Productividad de Coaching - Email Eficiencia & Etiqueta

Tal vez la herramienta de comunicación más usado y abusado en existencia hoy es el correo electrónico. Nuestra capacidad de trabajar de forma productiva se reduciría drásticamente si no me paré y' t tienen acceso al correo electrónico. Sin embargo, debido a que tenemos acceso al correo electrónico nuestras vidas están constantemente interrumpido, a menudo con piezas inútiles de información.

La clave para obtener el máximo provecho de correo electrónico es asegurarse de encontrar un sistema que le ayuda a mantenerse en la cima de las cosas correctamente y también filtra los elementos no importantes que pueden causar que switchtask

Las siguientes son algunas reglas de clientes TimeGym pulgar han encontrado muy útil en la toma de correo electrónico una bendición y no una maldición:.

1. Calco o CC
moderación. Recientemente he oído hablar de un empleado que agrava su jefe hasta el punto de su ser despedido. Uno de los hábitos que tenía era casi siempre Carbon Copy su jefe al enviar correo electrónico y mdash; tal vez en un intento de buscar ocupado. Al añadir personas a una lista copia, asegúrese de que la información es verdaderamente valioso para su posición y es necesario para que ellos hagan su trabajo correctamente. Si necesita actualizar un compañero de trabajo acerca de las cosas que has estado haciendo, guardarlo para un correo electrónico semanal digerir o una reunión en persona.

2. Tenga mucho cuidado en el uso y" Responder a todos y"
. El botón Responder a todos envía una respuesta por correo electrónico a todo el mundo en el y" Llegando y" y" CC &"; lista de correo electrónico original. En general, sólo golpear y" Responder a todos y" cuando el correo electrónico estaba destinado a ser una discusión de grupo, y sólo si su respuesta es valiosa y relevante para cada persona que aparece en el correo electrónico. De lo contrario, corre el riesgo de obstrucción de los buzones de correo electrónico de otros que no tienen necesidad o deseo de ver su respuesta.

3. Uso y" Blind Carbon Copy &"; o y" BCC y" para los grupos mixtos
. Todos hemos recibido un correo electrónico divertida o conmovedora remitido a nosotros de un ser querido. Sin embargo, si usted decide absolutamente no puede resistirse a enviar una foto de un gatito vestido como el Capitán Jack Sparrow, asegúrese de enviarlo a los destinatarios utilizando “ Blind Carbon Copy &"; Esto protege las identidades de correo electrónico de los que recibieron el correo electrónico y ayuda a minimizar el spam.

4. Limitar el número de temas en un correo electrónico
. ¿Alguna vez has enviado un correo electrónico a alguien con una serie de preguntas sólo para encontrar que respondieron a sólo tres de los diecisiete puntos que laboriosamente cubiertos? Recuerde siempre esta ley de correo electrónico: cuanto más corto es el correo electrónico, lo más probable es que se lea
Trata de romper conceptos diferentes en diferentes correos electrónicos.. Si usted tiene que tener varios temas en un solo correo electrónico, tratar de romper para arriba en cortos pequeños pensamientos. Por lo menos, asegúrese de usar viñetas o espaciado de párrafo entre diferentes conceptos.

5. Utilice las líneas de asunto eficaces
. A menudo voy a ver las líneas de asunto que están vacíos o no están relacionados con la carne del correo electrónico. Si bien esto puede aparecer rápida o inteligente, crea un problema más adelante cuando el destinatario intenta buscar su conversación. Líneas de asunto mal escritos también hacen que sea más difícil para la persona que recibe el correo electrónico de entender lo que la acción que necesitan para llevar a cabo. Sea especialmente consciente de la línea de asunto si una conversación de correo electrónico cambia de rumbo. Si la conversación cambia de la campaña de publicidad para hacer una nueva contratación, tome un momento para cambiar la línea de asunto. Esto le ayudará a usted y su lector de evitar la confusión y hacer más fácil la recuperación de correo electrónico en el futuro.

6. Deje la historia dentro de su email
Algunas personas optan por desactivar mostrando la persona anterior y'. S de correo electrónico en la historia, tal vez en un intento de reducir palabra desorden. El problema es que esto hace que sea difícil para alguien para seguir el hilo de la conversación. Por ejemplo, si usted escribe de nuevo a un correo electrónico con una breve respuesta como y" suena como una buena idea y" pero no hay historia de la conversación se hace muy difícil para el destinatario para saber exactamente lo que usted se refiere. El destinatario puede tener que gastar tiempo y esfuerzo para entrar en su historia de correo electrónico, y ubicar lo que la idea era que enviaron en el primer lugar extra. Aunque puede parecer desordenado, deje siempre la historia de y no elimine el remitente y' s de correo electrónico anterior Hotel  .;