Cansado de las reuniones? 5 pasos esenciales para preparar sus reuniones de los más productivos que pueden ser

Imagen este escenario y hellip;

Usted está sentado en una reunión 9:00 am y actualmente IT &'; s 9:10 am y no todos los asistentes previstos han llegado. El moderador ha hecho más que empezar con el tema # 1 de una agenda sobrecargada. El moderador y' s del programa es en realidad una lista de temas con viñetas que van a ser discutidos.

Varios asistentes sólo le entregaron sus folletos que se debatirán en esta reunión. Usted refugio y' t visto esta información antes, por lo que espera ser capaz de leer algo de él, pero prefiere centrarse en el altavoz en el momento, a fin de no ser grosero

A las 9:15,. dos personas abren la puerta de la reunión y se agitaban en moderador. El debate actual se interrumpe y la gente comienza a chatear con los recién llegados, ya que se sientan. Luego de unos minutos se gastan conseguir estas personas al tanto de la discusión.

Como se discute cada tema, te das cuenta que no todos los temas serán encajar en el marco temporal de esta reunión. Uno de esos temas es de gran interés para usted y su departamento, pero se ha impulsado desde las agendas de reuniones previas 4 veces y usted y' re apuestas que ganó y' t llegar a ella y hellip; nuevo

Ahora usted y'. re escuchar a uno de los temas que vienen con una limosna. El orador explica todo el fondo del tema y, por último, 6 o 7 minutos más tarde, llega al punto acerca de la decisión que esta persona está buscando. Se pide a los asistentes a leer la mano y se dan unos minutos para hacerlo.

Una vez que todos hayan leído el folleto, varias personas afirman que tienen que ir a otros individuos dentro de sus departamentos para hacer preguntas o discutir más a fondo el tema que nos ocupa. Así que el orador está de acuerdo a la tabla de esta discusión y decisión hasta la próxima reunión, un mes más tarde.

A continuación, el siguiente orador se prepara para explicar su tema y todo el mundo se da cuenta de que ahora es 10:05 y la gente tiene que pasar a su siguiente reunión. La reunión debería haber sido aplazado a las 10:00 de la mañana, ya que sólo se suponía que era una hora.

¿Suena esto escenario de encuentro para nada familiar?

Hace poco hablé con un cliente acerca de las reuniones llevadas a cabo en su compañía y discutimos algunas de las mejores maneras de crear y conducir reuniones eficaces y productivos por lo que los escenarios como la de arriba don &'; t suceda nunca más.

Aquí están las 5 cosas que puedes hacer para obtener mejores resultados y los resultados de sus reuniones y utilizar su tiempo de reunión más productiva

1) Crear una agenda que incluye los siguientes componentes..:
una. Nombre de la reunión en la parte superior de B. Fecha y hora
c. Asistentes esperados
d. Temas de la agenda indican con números romanos, o de otra manera.
E. Una breve descripción de cada
tema del orden del día f. La persona que hable por cada tema del programa
g. El tiempo asignado para esa persona a estar hablando sobre ese tema

2). Utilice un moderador /líder, un tomador de minutos y un encargado del tiempo para cada reunión. Estos son tres personas distintas. El moderador puede centrarse en el contenido de los temas y los ponentes, ayudando a aclarar o dirigir la discusión. El tomador minutos debe tener minutos y el encargado del tiempo puede mantener a los ponentes de atropellar a su tiempo asignado.

3.) Nadie debe ser permitido entrar a una reunión de retraso. La cultura se puede cambiar con el respaldo adecuado de liderazgo. Las expectativas se pueden cambiar si se le explica las reglas y seguir con las reglas. La puerta se bloquea después de que comience la reunión. Esto no es y' t una fiesta en el jardín. It &'; s una reunión. Las reuniones deben comenzar a tiempo y terminar a tiempo.

Si usted necesita la gente para tomar decisiones en estas reuniones, a continuación, que en realidad tienen que estar allí para que los temas que se discutirán y se tomen decisiones. It &'; s no un buen uso del tiempo para dar marcha atrás en los temas porque la gente es tarde y deben ser arrebatados a la velocidad. Verdaderas emergencias se pueden manejar por separado. La tardanza y la falta de respeto por el resto de los asistentes es inaceptable que estas reuniones deben ser tomadas en serio.

4.) Agendas y folletos deben ser enviados a cabo una semana antes de la reunión si desea que las decisiones se tomen en la Junta. Esto es para que la gente sabe lo que son los temas a tratar, qué materiales se deben leer antes de tiempo y qué decisión o recomendación que se espera de ellos en la reunión.

Si está sorprendiendo a todos en la reunión con los temas y materiales, que isn y' t siempre es probable que una decisión puede ser alcanzado o recomendaciones formuladas en el acto. Los asistentes deben ser claros en la expectativa de que los materiales deben ser leídas antes de las reuniones y que se van a llevar a sus recomendaciones o decisiones de la reunión. La decisión se alcanzará mucho más rápido de esta manera.

Esto también ayuda con el tema de las emergencias de última hora que pueden tirar a alguien fuera de la reunión también. Si han leído el material y han llegado con sus recomendaciones, pero se llama lejos en una emergencia inesperada, entonces pueden remitir sus decisiones o recomendaciones al moderador de la reunión para su inclusión en la reunión y los minutos.

Si usted envía un correo electrónico con archivos adjuntos o una limosna física, incluya el resumen de los antecedentes del tema y el motivo de la decisión o recomendaciones necesarias y Puh-arriendo ser breve, precisa y al grano!

5) Don y'. t sobrecargue la agenda con los temas que no caben en el marco de tiempo de la reunión. Don y' t dan esperanza a una persona o un departamento cuando y' s probable que el tiempo se acabará. Usa los marcos de tiempo para cada tema se sugiere en Consejo # 1 por encima de lo que se puede y mostrar algo bastante precisión los plazos para cada tema dentro de lo razonable. Dar prioridad a los temas y ser selectivo. Decidir si el tema propuesto para la discusión es el más adecuado para esta reunión o por otro método. Entonces, si usted y' re todavía sin espacio en la agenda en repetidas ocasiones, considere aumentar el tiempo asignado para cada reunión o aumentar la frecuencia de las reuniones Hotel  .;