Top Treinta Mejores prácticas para la programación de tu día y el establecimiento de citas

1. Determine si usted realmente necesita para satisfacer en persona. ¿Cuántas veces usted asistió a una reunión y preguntado, "¿Por qué estoy aquí?" Esperemos que haya comenzado la protección de su tiempo de cada persona que quiera un pedazo de él. Si mis clientes quieren conocer en persona, me cobran una tarifa de consultoría. Para las llamadas telefónicas, sin costo alguno. El noventa por ciento de las veces, en una conferencia telefónica será suficiente. Tiempo de viaje extra y gastos están involucrados al reunirse en persona, por lo que evitar a menos que se requiere diálogo y de intercambio de ideas.

2. Tener convocatorias de reunión y las respuestas van a su delegado, no a ti. No vadear a través de todas las respuestas; es por eso que usted tiene un asistente (si lo hace). En Herramientas, Opciones, Delegados, seleccione "Enviar las convocatorias de reunión y respuestas sólo a mis delegados, no a mí." Brillante.

3. Crear un calendario privado para publicar citas que no quieres que otros vean. Todos estamos acostumbrados a carpetas de correo electrónico, en el que archivamos correo electrónico. La mayoría de la gente, sin embargo, nunca han creado una carpeta de calendario. Una carpeta de calendario es un nuevo calendario. Para crear uno, seguir el mismo ejercicio para la creación de una carpeta de correo electrónico (haz clic derecho en el calendario en la lista de carpetas y seleccione Nueva carpeta). Sin embargo, asegúrese de que la carpeta contiene "elementos de calendario" en el cuadro desplegable. Déle a su nuevo calendario un nombre como "Horario de verano de los niños" o "calendario personal de Laura." Mantuve un registro de las actividades de verano de mis hijos en uno, así que mi marido sabría por dónde su agenda se vio afectado por el deber de conducir.

4. O, ver sus nombramientos como privada cuando usted no quiere que otros para leer el texto. ¡Sí puedes! El cuadro privada es un poco pequeña caja de texto, en la parte inferior derecha de la pantalla (Outlook 2003) al crear una nueva cita. Las personas que comparten su calendario seguirán viendo un bloque y que está disponible, pero no pueden leer el texto cita.

5. Utilice el cuadro Categoría indicar el proyecto, equipo o comité. Cada vez que una cita o aceptar una invitación de reunión, indicar qué proyecto está relacionado con en el cuadro Categoría. Utilice la Lista principal de categorías para agregar etiquetas. "Tag" cada cita con una o varias categorías. A continuación, en el menú Ver, seleccione Organizar por, Vista actual Por categoría. A continuación, puede ver todas las reuniones, pasadas y presentes, que tuvo con un grupo determinado, persona, proyecto, comité, etc.

6. Utilice Contactos para encontrar reuniones. Si no encuentra una próxima reunión con alguien que usted sabe programada? Cansado de buscar su calendario manualmente encontrarlo? En su lugar, entrar en los hábitos de uso de la caja de contacto en la parte inferior izquierda de cada cita, para indicar quién está reunión con (puede haber varias personas). Para buscar todas las próximas reuniones con una persona en particular, ir a la tarjeta de dirección de ese contacto, seleccione la ficha de las actividades, y en el cuadro desplegable, seleccione Tareas Próximos /Citas. Las personas deben ser cargados en su lista de contactos personales (no sólo libreta de direcciones global de su empresa) para que esto funcione. Si se utiliza una invitación a una reunión, esta función es automática y no es necesario para seleccionar los nombres.

