preguntas más importantes que usted necesitará siempre de responder al crear su lista son y".? ¿Qué voy a hacer y" y en “ ¿cuándo y" Consigue todo lo de la cabeza: recordatorios, tareas, tareas pendientes, tareas delegadas y potenciales womanideas sonrientes (aunque las ideas que aren y' t procesable se puede separar a cabo.) Documento exactamente lo que usted y ' paso; re va a tomar a continuación, comenzar con un verbo y escribir a todos ellos. Sí, todos ellos.
2. Usted don y' t tiene que sobre-complicar el uso de la lista de tareas

Saltar utilizando “.% Completa y" y" Estado &"; campos. Sus tareas deben ser pequeños pasos de acción, los proyectos no grandes, y el don &'; t necesidad de microgestión de estas pequeñas tareas. Por ejemplo, ya sea que usted hizo una llamada o no lo hiciste y' t. Marcado como 40% de avance o en “ En curso y" no es un buen uso de su tiempo.
3. Piense en términos de cuando usted y' ll hacer algo, no cuando y'. S debido

Si utiliza continuamente el campo Fecha de vencimiento como si usted y' re seguimiento de un montón de proyectos, entonces usted y' nunca se obtendrá un sentido de lo que usted y' re haciendo cada día. It &'; s importante saber cuando los proyectos grandes se deben, pero lo y' s más importante es saber cuando usted y' ll tomar acción y hacer una tarea relacionada con ese proyecto y cuánto tiempo tiene para hacerlo en página 4.. Cuando ellos y' re all-in, usted y'. Re todo listo

Una vez que tenga toda tu a dos, recordatorios y tareas mencionadas, y' fácilmente verá dónde están sus prioridades. Una vez que elija meta data para hacerlas y tareas de grupo por día, entonces el don &'; t tiene que mirar todas las tareas futuras y se dejen confundir. Usted sólo puede centrarse en tareas específicas para hoy, de fácil y libre de estrés. A partir de entonces, sólo puede seguir añadiendo, cambiando y eliminando de la lista y usted y'.. Siempre estarás en la cima de su día Hotel