La gestión de correo electrónico interno de sobrecarga

Le enviamos y recibimos docenas de correos electrónicos relacionados con el trabajo todos los días. Mensajería del – a menudo los que son comunicaciones internas y- desplazar nuestras bandejas de entrada y de nuestro tiempo. Pero, ¿cuántos de esos mensajes de correo electrónico entrantes son verdaderamente necesario e importante? Cuando hace la cantidad de lectura gastado y responder a los colegas y' correos electrónicos se vuelven contraproducentes? Estas preguntas han surgido ya que las empresas han comenzado a explorar nuevas formas de mejorar la eficiencia y para aliviar a sus empleados de las inundaciones diarias de mensajes redundantes. En este post voy a hablar de un CEO y' s cambio radical de la comunicación interna en su empresa y- además de algunas pequeñas cosas que se pueden mejorar las técnicas de correo electrónico entre sus propios colegas.

Correo electrónico se ha convertido en una parte tan indispensable de comunicación interna que es difícil imaginar que abandonarlo por completo. Sin embargo, un CEO ha hecho precisamente eso: el mes pasado, Thierry Breton, CEO de Atos, una empresa de servicios de tecnología de la información, anunció la implementación de una prohibición interna de toda la compañía para comenzar este año. Esto no es poca cosa, como Atos tiene 80.000 empleados que abarcan 42 países.

El anuncio causó un gran revuelo tanto dentro de la empresa y de los medios de comunicación, sin embargo, Breton defendió enérgicamente su decisión durante una entrevista con la BBC en diciembre. Explicó que los motivos de la prohibición de correo electrónico interno fue a “ mejorar la calidad de las condiciones de trabajo y" para todos los 80.000 empleados, que están inundados regularmente con los correos electrónicos. Otra preocupación era por la calidad de su empresa, que estaba pasando y" demasiado tiempo en correos electrónicos internos y no el tiempo suficiente en la gestión y" Además, los correos electrónicos externos seguirán siendo una forma primaria de comunicación con los clientes.

¿Cuál es, entonces, son las alternativas para la comunicación interna eficiente, sobre todo dentro de una empresa donde los empleados abarcan varios continentes y zonas horarias? Bretón citó una serie de herramientas que Atos ha comenzado a incorporar y continuará a aplicar en los próximos meses, que el propio Breton utiliza ahora enteramente por correo electrónico interno. Las opciones incluyen mensajería instantánea, redes sociales internas (como Yammer, sobre los que se puede leer más en un post anterior), el cloud computing, y micro blogging. Entre mis opciones favoritas son sitios para compartir documentos, que cortan adjuntos de correo electrónico y proporcionar un foro en línea donde los colegas pueden enviar comentarios y preguntas sobre los documentos.

La mayoría de las empresas no están dispuestas a eliminar correos electrónicos internos. Incluso Bretón predice que será de 10 a 15 años antes de que todos los negocios adoptar tales métodos. En cambio, aquí están algunas sugerencias sobre cómo recortar sus propios correos electrónicos – y no dude en compartirlas con colegas

- Comience con una línea de asunto y concisa descriptivo. Si la línea de asunto establece claramente su propósito, que le ayudará a cortar abajo el texto en el cuerpo del correo electrónico

- Antes y". Responder All &"; o CC a otros en el correo electrónico, considerar si todos los destinatarios realmente necesitan ver el correo electrónico. Se toma un tiempo para leer a través de las cadenas de correo electrónico más largos y es un uso ineficiente del tiempo si la conversación no es relevante para el destinatario

- Si usted está a punto de responder a un correo electrónico con una simple y". Las gracias, y " ; reflexionar primero sobre la que va a enviar a. Algunas personas aprecian un correo electrónico de clausura de la gratitud; a otros les resulta innecesario y una pérdida de tiempo y el espacio

-. Vuelva a leer y editar mensajes de correo electrónico antes de enviarlos. Mensajes de correo electrónico de trabajo debe ser conciso y al grano, y cada vez que lea usted descubrirá más palabras para eliminar. Esto es especialmente importante para los mensajes de correo electrónico enviados a un dispositivo móvil
.

Si usted tiene algunos puntos a discutir, romper su email en viñetas. Esta organiza sus pensamientos de una manera clara, y el destinatario podrá apreciar la lectura de algunos puntos de bala en lugar de los párrafos de largo aliento Hotel  .;