7. Como una cortesía a sus compañeros de trabajo, envíe una invitación a una reunión en lugar de un correo electrónico cuando desea conectarse. En lugar de enviar por correo electrónico sus colegas y preguntando: "¿Cuál es su horario de hoy? ¿Podemos reunirnos durante 30 minutos?" tómese un minuto para programar una invitación a una reunión. Mientras que en el calendario, seleccione Acciones, Nueva convocatoria de reunión, Tab Programación, Añadir Otros, Añadir de la Libreta de direcciones y seleccione los asistentes. Compruebe su disponibilidad en el calendario (esto supone que ha tenido acceso a sus calendarios) y encontrar un tiempo abierto (o seleccione AutoPick dejar de Outlook encontrar la próxima fecha disponible /hora). Enviar la solicitud de reunión. Cuando los invitados reciben, ellos simplemente pueden hacer clic en Aceptar, y Outlook mueve el nombramiento de sus calendarios para ellos. Esto ahorra el tiempo destinatario y también le ahorra de tratar de coordinar varios calendarios manualmente.

8. Si alguien hace enviar un correo electrónico con ganas de cumplir, convertirlo en una cita. Si sus colegas no entienden la función de reunión e insisten en el envío de mensajes de correo electrónico para las citas, se puede convertir rápidamente un correo electrónico en un elemento de calendario. Haga clic en el correo electrónico, seleccione Mover a carpeta, y luego Calendario. Una nueva ventana se abre automáticamente la cita, que contiene su correo electrónico y los archivos adjuntos. Escriba la fecha, la hora y los detalles y, a continuación, en Guardar y cerrar. El mensaje se mueve desde la Bandeja de entrada en el calendario automáticamente. Prohibida la reproducción más manual y pegar!

9. Utilice las etiquetas de forma rápida "ver" el diseño de su horario para el día. Haga clic en cualquier cita en su calendario. Seleccione la etiqueta. Seleccione Editar etiquetas. Cambie el texto para mostrar los colores como desee. Escoge colores consistentemente con su equipo (viajes, varias ubicaciones, entrenamiento, personal, vacaciones, reunión, videoconferencia, etc.) para que pueda ver rápidamente dónde los miembros del equipo están trabajando y lo que están haciendo.

10 . Bloquee tiempo para trabajar. A veces es posible que desee programar en realidad una cita para el trabajo. Para proteger su tiempo de los demás, programar una tarea en su calendario (Outlook 2003). Con la vista de tareas Pad en la proyección del Calendario, haga clic en una tarea desea completar. Mantenga pulsada la tecla izquierda del ratón mientras lo arrastra a su calendario y la liberación. Una ventana Cita aparecerá, insertar automáticamente la tarea en la parte de texto del elemento de cita. Rellene el tiempo que desea trabajar en la tarea en su calendario. Cambie el campo Mostrar tiempo como campo para tentativo, si se desea. Guardar y cerrar. La tarea todavía se mantiene en su cojín de tareas, pero ahora usted ha bloqueado el tiempo en su calendario para trabajar en él. NOTA: NO poner las cosas que tiene que hacer en su calendario (eso es lo que las tareas son para), porque si usted no la complete, usted tendrá que mover manualmente (no así con tareas)

11. . Mantenga su calendario hasta la fecha. Es frustrante cuando sus colegas están tratando de establecer citas, y parece que usted está abierto, por lo que envía una convocatoria de reunión a un grupo grande. Usted responde, "Lo siento, tengo un conflicto en ese día /hora", a los que responden golpeando la cabeza contra el escritorio en la frustración, preguntando: "Entonces, ¿por qué no lo tiene en su calendario?" En verdad, si una organización va a utilizar previsiblemente calendario compartido para coordinar reuniones, debe mantener el suyo actual. Está bien usar un método tradicional de papel, así, pero si programa algo en su calendario "otro", asegúrese de actualizar su ser electrónico a intervalos regulares también.

12. Incluya el tiempo de viaje en una sola cita y poner el tiempo de reunión real en el tema. Si la reunión se inicia a las 11:30, pero que va a llevarte a treinta minutos en coche hasta allí y quince minutos para salir del edificio para su coche, bloquear su calendario a partir de las 11:00 (para que otros usuarios no pueden programar con tú). Luego escribe @ 11: 30 en el asunto, para que sepa la hora de reunión real

