Email Eficiencia: La regla de 'tocarlo una vez' - ¿Cómo es ese trabajo para usted

y' hemos todos escuchamos y del '; toque una vez y'? gobernar y- donde los asociados petulantes con escritorios aparentemente vacías te dicen que deben su serenidad para no permitir nunca que el papeleo para tocar su mesa más de una vez. ¿Alguna vez has intentado por sí mismo y se encontró a sí mismo no es mejor, si no peor

Asimismo, si le dijiste a todos en su oficina que podrían tener un deseo, ¿cuántos de ellos optaría por y ';? A día de 30 horas y ' ;, una y '; 8 días semanas y ' ;, o algún otro dispositivo de meter todo lo que hay que hacer en el tiempo disponible

Así que muchos de nosotros hemos tantas cosas que la mayor? fuente de estrés para la mayoría de nosotros es la gran cantidad de tareas y la información que sentimos que tenemos que meter en cada día. Todos necesitamos más tiempo cada día, si nos fijamos en nuestra abultada y '; hacer y' listas y se preguntan cómo y'. nunca pondremos al fondo de ellos

Bueno, en primer lugar, tenemos que aceptar que, a veces, sólo isn y' t va a conseguir hecho y- el día sigue siendo 1.440 minutos de duración, y simplemente doesn y' t se suman. Entonces, en lugar de golpear a nosotros mismos a lo largo de este hecho matemática absoluta, tenemos que concentrarnos en el establecimiento de metas realistas, priorizar nuestras tareas, y trabajando en las cosas más importantes.

Yo podría escribir toda una columna a dar prioridad a su lista de tareas pendientes y apenas arañar la superficie, sino que isn y' t lo que este artículo se trata. En su lugar, vamos a concentrarnos en un simple consejo que podría darle unos minutos más cada día, o incluso cada hora

¿Alguna vez has oído hablar de una y ';! In-bin y ' ;?

Independientemente de si usted y' re en el negocio o no, todo el mundo tiene una in-bin. Puede ser su bandeja de entrada de correo electrónico, correo entrante, y ' trabajar; he sido asignado, o material caído en su escritorio, en lo que un socio mío llama y '; estación de trabajo de la ruleta y ' ;. Lo que alguna vez formar en toma para ti, todos tenemos que procesar esto

El problema es que si se toma el y ';. Tocarlo una vez y' enfoque a tu-in bin, entonces usted podría pasar la mitad de su día el manejo de insumos aleatorios que no son ni urgentes ni siquiera importante. Por esa razón, creo que y' one &' s; regla y' que fue hecho para ser roto. Hacer la vida más fácil para usted y, en su lugar, trate de cambiar eso y hellip;

Toque cada elemento no más de dos veces

Aquí y' s un ejemplo. Un correo electrónico llega a su bandeja de entrada. Usted leerlo, y luego tener que decidir lo que y' re va a hacer al respecto. Si usted sigue el y '; un solo toque y' pautas servilmente, entonces usted está en deuda para tratar con él en ese momento, independientemente de si se requiere atención inmediata. Así, en lugar, a determinar la importancia y /o urgente que sea, y conseguir que fuera de su escritorio y- ya sea en un archivo, carpeta, tratar, lo que funcione mejor para usted. Tiene que estar en algún lugar fuera de su camino, pero no tan fuera de la manera que usted can &'; t lo encuentran o olvidarse de él. Después y' has presentado y se procesan todos estos insumos adecuadamente, puede dar prioridad a ellos y trabajar en ellos en el orden de prioridad estricta

La única excepción para probar esta regla es si la entrada te llevará menos de 2 minutos a. manejar, como por ejemplo un correo electrónico de respuesta rápida o una solicitud para enviar por fax un documento. Entonces, será más eficiente para manejar la situación allí y luego

Así que, volviendo con nuestros artículos-bin en que sabemos que nos va a tomar más de un par de minutos para hacer frente y- ¿qué hacemos con ellos? En primer lugar, usted tiene que pedir y '; qué puedo necesitar este y '?; Si usted don &'; t necesidad entonces basura, de lo contrario sólo estorba su vida

En cualquier artículo que sobrevive a este sacrificio, entonces usted necesita decidir lo importante que es, lo que hay que hacer con él, y cuando. por; y asignarle una prioridad adecuada a partir de ahí usted un conjunto de archivos de este, tanto para los documentos en papel y por correo electrónico.

Cuando traigas tu correo, usted revise y luego poner de nuevo en el buzón de US Post Office? ¡Por supuesto que no! Entonces, ¿por qué nos empeñamos en dejar email revisado en nuestras bandejas de entrada? Compruébelo usted mismo, si usted don &'; t lo necesitan, la basura que, si lo hace y que y' s rápida, responder y el archivo o la basura, si la necesita y puede llevado un tiempo, presente en el lugar apropiado para la acción posterior. Usted podría etiquetar carpetas de correo electrónico con títulos como &'; Acción - Prioridad, y' y '; Acción - No es urgente, y' y '; Pendiente y ' ;, &'; Archivos y ' ;, y Y '; ' ;. Referencia y También puede optar por crear archivos para proyectos específicos o grupos de clientes que está trabajando. También es una buena idea tener sus archivos de papel reflejan sus archivos electrónicos para facilitar su uso.

Otra manera de ampliar el tiempo disponible es dejar de salir de su correo electrónico abierto en el escritorio y comprobar constantemente. Hace apenas una década, todos nosotros nos las arreglamos para hacer negocios sin correo electrónico a todos y, aún hoy, el servicio postal de Estados Unidos sólo ofrece una vez al día. ¿Por qué dejar su email gobernar su vida de vigilia? Trate solamente revisar su correo electrónico a primera hora de la mañana, después del almuerzo y al final del día. It &'; s de su cuenta de correo electrónico; usted y'! re no su persona

El desafío más grande es en la priorización de estas varias entradas, pero, si te das permiso para tocar cada elemento dos veces antes de empezar realmente a trabajar en él, sinceramente, creo que se sentirá como usted y ' ; a ti mismo has dado el regalo de un par de minutos preciosos cada día. ¿Qué vas a hacer con la tuya Hotel  ?;