El Tickler File Low Tech - Papel de alta productividad y la herramienta de gestión de trabajo

¿Desea un milagro, o tal vez usted está esperando que el y" la organización de hadas y" aparecerán mientras usted está durmiendo, para hacer frente a las pilas cada vez que se acumulan de papel en su escritorio? Deje y' s cara que, por ahora; la oficina sin papel es sólo un mito.

Usted puede haber pensado que su PDA (Blackberry, Treo, iPhone, etc.) se haría cargo de todos los detalles de su vida, pero sin embargo todavía tiene los montones de papeles . El PDA gestiona electrónicamente: libros calendario, dirección, teléfono móvil, la integración de software de contactos personales, listas de compras, copias electrónicas de documentos, etc. El archivo de vencimientos gestiona físicamente papel: entradas para el juego o el teatro, formularios o documentos necesarios para un día específico .

Entonces, ¿qué es un archivo de vencimientos que usted pide?

Un archivo de vencimientos es un sistema de archivo de fecha que elimina las pilas, los archivos y las listas que el desorden a tu vida. El sistema consta de 43 carpetas: una para cada mes, marcado de enero a diciembre y una para cada día del mes, etiquetados 31/01, lo que crea una rotación, el sistema de papel y gestión de tareas perpetua. Visite a su archivo de vencimientos diario y usted nunca tendrá que preocuparse de olvidarse de hacer algo nuevo.

Los más formas que encuentro para utilizar el sistema, más fácil mi vida se vuelve. No es sólo un recordatorio, sino también un lugar para poner todos aquellos omnipresente y" de cosas por hacer y" pero y" no ahora y " ;, papeles.

Suministros necesarios

Una caja de carpetas de archivos de 3 lengüetas
etiquetas para cada mes, enero y- Diciembre
etiquetas para cada día del mes, 1 – 31 sobre Seven pinzas de cocodrilo, etiquetados Lunes y- Domingo
Recipiente para las 43 carpetas

Los establecidos

El contenedor puede ser cualquier cosa que usted tiene gusto para adaptarse a su oficina d é Cor. Debe ser lo suficientemente alto como para apoyar a las carpetas, por lo menos 5 o 6 pulgadas de alto y 6 o 7 pulgadas de profundidad

Utilice únicamente el lado izquierdo con pestañas carpetas para los días del mes, y los etiquetan 1 – 31.

Utilice sólo el medio carpetas con fichas de los meses del año, y etiquetarlos enero y- Diciembre

Etiquetar los 7 pinzas de cocodrilo con los días de la semana

Los archivos diarios están en el comienzo frente con el archivo para mañana y'.. S la fecha. (Si hoy es domingo, 15 de junio de entonces el primer archivo sería y" 16 y" con el “ mar y" clip en ella.)
Las carpetas diarias posteriores, (“ 17 y" a través de y" 31 &";) representan los días restantes del mes. La siguiente foto detrás del último día del mes será el archivo mes siguiente, en este caso y" julio y " ;, y detrás de ella sería los archivos de diarios y" 1 &"; a través de y" 15 y " ;. El resto de los archivos mensuales, y" agosto y" a través de y" Junio ​​y" estará detrás de eso.

¿Cómo hacer que funcione para usted

Crear un nuevo hábito. Todos los días revise su archivo de vencimientos. Hazlo a primera hora de la mañana, o como la planificación al día siguiente antes de salir de la oficina. Elija el mejor momento para usted y lo hacen todos los días. Si usted sabe que va a estar fuera por un día, o unos días, simplemente marque todos esos archivos día antes de salir, para que pueda salir de la oficina sabiendo que no has olvidado de hacer frente a cualquier artículos importantes o sensibles al tiempo .