13.. No acepte una invitación de reunión si el solicitante no puede expresar en una frase la razón exacta se va a reunir. Por ejemplo:
- Informar a nuestro departamento de cambios en la política de retribución de las vacaciones
- Para vender gestión en el plan de nuestra división para automatizar el procesamiento de nóminas
- una lluvia de ideas de la mejor manera de resolver el déficit presupuestario de la asociación.. .
- Determinar los objetivos de ventas realistas para cada región para el próximo año
-. Para hablar sobre las habilidades críticas necesarias para un desempeño exitoso como supervisor de primer nivel

14.. Enviar largos materiales de lectura al menos 48 horas de antelación. Los participantes expresan su frustración con el tiempo en las reuniones de los materiales que se acaban entregados revisión de perder el tiempo. Ellos no tienen tiempo suficiente para digerir la información y formular preguntas. Podrían haber revisado el documento mientras espera en el consultorio del médico ayer. No pierda el tiempo de todos, obligándoles a sentarse allí y leer juntos como niños de kinder - su tiempo es demasiado caro

15.. Si la actualización de una reunión ya programada, envía una actualización de la cita existente. Si ya ha configurado una reunión e invitó a los participantes, el envío de un correo electrónico sobre las fuerzas de su cumplimiento a cualquiera de copiar y pegar la información adicional en la reunión o tener dos bloques de reuniones para el mismo lado evento al lado del otro en sus calendarios, obligándolos a abrir dos elementos para obtener la información completa. Si es necesario agregar información, enviar una actualización de la reunión. Para contactar con el cumplimiento de los asistentes con un recordatorio u otro mensaje, abra la convocatoria de reunión original, haga clic en el menú Acciones y seleccione "Nuevo mensaje a los asistentes."

16. Evite el cumplimiento de petición respuestas. Si va a enviar una convocatoria de reunión a un grupo grande y no necesita o quiere respuestas, en la nueva convocatoria de reunión abierta, en el menú Acciones, desactive la solicitud de línea Respuestas. Para que esto sea el predeterminado. Herramientas, Opciones, Opciones de correo electrónico, opciones de seguimiento, "Eliminar las respuestas de voto y de reuniones en blanco después del procesamiento." O crear una regla (en Herramientas, Reglas y alertas, comenzar desde una regla en blanco) para eliminar automáticamente las respuestas de mensajes con ciertas palabras en la línea de asunto.

17. Programe tiempo para la preparación y la acción. Dependiendo de su nivel de participación en la reunión, que necesita tiempo para prepararse. Puede que tenga que comenzar sus días de preparación antes si usted necesita para crear un informe o una presentación. Cuando acepta una reunión, acudir de inmediato a su calendario y bloquear al menos 15 minutos adicionales por separado para el tiempo de preparación, un descanso bio, bebidas refrescantes, y tiempo de transferencia - y añadir más si es necesario para la preparación mental y opinión. No entrar en la reunión de "frío". De la misma manera, el bloque de salida a la conclusión de la reunión para revisar los puntos de acción, activarlos en su sistema de gestión del tiempo si no se puede completarlos en ese momento, y organizarse.

18. Termine reuniones antes de la parte superior o inferior de la hora. Si usted es el que la programación de la reunión, no utilice la configuración de Outlook estándar de horas o bloques de media hora. Si una reunión es 1:00-2:00, seguido inmediatamente por otro 02:00-3:00, tendrá por defecto llegar tarde a tu 02:00. Así que utilice, ya sea: 15: 45 horas de inicio y fin, para que haya tiempo de transición

19.. Limite los asistentes a las reuniones. Más no es mejor. Piense en que realmente tiene que estar allí. No se preocupe por "herir los sentimientos de alguien" si no están incluidos. Si simplemente desea mantener un actor o un jugador en el circuito, seleccionarlos como "opcional", en lugar de "necesaria". Siempre asuma que los superiores tienen cosas que hacer que son mucho mejores usos de su tiempo que se sienta en su reunión. Piensa en cuánto dinero se pagan las personas, y pregunte si la reunión es la pena una hora de su salario PLUS lo que de otro modo podrían haber estado haciendo si no estaban atrapados en su reunión. Sólo invitar a la gente si tienen una contribución directa para hacer al objetivo reunión y las decisiones deseadas no podrían hacerse sin ellos. Si su presencia sólo se requiere durante diez minutos, darles los primeros diez minutos, y luego les permiten salen amablemente. Mantener a otros que no son invitados informados se puede hacer con un e-mail rápido o la inclusión en la lista de distribución de las notas de reuniones o minutos.

