10 consejos rápidos para organizar su oficina !!

Las estadísticas recientes revelan que los desechos ejecutivos media de 150 horas al año en busca de documentos perdidos. Uno de cada 20 documentos se pierde y nunca se recuperó.
Ya sea en casa o en la oficina de su escritorio es el centro de sus actividades diarias. Pero también se convierte en un vertedero también. Llena de todo tipo de papel, recuerdos y objetos personales, se asemeja a un caos, no el fin. Aquí hay 10 consejos para ayudarle a organizar su oficina !!

1. Todo necesita un lugar. Como usted limpia su oficina y hacer frente a un futuro papeleo, considere el mantra - todo lo que necesita un lugar. Recuerde que la "RAT" mnemotécnica (por lo que no será un Rat Pack) a cada pedazo de papel que se cruce en tu escritorio. Es decir, usted debe decidir retenerlo, Ley sobre ella o Mezcle.

Estas mismas reglas se aplican a los correos electrónicos y archivos electrónicos. El escritorio del equipo no es el lugar para los documentos que se flotando alrededor; que pertenecen en los archivos. Como e-mails vienen en, debe eliminarlos, archivarlos o leerlos y responder inmediatamente.
2. Reúne a las herramientas adecuadas. Es esencial que se borre su oficina de pilas y poner todos los documentos en una posición vertical para que pueda localizar rápidamente sin excavar. Si usted utiliza archivadores, cajas de presentación o cajas de presentación es una elección personal. Sólo asegúrese de que tiene algún tipo de sistema de archivo.

Usted querrá diseñar su espacio para que los archivos que más utiliza se pueden almacenar cerca de su escritorio, mientras que los archivos que acceden con menor frecuencia pueden ser almacenado más lejos. Si usted no tiene mucho espacio, puede almacenar los archivos que casi nunca se necesita, tales como documentos fiscales viejos, en otra habitación del todo.
3. Di no al papel. Sólo imprimir el papeleo si es completamente necesario. Si lo hace imprimir algo, reciclar una vez que haya completado la tarea que utilizó.

2. Kick Post-Its a la acera. Post-su aspecto sucio y son fáciles de perder de vista. Mantenga un cuaderno en su escritorio, junto a su teclado en vez, y adquirir el hábito de usarlo. Si lo usa todos los días, que está obligado a ver sus recordatorios escritos página 3. Muestra tus fotos en el ordenador. Nix los marcos de fotos de la familia, y optar por una presentación de diapositivas de rotación de fotografías personales en su computadora, o elegir su foto preferida a utilizar en su fondo de escritorio. Marcos sólo tiene que añadir el desorden, lo que estamos tratando de perder aquí.

4. Mantener o eliminar? Si utiliza algo cada día deje en su escritorio; si utiliza algo una vez a la semana, usted debería ser capaz de llegar a ella desde su silla; si utiliza algo una vez al mes a mantenerlo en su oficina o área de trabajo. Si utiliza algo menos de una vez al mes, que sea en otro lugar.

5. Mantenga los suministros de oficina en un cajón. Mantener sólo los materiales que utiliza con frecuencia en su escritorio. ¿Usted realmente necesita 25 plumas y 15 paquetes de sal?

6. Mueva la electrónica fuera de la vista. Su cable módem, router inalámbrico, servidor de seguridad, copia de seguridad de la batería, etc. shouldn y' t sea en su escritorio. Incluso si usted tiene suficiente espacio, se introduce desorden visual.

7. Organizar los cables. Es fácil tener la mitad de su escritorio cubierto de cables para diferentes piezas de la electrónica. Mover algunas cosas de su escritorio puede ayudar. Algunos trozos de velcro envueltos alrededor de los cables puede ir un largo camino hacia cosas limpieza. También asegúrese de que usted tiene los cables que son lo suficientemente largo para meter fuera del camino. Si son demasiado corto que ganó y' t ser capaz de organizar ordenadamente.

8. Deshágase de correo no deseado. Para librar su buzón de correo basura en general, póngase en contacto con la Asociación de Marketing Directo (DMA). La Asociación también ofrece un servicio de preferencia por correo electrónico, lo que puede ayudar a reducir electrónico comercial no solicitado de correo electrónico ("spam"). Para agregar su nombre a la lista Mail Preference Service y reducir la cantidad de "basura" mail que recibe, puede registrarse en línea en http://www.dmachoice.org

9. Piense en su cargo como. .. su cocina. Una vez que su oficina está organizada, usted querrá que siga siendo así. Una parte importante de mantener el orden es la forma de enfocar la tarea. La mayoría de la gente tiene las habilidades necesarias, como lo demuestra la forma en que manejan sus cocinas. La gente tiene generalmente cocinas y oficinas muy limpias no son realmente diferentes. Podredumbres de comida para que limpiarlo y que limpie sus contadores. Si usted puede utilizar esas mismas habilidades que ya tiene en su oficina, entonces usted lo mantiene.

Para evitar la acumulación de papel futuro, trata el papel en su oficina como si fuera perecedero. No apile para arriba, diciéndose a sí mismo que usted va a tratar con él cuando tenga tiempo. Usted no haría eso con la comida en su cocina. Tomar decisiones sobre el documento inmediatamente. Mantenga una papelera de reciclaje y un cesto de basura al lado de su escritorio y los utilizan con frecuencia.

10. Mira alrededor. Terminar cada día (o por lo menos cada semana) por poner en orden su escritorio y volver todo a su lugar. (Sí, todo lo que debe tener un lugar.)
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