Cada día tirar de la carpeta que corresponde a ese día y' s la fecha. Ley sobre dichos contenidos, pagar las cuentas, enviar las cartas, etc, o moverlos a otro día y' s de archivos, si no se puede llegar a ellos de inmediato. Esta es la clave para mantener los montones de papel en su escritorio se acumule nuevamente

Re-presentar la carpeta días detrás de la jornada anterior y'. S carpeta, que estará detrás del próximo mes y' s carpeta y mover el cocodrilo clip a la parte posterior de la día de los clips de la semana. Está creando un calendario perpetuo que le recuerda lo que tiene que hacer y cuándo hacerlo.

Coloque los objetos o eventos que se extienden más allá del mes en curso, en el mes y ' proceda; s de archivo. Cuando el archivo siguiente mes llega a la parte delantera, (Julio) tomar el contenido y delegarlas en los archivos diarios correspondientes a ese mes, de modo que cada tarea se llevará a cabo en el momento oportuno, sin tener que pensar en ello, o tener a todos los artículos en una pila en su escritorio en el que cree que puede verlos.

Qué poner en su Cosquillas

Las posibilidades son infinitas, y la siguiente lista le dará una idea de cómo esto sistema simplificará su vida

Cuentas a pagar y- Facturas que recibe y envía a través del correo electrónico deben ser puestos en la carpeta día 5 o 6 días antes de la fecha de vencimiento, para que haya tiempo para la entrega. Si se trata de un pago automático se puede tener una nota perpetua en el archivo de día apropiado para recordarle que debe deducir el pago de su chequera

Mensual Recordatorios y- Por ejemplo, una tarjeta de 3 x 5 podría decir y" los archivos informáticos de copia de seguridad y" y usted presentaría en un archivo de todos los días todos los meses para darle ese recordatorio de cada mes.

Seguimiento de llamadas telefónicas y- Ya no es necesario para mantener el archivo completo del cliente en el escritorio para recordarle que debe hacer esa llamada. Sólo tiene que escribir una nota a sí mismo y depositarlas en el tickler

Billetes de avión y los documentos de viaje y- Todo lo que necesita para su viaje, incluyendo su pasaporte Archivo

Los productos que necesita para tomar una decisión sobre y- Eventos que quieren confirmar su asistencia a, regístrese para seminarios en el tiempo para el descuento de inscripción anticipada, programar citas

Mantenimiento del hogar y- Las cosas que hay que hacer en la casa, tales como la sustitución de los filtros de calefacción y de aire acondicionado se pueden programar en el archivo de vencimientos, y cuando la tarea se ha completado, volver a presentarse para la próxima hora programada para la tarea.

Marcador de posición para los artículos más grandes y- Si el artículo es demasiado grande para ser almacenado en el archivo de vencimientos, a “ puntero y" a esa partida se pueden crear en una tarjeta de 3 x 5, y se coloca en el archivo de vencimientos

Los cumpleaños y otras fechas especiales – Una vez más, la tarjeta 3 x 5 se puede utilizar con la persona y' s nombre y cumpleaños y archivado en la carpeta mensual apropiado. Cosquillas de plazo de entrega adecuado para obtener las tarjetas, regalos, arreglos hechos

Revisión y". Tal y" acciones – Para los artículos que usted está pensando, pero quiero esperar para decidir, por ejemplo, un próximo seminario para asistir, o nuevo proyecto que desea comenzar. . Presentar un recordatorio, o el folleto de aparecer en una semana o dos semanas cuando se tiene más información, más dinero o más tiempo para actuar sobre ella

Esos elementos pendientes que don &'; t quieren olvidar y- El tickler es el lugar perfecto para el aviso de renovación del DMV recibida en junio que requiere una inspección de smog, pero no se espera hasta agosto, el papeleo y la información de seguimiento de un envío de FedEx, un proyecto de ley con problemas de pago que usted puede estar esperando una respuesta a, y ayer y'! s artículos que no fueron completados

La belleza del sistema es que se puede adaptar cualquier número de maneras de hacer que le conviene. Que sea el suyo propio. Que se diviertan con ella. El Tickler es su nuevo mejor amigo Hotel  !;