20. Confirmar todo. He mostrado a menudo a una reunión y la otra persona "se olvidó". ¿Le gustaría pensar adultos son todos responsables y harán lo que dicen que van a hacer, pero es siempre mejor para garabatear un correo electrónico rápido. "Mirando hacia adelante a verle el (fecha) a las (hora) en (lugar). Avísame si surge algo." Yo no hago las personas confirman que las cosas son correctas; Les pido que me permita saber si hay un cambio. También asegúrate de que tienes y mapa a cabo mucho antes de intentar ejecutar por la puerta. Miro a mi calendario para el día siguiente antes de irme de trabajo y me aseguro de que estoy listo para rodar en todo. Confirme con los asistentes, también, cuando es su reunión. Abra la convocatoria de reunión original, seleccione Acciones y, a continuación, de nuevo mensaje a los asistentes.

21. Diario su reunión señala. Muchas personas no saben cómo utilizar la característica Diario en Outlook o incluso para qué sirve! Si alguna vez has hecho clic accidentalmente, usted obtendrá un cuadro emergente que le pregunta si está seguro de que desea activar el Diario. La mayoría de las personas se asustan y haga clic en NO. La próxima vez, haga clic en Sí. Abra una nueva entrada de Diario, escriba sus notas de reuniones, puesto en el día /hora de la reunión, indicar en el campo Contactos que estuvo en la reunión, y seleccione una categoría para el nombre de la reunión o proyecto. Al seleccionar ese contacto y haga clic en la ficha Actividades, podrás ver las entradas de diario (notas) de todas las reuniones que he tenido con esa persona. También puede tirar de sus entradas de diario por categoría para revisar notas de la reunión tan atrás como desee. O dar a sus notas a su ayudante, pídale que escriba para arriba en el campo de texto de la convocatoria original, guardar y enviar un mensaje a los asistentes (en acciones).

22. Evite las reuniones de los viernes. Muchos departamentos y equipos simplemente deciden como una política informal para programar reuniones de lunes a jueves, si es posible. Demasiadas personas tratan de tomar los fines de semana largos o pato antes de tiempo, por lo que la programación y la reprogramación de una pesadilla en estos días, además de que va a terminar con un montón de no-shows. Yo trato de dejar abierto los viernes a las citas personales. Me parece si pongo una cita médica entre las reuniones de negocio, siempre hay algo que le sucede a descarrilar una o la otra. Es difícil dejar de pensar cambia entre distintos reinos también.

23. Siempre enviar o solicitar un programa e incluirlo en la parte de texto de la cita o incluir como datos adjuntos. Una agenda básica debe incluir una declaración de propósitos (ver # 13), las consideraciones logísticas, las decisiones a tomar, una lista de los temas a discutir (en orden de prioridad), que es responsable de ese tema, y ​​el tiempo que está asignación para cada uno. Pregunte a los participantes si tienen cualquier cambio en los puntos de la agenda para hacerle saber con antelación a la reunión, para que pueda hacer los ajustes necesarios. Una vez que te metes en la reunión, siga el orden del día con diligencia, para que pueda asegurar que todos los puntos están cubiertos, las decisiones se toman y se logra el objetivo.

24. No deje de Outlook escoger la duración de la reunión. El valor predeterminado es de una hora, por lo que es la cantidad de tiempo que normalmente la gente programar reuniones! En su lugar, que coincida con la duración de la reunión a la finalidad. Si usted ha hecho una agenda (ver # 23), y que haya determinado lo único que necesita cuarenta minutos, y luego programar para eso. Tiempo ampliará para llenar la cantidad de tiempo disponible. Si usted ha prometido la gente va a estar fuera de allí, la gente tiende a trabajar hacia ese objetivo. Si hay tiempo flojo, más socialización se llevará a cabo de forma natural y una hora definitivamente acostumbrarse. Algunas personas tratan de construir en el "buffer" tiempo - no hacer cueva a este hábito. Yo a propósito de menores de horario y anunciar el objetivo en un principio, por lo que todo el mundo se está moviendo hacia adelante de forma activa.

