Ejecución de Reuniones significativos

Como ustedes saben, no hay nada más aburrido que sentarse a través de una reunión que no tiene sentido o fuera de foco. It &'; s una pérdida de tiempo común. Las reuniones también son muy costosos en términos de tiempo y productividad. Así que si usted y' re llamado a ejecutar una reunión, la primera pregunta que debe hacerse es, y" Es esta reunión realmente necesario o puedo lograr lo que se debe hacer de una manera más eficiente y " ;? Si usted tiene una mejor alternativa, lo utilizan. Hoy en día con el correo electrónico, faxes, llamadas de conferencia, las teleconferencias y las redes de ordenadores, tiene numerosas opciones. Pero si usted y'. He decidido que una reunión en persona es la mejor opción, a continuación, planificar cuidadosamente

Antes de la reunión, es necesario establecer metas. ¿Qué es lo que necesita ser decidido? ¿Cuál es el mejor resultado posible de esta reunión? Escriba sus metas para que los tiene a la mano.

¿Necesita una reunión o una serie de reuniones para llevar a cabo sus intenciones? ¿Qué preparación no participantes necesitan para ejecutar de antemano? ¿Es necesario nombrar un grupo de trabajo antes de la reunión o obtener ciertos documentos o que los participantes de correo electrónico que las ideas del programa o los problemas que hay que resolver? Históricamente, lo productivo han sido las reuniones con este grupo? Lo reunión estilo funciona mejor con este grupo?

Las reuniones tienen el propósito de ser un intercambio de ideas y /o información. En general, existen cinco propósitos para reuniones: informar, formar, inspirar, resolver problemas, o resolver conflictos. ¿Cuál es el propósito de la reunión? ¿Es realista para manejar múltiples propósitos en ésta reunión?

En segundo lugar, se toman el tiempo para analizar sus participantes. Considere todas las personas que deben asistir a esta reunión y por qué. Más participantes hacen a menudo para reuniones más largas, así que mantenga su lista a un mínimo. Pero también ten cuidado con las consecuencias de pasar por alto las personas que deberían estar allí. Revisar una lista del personal para asegurarse de que ha invitado a todos las personas clave.

Si son extranjeros, sigue las instrucciones de análisis de audiencia para ayudar a preparar. Si los participantes son personas que conoces, y luego pensar en cómo interactúan. ¿Hay un bocazas en el grupo que interrumpe reuniones con largos monólogos? Si es así, usted está a cargo de intervenir en el grupo y' s nombre. ¿Es un grupo tranquilo? Luego, las actividades de diseño para que la gente interactuar y trabajar juntos.

¿Es este un grupo que trabaja bien juntos o hay conflictos enconados que necesitan ser difundida? Piense en sus participantes en detalle: sus estados de ánimo, sus hábitos de trabajo, sus habilidades, sus quejas, sus presiones, sus recursos, su diversidad, etc. Entonces planear un formato que garantice que este grupo pueda cumplir con sus objetivos.

Además, piense cuidadosamente sobre el lugar y el momento de la reunión. Es la ubicación conveniente para todo el mundo? Es la habitación cómoda y privada? Es la sala de hacerlos bajar o atractivo? ¿Sería útil para la reunión sea fuera de la oficina? ¿Tiene el equipo adecuado? ¿Cómo y' s la iluminación? ¿A qué hora del día es mejor para el grupo? ¿Le bocadillos ser un activo?

En tercer lugar, es necesario redactar una agenda y lo distribuirá a los participantes de antemano y pedir sugerencias adicionales. Como usted está a cargo, debe decidir qué elementos del programa se ajusta a su marco de tiempo.

Piense en el orden de los temas del orden del día. Es posible que desee colocar los elementos más fáciles de agenda primero lo que el grupo experimenta el éxito desde el principio. Si usted tiene un montón de temas del programa para cubrir, es posible que desee tener en cuenta una asignación de tiempo junto a cada elemento. Un elemento fundamental del programa es asignaciones.

Al final de una reunión de la calidad, el presidente debe hacer una lista de los resultados y las asignaciones para cada participante. Si usted can &'; t resolver un problema en la reunión, asigne un grupo de estudio para delinear los temas o sondear los participantes. Es evidente que delinean lo que se han tomado decisiones y se tendrán qué acciones y por quién. Discuta con el grupo de cabos sueltos y asignar cualquiera otro momento o una persona para su gestión. Repita conclusiones para asegurar un acuerdo y poner fin a tiempo.

La gente respeta a un líder que es considerado con sus presiones de tiempo y de forma activa facilita el orden del día para que haya resultados visibles. Distribuir un resumen de la reunión por escrito al grupo dentro de las cuarenta y ocho horas y el seguimiento con los grupos de estudio antes de la próxima reunión para asegurarse de que están preparados con la información correcta. Armado con estas herramientas, usted puede tomar ventaja de las oportunidades de crecimiento y aumentar su valor a su organización Restaurant  .;