Ahora es un buen momento para organizar su papeleo

Listo o no, aquí se trata y- la temporada de impuestos estará sobre nosotros antes de lo que nos guste. ¿Te acuerdas de cómo fueron las cosas el año pasado como que se reunieron el papeleo financiero? Será más organizado este año? ¿Tuvo que renunciar a algunas deducciones que merecías el año pasado porque no podías &'; t encontrar la documentación de apoyo? ¿Tuvo que pagar su preparador de impuestos una cantidad adicional para resolver la maraña de información que dejaste en su oficina en el último minuto? ¿Te pierden horas en busca de estados financieros fuera de lugar y recibos?
Aquí están algunas ideas para ayudarle a organizar sus documentos, que le puede ahorrar tiempo y dinero al tirar juntos sus documentos de impuestos. Hay muchas maneras de organizar el papeleo, así que elegir las ideas que resuenan con usted y ajustar el sistema según sea necesario para satisfacer sus necesidades. Aunque configurar en forma adecuada sus archivos puede ser bastante tiempo, usted y' ll cosechar los beneficios en los próximos años
Mantenga documentos importantes en una caja fuerte a prueba de fuego o en una caja de seguridad.. Aquí y' sa enlace a alguna información sobre lo que debe y shouldn y' t guardan en una caja de seguridad (debido a su limitada accesibilidad). http: //www.bankrate.com/finance/savings/4-bank-safe-deposit-box-question ...
Utilice un archivador o algún otro tipo de recipiente para contener sus otros documentos. Tiendas de suministros de oficina ofrecen muchas opciones, incluyendo los carros de archivo (que están abiertos en la parte superior y por lo general en las ruedas), los titulares de archivos de escritorio, cajas de archivos portátiles, cajas hechas específicamente para la celebración de archivos, e incluso cajas de cartón. Hay varias cosas a tener en cuenta al momento de decidir qué contenedor utilizar son: donde se mantenga; lo fácil que es poner los papeles en ella y recuperar documentos de ella; qué tan seguro permitirá que sus documentos sean; y si o no usted y' re a “ visual y" persona que preferirían un recipiente un poco abierta. Para simplificar el resto de esta discusión, I &'; ll asumir que usted y' re utilizando un archivador. Sin embargo, mis comentarios son relevantes, no importa qué tipo de envase que utilice.
Crear amplias categorías para agrupar sus papeles. Si sus categorías son demasiado específicas, usted y' ll tiene demasiados lugares para buscar información. Por ejemplo, en lugar de crear categorías separadas para flores, árboles y arbustos, es posible que desee una categoría llamada y". &Jardín" Asegúrese de nombrar las categorías de la forma de pensar de ellos. Por ejemplo, si usted piensa en términos de y" Autos y " ;, don &'; t información de archivos coche bajo y" Auto &";.
Uso carpetas colgantes para contener cada categoría amplia. Coloque las carpetas dentro del contenedor de la presentación, y poner una ficha de archivo de plástico bien marcado en la parte frontal del cada archivo. Utilice una negrita, negro Sharpie para escribir las etiquetas, o imprimirlos con el ordenador o un fabricante y ndash etiqueta; esto hará que el nombre del archivo se destacan y fácil de leer.
Utilice carpetas de manila dentro de las carpetas colgantes. Si alguna categoría en particular tiene un montón de papeles en ella, carpetas de archivos manila pueden ayudarle a crear subcategorías. Por ejemplo, para la carpeta de archivos que cuelga la etiqueta y" &Jardín" las carpetas de manila en el interior podrían ser etiquetados y" Flores y " ;, “ Los árboles y " ;, y". Arbustos y" La belleza de hacerlo de esta manera es que toda la información que la jardinería es en la misma ubicación general por lo que don y' t tiene que buscar a través de sus archivos para cada subcategoría
Ponga los artículos más actuales en el frente de cada carpeta. . Esto hará que la información que se utiliza con mayor frecuencia es fácil de encontrar.
Considere el uso de carpetas de archivo de color para distinguir diversas categorías. Por ejemplo, todo el y" Financieros y" archivos (por ejemplo, inversiones, impuestos, cuentas bancarias, etc.) pueden estar en carpetas verdes; todos los archivos de la casa (por ejemplo, hipoteca, mantenimiento, etc.) pueden estar en carpetas azules, etc. Esto permitirá hacer zoom fácilmente en la sección apropiada de su gabinete de archivo y rápidamente encontrar el archivo que desea.
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