25. Para reunión más larga, permitir que suficientes descansos. Dale un descanso al menos un descanso por cada hora y 15 minutos, como máximo. Deje que los asistentes sepan desde el principio qué esperar. Si sigues divagando, y no está seguro de cuándo van a tener un descanso bio, se acaba de empezar a levantarse al azar y escabullirse. Si usted indica claramente por el principio, "Nos reuniremos a partir de ahora hasta las 10:00, y luego vamos a romper hasta 10:10," etc. También es cortesía común que si usted está cumpliendo más de una hora de almuerzo para proporcionar alimentos.

26. Sea considerado con los de otras zonas horarias. Si estás en la zona horaria del Pacífico, y algunos de sus participantes de la reunión está llamando desde el este, una reunión 2:00 los pone en la hora de salida. Darse cuenta de que las personas pueden tener compromisos de cuidado de niños al final del día; una reunión de la tarde (o viceversa para madrugadas en la costa oeste) puede la gente severamente molestias y reducir las probabilidades de asistencia.

27. Lograr un equilibrio en el momento de programar una reunión. Si programa una reunión demasiado lejos, usted obtendrá un montón de cancelaciones y solicitudes para reprogramar medida que se acerca - o usted acaba de conseguir inventados por alguien más arriba. Si espera para programar una reunión hasta el último minuto, es difícil encontrar un bloque de tiempo cuando la mayoría de las personas son fácilmente disponibles. Así que es mejor para programar alrededor de una a tres semanas de antelación. Cualquier cosa antes que eso, o más allá de eso está lleno de retos de programación y conflictos.

28. Deje que el líder de la reunión lo más pronto usted es consciente de un conflicto con una reunión programada. Si usted tiene un cambio en su calendario, pero no quieren a "mover el bote", que incomodar a más gente cuanto más tiempo espere. Se requiere un esfuerzo para trabajar horario alrededor de las citas, así que tan pronto como usted sabe, levantar la bandera. La silla puede determinar si se puede hacer sin ti o si la reunión se debe mover.

29. Visualice varias ventanas de Outlook a la vez. Tal vez usted quiere ver su calendario mientras se mira en un correo electrónico. Mientras que en la Bandeja de entrada, haga clic en el calendario (ya sea en la lista de carpetas o el icono) y seleccione "Abrir en ventana nueva". Perspectivas abrirá su calendario en una ventana separada, que se puede cambiar el tamaño y mover a donde sea más conveniente para usted, sin dejar de ser capaz de volver a la Bandeja de entrada. Esto es especialmente útil si usted tiene un gran monitor o monitores duales.

30. Personaliza tu calendario con sus preferencias. No se conforme con las disposiciones de calendario estándar - hágale sus los propios! Por ejemplo, puede agregar automáticamente las vacaciones a su calendario. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, Opciones del Calendario y, a continuación, haga clic en Agregar días. Los fines de semana también se comprimen de forma predeterminada. Si desea mostrar el sábado y el domingo como cajas separadas, haga clic derecho en el calendario y seleccione Otras opciones. Desmarque la casilla que dice Comprimir Fin de semana Días. Mientras esté allí, cambiar la configuración predeterminada para los intervalos de tiempo de 30 minutos a 5, 6, 10, 15 o 60 ranuras minutos (yo uso 15). Programar frecuentes con la gente en otra zona horaria? Evitar la confusión mostrando otra zona. En el menú Herramientas, seleccione Opciones. En la ficha Preferencias, haga clic en Opciones del Calendario, Zona horaria, y "Mostrar un adicional de zona horaria" casilla de verificación. Seleccione la zona horaria deseada y OK salir de allí.

Que sea un día productivo! . (TM) Hotel