El hacer y no hacer de las Reuniones de Negocios

Cuando se planifica adecuadamente y ejecutado, las reuniones pueden ser una forma eficiente de compartir información o resolver problemas. Cuando las reuniones están desorganizados, prevista sin razón, con demasiada frecuencia, o no con la suficiente frecuencia, se convierten en una pérdida de tiempo y energía, y son una frustración para todos. Las reuniones pueden ser una herramienta muy útil en la productividad de una organización. El éxito de una reunión depende de cómo se lleva a cabo. Aquí están algunas cosas a considerar, qué hacer y qué no hacer al planificar y ejecutar una reunión.

No tengo una reunión si no hay ninguna razón para tener uno.

¿Tiene una reunión si no es un tema para discutir.

Muchas organizaciones tienen reuniones de forma regular (una vez a la semana, dos veces al mes, etc.), lo cual está bien si hay algo de que hablar en la Junta. Si está programada una reunión, pero no tiene un punto, termina perdiendo el tiempo, no sólo durante la reunión, pero en el tiempo que toma para todo el mundo para prepararse. Si usted tiene reuniones programadas con regularidad, y usted sabe que una semana es particularmente lento y no habrá nada que discutir, cancelarla y convocar de nuevo cuando se tiene un problema que necesita atención.

No incluya personas que no están involucrados en el tema.

No invitar a aquellos que tienen información valiosa o la necesidad de estar involucrados.

Tenga cuidado con que usted invita a la reunión. Revise el tema y hacer participar a todo el que quiera tener contribuciones importantes para hacer, o que necesita saber acerca de ello en el futuro. Si hay asistentes que no tienen relación con el tema, usted está perdiendo su tiempo. Además, si usted no tiene cuidado sobre a quién invitar, puede excluir a las personas que puedan necesitar para ser incluidos. Es posible que haya funcionarios que no pueden estar trabajando en él en el momento, pero puede que tenga que participar para entender más tarde. Si se trata de un nuevo proyecto, es posible que desee invitar a las personas con más información. Puede haber personas que no están directamente relacionados con el proyecto, pero son más bien informado al respecto. En este caso, pueden proporcionar información útil que otros no pueden.

No ir preparados.

¿Tiene una agenda a seguir y una estructura básica para la reunión.

Cada reunión debe tener un plan básico. Usted necesita saber lo que debe ser abordado y logrado durante una reunión, y cómo se va a ir haciendo sobre él. La agenda tiene que especificar lo que debe ser presentada en la reunión, y cuándo. La estructura de la reunión es cómo se organiza. Si se trata de una reunión en la que todos tienen que participar, a determinar la mejor manera de hacerlo (dar tiempo para preguntas, pasando por la habitación para cada persona para la retroalimentación, etc.). Si el propósito de la reunión es intercambiar ideas, pensar en cómo desea generar ideas. Cada reunión necesita una agenda y estructura, pero ¿cómo se utiliza cada uno será diferente basado en la reunión.

No asuma que alguien más va a ejecutarlo.

¿Tiene un facilitador.

Una vez que un programa se establece, debe haber alguien que asegura que se sigue. Una reunión puede tener un plan, pero los asistentes tienen sus propias agendas, y una reunión puede ir fácilmente fuera de pista cuando nadie está pegando con el plan. Si no puede facilitar, encontrar a alguien que mirar el reloj, siga el horario, y mantener a todos en la pista.

No sea egoísta con el tiempo.

No respetar otros horarios.

Las reuniones son eficaces cuando se utilizan de forma responsable. Programe tiempo suficiente para centrarse en el asunto en cuestión, pero no utilizar el tiempo de manera egoísta. Otros miembros de su equipo, probablemente, tienen otros asuntos que son igual o tal vez más importante que la actual, y que necesitan tiempo para hacer su propio trabajo. Por otra parte, cuando las reuniones son demasiado largos, los asistentes pierdan el interés. Si queda claro que usted no tiene tiempo suficiente para resolver la cuestión en la reunión, programar otro. El descanso entre las sesiones permitirá a los asistentes regresan renovado y abierto a nueva información.

No poseer la reunión.

No dar oportunidades para la entrada y la discusión en el tiempo asignado.

El tema de la reunión no es el único objetivo. El objetivo es compartir esta información. Esto no se logrará si una persona está haciendo todo el hablar. Siempre que haya tiempo para comentarios, preguntas y discusión. Si no tiene estos elementos, el encuentro se convierte en una conferencia.

Las reuniones más productivas son las que más han pensado poner en ellos. El tema, los asistentes, y la estructura son componentes esenciales. Con la atención adecuada, y la planificación, se puede obtener el máximo provecho de su reunión, y los miembros del personal que asistirá Hotel  .;