Es su desorganizado Oficina costando dinero?

John es un ocupado, por cuenta propia, contratista de plomería. Su negocio lo mantiene en el campo de cinco a seis días a la semana, por lo que la única vez que tiene que cuidar de papeleo es por las tardes y los fines de semana. Él comparte su oficina en casa con su esposa, que trabaja fuera del hogar, pero se las arregla las cuentas de la casa de este espacio de oficina, así. Todos los detalles de gestión de su pequeño, pero creciente negocio son hasta Juan.

John es propietario de un negocio pequeño típico trabajar desde su casa, y al igual que Juan, usted podría estar perdiendo dinero porque usted no tiene sistemas de oficina simple y eficiente creados con el fin de gestionar el papeleo. Usted puede pagar sanciones por retraso en los pagos, documentos importantes podría perderse en los montones de correo sin abrir, y luego está la pérdida de tiempo tratando de encontrar cosas. Su oficina de la pequeña empresa es el núcleo de su negocio, el centro donde los nuevos pedidos y el papeleo se generan diariamente.

La investigación de IDC, un proveedor mundial de inteligencia de mercado y servicios de asesoramiento para la tecnología de la información, las telecomunicaciones, y los mercados de tecnología de consumo, establece que hay entre 34,3 millones y 36,6 millones de hogares de oficina en casa en los Estados Unidos solamente. Estos incluyen oficinas en casa de generación de ingresos (18,8 millones a 20,3 millones) con el resto está compuesto por los hogares telecommuter corporativos.

Es la historia de su oficina una de la eficiencia y la productividad, o es una historia triste de pérdida
y confusión? Si su oficina se encuentra en un estado de caos, hay cuatro áreas clave de su oficina que usted puede mejorar en este momento y llevar su negocio al siguiente nivel.

Gestión de tiempo

Desarrollar un tiempo sistema de gestión de manera que un tiempo precioso no se desperdicia yendo en círculos porque usted don &'; t sabe por dónde empezar. La gestión del tiempo, no se trata de trabajar más rápido y- es la práctica de pasar más tiempo en las cosas correctas.

En primer lugar, tienes que ser capaz de reconocer lo que es importante para usted, y entender la diferencia entre importante y urgente

tareas importantes:.
ayudarnos a alcanzar metas a largo plazo, o tienen otro significado a largo plazo

Tareas urgentes:.
pueden necesitar atención inmediata para evitar una crisis, pero no son necesariamente importante en el largo plazo

Haga los cinco siguientes. las estrategias de gestión del tiempo en hábitos y usted comenzará a ver su aumento de la productividad y la disminución del caos.

1. Establece tus prioridades y- Escriba sus metas, y don &'; t ser vago. Sea muy específico con lo que quieras, cuando quieras, y los pasos que debes seguir para llegar allí. Divida su meta a pedazos manejables, y se da tareas específicas para lograr cada paso.

2. Haga listas - Limite su diario la lista de tareas para 6 artículos o menos. Si la lista es demasiado larga, usted se sentirá derrotado cuando no es capaz de completarlo. Dar prioridad a los elementos de la lista y tratar de dedicar el 80% de su tiempo y energía en las tareas importantes. Por supuesto, habrá algunos días que nada importante se hace, debido a que los elementos urgentes dominan.

3. Eliminar las distracciones – Las personas, los teléfonos, el desorden, el hambre, e-mails, lo que sea; que pueden comer hasta jornadas enteras. Sea consciente de lo que sus distracciones son y aprender a filtrar hacia fuera. Tenga cuidado de los detalles necesarios antes de sentarse para comenzar un proyecto, y recordar la regla urgente vs importante.

4. Programe tiempo para la planificación y- Desarrollar el hábito de la planificación para el futuro, la noche anterior. Tómese unos minutos para limpiar su área de trabajo, haga su lista de tareas pendientes, llevando adelante las tareas que no fueron completadas, y prepararse mentalmente para el día siguiente. Su subconsciente le ayudará a organizar sus pensamientos mientras usted duerme. Para citar a Alan Lakein, autor de Cómo conseguir el control de su tiempo y su vida, y" no planificar es planificar el fracaso y".

