Para la mayoría de la gente en estos días, mantenerse al día con la embestida diaria de correo electrónico es un gran desafío. De hecho, los expertos estiman que el correo electrónico se ha añadido un extra de 1,23 horas a día de trabajo de una persona promedio ( E-Guión: 21st Century Herramientas para una comunicación efectiva fotos: por Diana Booher; Administrar su E-Mail
por Christina Cavanagh). Si se multiplica 1.23 horas por 5 días durante 52 semanas, la persona promedio gasta 320 horas por año de prórroga manejo de correo electrónico. ¡Guauu! Eso es un montón de tiempo dedicado a correo electrónico. Y los expertos estiman que el tiempo perdido al correo electrónico ha causado a los trabajadores a afeitan tiempo en otro lugar, provocando una crisis de productividad.
De acuerdo con El Sitio Wall Street Journal, el trabajador estadounidense promedio gasta hasta cuatro horas al día de envío y recepción de e-mail. De que las cuatro horas, se estima que una hora cada día se gasta en el 36 por ciento de los mensajes de correo electrónico que son irrelevantes o relevante, pero no requieren una respuesta.
Entonces, ¿cómo hacer su sobrevivir al ataque de correo electrónico todos los días? Los siguientes consejos le ayudarán a administrar el flujo de correo electrónico:
Desactivar las alarmas de correo electrónico y solicita a través de su herramienta de preferencias de correo electrónico. Muchas personas tienen alarmas y avisos establecidos para que suene cada pocos minutos a la llegada de correo electrónico en su bandeja de entrada. Estas interrupciones continuas hacen que la gente responde como los perros de Pavlov cada vez que oyen el timbre "usted tiene correo". Apagar el carillón le mantendrá de interrumpir lo que estaba haciendo para leer el correo electrónico en medio de otros proyectos.
Plan para la lectura y respuesta de correo electrónico en su programación diaria. Cree un método proactivo de administración del correo electrónico mediante la creación de tiempo en su día dedicado al e-mail. No comprobar el correo electrónico de la primera hora de la mañana, o se arriesga a convertirse reactiva. En su lugar, pasar la primera hora de trabajo en el proyecto más importante o la planificación de su día.
Estimar la cantidad de tiempo que están gastando en el correo electrónico ahora, y reducir ese tiempo a la mitad. Los plazos suelen hacer la mayoría de la gente sea más eficiente. Es posible que desee pasar la mitad de su tiempo de correo electrónico asignado por la mañana, y la otra mitad después del almuerzo o antes de terminar de trabajar para el día. Las fuerzas de restricción de tiempo a priorizar. Los correos electrónicos que no se deje contestadas son probablemente no es tan importante y, por lo tanto, eliminados o archivados en carpetas de archivos para su uso futuro.
Crear carpetas de correo electrónico, y dirigir el flujo de correo electrónico. Crear carpetas en su sistema de correo electrónico que reflejan su sistema de archivo de papel para reforzar el almacenamiento y recuperación de información importante. Además, cree las carpetas que refleje sus proyectos activos y cambiar la configuración de correo electrónico a la dirección de correo directo que contiene un lenguaje relacionado con el proyecto de esas carpetas en su bandeja de entrada. Un valor añadido:. Muchos sistemas de correo electrónico imponen límites sobre el tamaño de la bandeja de entrada, pero no en una carpeta
carpetas Uso de almacenamiento informático. Para los correos electrónicos que deben mantenerse durante un período más largo de tiempo, crear un archivador electrónico, con las carpetas electrónicas para nombres de las categorías que coinciden con los archivos físicos. Usar Word o cualquier sistema de su empresa utiliza y realiza copias de seguridad con frecuencia.
Guardar el último solamente. Eliminar la cadena anterior de mensajes de correo electrónico y sólo mantener el más actual para evitar guardar correos electrónicos redundantes.
Sólo tiene que guardar el archivo adjunto. Si el correo electrónico tiene un archivo adjunto y que es todo lo que necesita, sólo se guarde el archivo adjunto.
Controlar el flujo del intercambio de correos electrónicos. La gente a menudo sienten que deben responder a un correo electrónico al instante. Tómese el tiempo para considerar su respuesta y frenar el flujo de correo electrónico cuando una respuesta inmediata en caso necesario.
Abstenerse de enviar irrelevante e-mail. Tenga cuidado de no enviar correo electrónico sólo porque es rápido y cómodo. Las mismas reglas se aplican al correo electrónico como correspondencia regular - si no tiene que decir, no lo digas
Creación de plantillas.. Si suele enviar el mismo tipo de correos electrónicos, crear plantillas que puede utilizar una y otra vez (que cambian solamente los detalles cada vez).
Crear un ritual de e-mail. Todos los viernes antes de salir de la oficina, ya sea despiadada acerca de cómo eliminar correos electrónicos ya no son necesarios, salvar a los que usted necesita para una semana o más a las carpetas personales, el ahorro de los que necesita más tiempo a la Palabra, y la revisión de los que están en las carpetas personales para eliminar cualquier ya no es necesario. Hacer de esto un hábito semanal y su correo electrónico será mucho más manejable. También puede hacer lo mismo al final de cada día si así lo desea.
Muchas personas están familiarizadas con los consejos anteriores, pero pocos realmente aplicarlas, dejando que sean reactiva en lugar de proactiva. La organización de su correo electrónico, al igual que cualquier otro comportamiento organizar, le permite ser más productivo y mejor utilizar su tiempo y energía. Así que deja de la locura, y hacer lo que se necesita para tomar el control de su correo electrónico. Recuerde, el correo electrónico se supone que es una herramienta de comunicación electrónica para ayudarle, no te vuelven loco Hotel .;
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