Un sistema de archivo

The Wall Street Journal ( marzo de 1997) informa de los desechos promedio ejecutivos estadounidenses de 6 semanas al año en busca de información fuera de lugar de escritorios y archivos desordenados. Esto es igual a 5 horas a la semana o una hora por día. A $ 60,000 /año en salarios, es decir casi $ 8000 /año en la pérdida de tiempo en el trabajo.

¡Tienes que ser capaz de almacenar y recuperar documentos de manera eficiente. Esto incluye los archivos de papel y de la computadora. Cada empresa tiene su propias necesidades de archivo, y cada dueño del negocio tiene su propio estilo de trabajo, por lo que el desarrollo de un sistema adecuado para sus necesidades empresariales. Usted debe ser capaz de poner sus manos en cualquier documento o pieza de información en 30 segundos, o menos
.

Usted necesitará un sistema para gestionar los archivos de trabajo, así como los archivos permanentes. Los archivos permanentes deben ser etiquetados con un sistema de recuperación específico en mente, como por categorías, por orden alfabético, numérico o de cualquier sistema es apropiado para sus necesidades. Elija los accesorios y muebles que mejor se acomoda a sus archivos, así como las necesidades de almacenamiento particulares, para artículos especiales, tales como fotografías o planos.

Una presentación perfecta y sistema de gestión de papel sólo servirán si se mantiene de forma regular base. Programe tiempo cada semana para gestionar los archivos, tanto en papel como electrónica. Trate de desarrollar el hábito de manejar cualquier documento dado una sola vez y- es decir, tratar con él cuando usted lo recibe, a continuación, presentar de inmediato. Aplicar el mismo principio a la gestión de su correo electrónico.

Un Sistema de Contabilidad

Las buenas prácticas de contabilidad son esenciales para una serie de razones. Usted tendrá la información exacta para los estados financieros, que son necesarios para los préstamos de negocios o líneas de crédito. Cuando se puede realizar un seguimiento de todas sus deducciones, usted puede pagar menos impuestos. Usted será capaz de pronosticar sus tendencias de negocios cuando se tiene un registro exacto, y si usted decide vender su negocio, usted necesitará información precisa con el fin de determinar el verdadero valor de la empresa.

QuickBooks y Quicken desde Intuit, ofrecen una amplia gama de programas de contabilidad para casi cualquier negocio. Microsoft Money es otra gran opción. Estos programas son fáciles de usar y al final del año, todos sus datos está listo para descargar para efectos del impuesto sobre la renta. Otra opción a considerar es un servicio de contabilidad para cuidar de los detalles puede que no tenga tiempo para. Usted puede tener un vibrante negocio activo, pero si usted don &'; t mantener actualizado y registros exactos usted puede estar perdiendo dinero y ni siquiera lo saben

Control de desorden

¿Cómo distracción es. a sentarse en su escritorio para encontrar los restos de ayer y' s del almuerzo, las revistas, las montañas de papel y no tiene sentido de por dónde empezar? It &'; s no sólo una distracción, sino también costoso, en términos de su precioso tiempo se desperdicia porque no estás en la tarea mientras baraja pilas, o limpieza de la casa sólo para llegar al escritorio.

Obtener su escritorio configurado de manera que hay un lugar designado para todo. Archivos de trabajo pueden ser accesibles, sin ser dispersado en todas partes. Mantenga las tarjetas de visita en un archivo de tarjeta, o un Rolodex por lo que son ordenada y fácil de encontrar, o mejor aún, escanear con un escáner de tarjetas que capturará toda la información y sincronizarla con su programa de gestión de contactos favorito. Ordenar su correo todos los días junto a la papelera y la trituradora. Tire a la basura la basura antes de que se convierte en desorden. Don y' t deje que su oficina sea un vertedero.

Su oficina es tan importante para la salud de su negocio. Don y' t permiten una oficina desorganizada te detenga por el crecimiento y el éxito que se merece. Cuando la oficina es eficiente y organizado, usted será más productivo con su tiempo, y se reducirá el nivel de estrés en su vida. Usted se sentirá orgulloso de llevar a los clientes a su oficina para reuniones y consultas porque va a reflejar sus altos estándares profesionales y que funciona sin problemas la operación Restaurant  .;