Una llamada a la acción: ¿Por qué ahora es el momento más emocionante que he visto en 30 años de actividad como Consultor de Organización

El hecho es que, durante los últimos 30 años, la mayoría de las empresas no han valorado los servicios que tenía que oferta. Mis mayores competidores eran y" la apatía y" y". resignación y" Algunas organizaciones consideraron que no era la desorganización y' t realmente una cuestión de fondo - y ciertamente no a “. Debe tener y" Otros hicieron intentos at “ están organizando, y" pero los resultados fueron menos que deseable, o más a menudo no sostenible. Nunca fui exitoso en documentar eficazmente los costes de desorganización o los beneficios de la organización, y por lo que a lo largo de plodded como un negocio, saben que era que estaba haciendo era cambiar vidas - pero no hacer suficientes ventas para demostrar el verdadero valor de los productos /servicios que se ofrecen.

De repente, la situación ha cambiado.

La nueva demanda

Los días de trabajo en una oficina de 08:30-cinco y treinta, y luego ir a casa son más! Los clientes requieren información 24/7, y los empleados trabajan desde una variedad de lugares. Un sistema de presentación en papel en la oficina no tiene ningún valor si y' re responder a un cliente de su casa, mientras viaja, desde otra oficina en su propia empresa, o en la oficina de un cliente o prospecto. La capacidad de cualquier persona para llevar a cabo su trabajo se basa en su acceso a la información que necesitan cuando lo necesitan. Casi sin papel y el comercio; es crucial para hacer negocios en el siglo 21

Cuando el concepto de y". sin papel y" fue introducido por primera vez, la gente asume que y" sin papel y" significa y" automáticamente organizada y" De hecho, descubrimos todo lo contrario era cierto. Si usted tiene un montón de 1.000 documentos, que podría tomar un tiempo, pero se podía pulgar a través de ellos y encontrar lo que necesita. Si tiene documentos electrónicos, que pueden almacenarse en varias unidades en varios formatos, puede que nunca encontrar lo que busca.

Además, la tecnología wasn y' t lo suficientemente sofisticados como para hacer sin papel verdaderamente viable. Afortunadamente, y' re casi fuera de eso y" incómoda y" escenario. We &'; hemos descubierto las ventajas de ser y" conectada y" prácticamente todo el tiempo en una variedad de maneras, de tener varios monitores de ordenador en nuestros escritorios para la máxima productividad, y de los programas diseñados para proteger las contraseñas que cambiamos con frecuencia para mayor seguridad.

El día en que la tecnología hará que ir una opción sin papel total, pero nos y' re no existe todavía. Por ejemplo, me reuní con el director general de una empresa que acaba de unirse a la junta directiva de una organización sin fines de lucro locales. Lo primero que recibió fue una carpeta de 3 pulgadas de los documentos pertinentes a la organización. Escaneo de todo no es realmente práctico, o incluso necesario, así que por ahora mantener el aglutinante es la mejor opción. El día en que la organización tendrá una agenda electrónica, y el aglutinante se convertirá innecesarios, ahorrando tiempo, espacio, energía y dinero.

La nueva administración de registros de

Durante décadas, la gestión de documentos ha sido diseñado para proteger a las empresas /individuos documentando el proceso detrás de la toma de decisiones. Esto ya no es viable por dos razones principales es:.! 1) El costo de los litigios y 2) Ritmo de negocio

En el pasado, los abogados dijeron a los empleados y" En caso de duda, mantenerlo y" Con el cambio de las leyes federales con respecto a litigios, el cumplimiento se ha convertido en extremadamente caro - el costo de producción de una sola página se estima en cinco dólares. Esto se traduce en cientos de miles de dólares de los gastos para una sola demanda, y las horas incontables de la pérdida de productividad debido a los empleados que se requieren para producir documentos y comparecer en juicio. Este hecho hace que la creación y ejecución de políticas de gestión de registros crucial.

Educar a los empleados sobre las cuestiones de gestión de seis registros es esencial:
1. ¿Qué información necesito para mantener?
2. ¿En qué forma?
3. ¿Por cuánto tiempo?
4. ¿Quién es responsable de la presentación de la información?
5. ¿Quién necesita acceso a ella?
6. ¿Cómo podemos encontrarlo?

Evitar la Blame Game

Si le preguntas a cualquier 100 empleados, y" Si tuviera el tiempo, hay documentos en sus archivos se podía tirar con comodidad y "?; Noventa y nueve de ellos contestarían y"! Yes &"; Pero, ¿quién va a trabajar y dice y" I don &'; t tiene nada más que hacer; I &'; voy a limpiar mi archivos y" De hecho, si lo hacen, otros se vuelven molestos, y la limpieza persona se dificulta porque a menudo necesitan la cooperación de otras personas en la empresa para tomar decisiones acerca de lo que pueden eliminar de forma segura.

Administración se queja de que los registros son un desastre debido a la indiferencia de los empleados y los empleados se abstengan de tirar nada por temor a ser requerida para producir de nuevo! De hecho, un programa de gestión de registros con éxito requiere la participación de al menos tres entidades:
1. Gestión, que determina la filosofía de gestión de registros de la organización
2. Legal, que determina lo que se basa en la ley página 3. Los empleados, que saben lo que la información que necesitan para realizar su trabajo

El primer paso crucial

Cuando una organización está lista para pasar a Casi sin papel &trade ;, el primer paso es eliminar todo lo innecesario existente papel. Un método eficaz es llevar a cabo un evento que llamo a “ Productivo Día del Medio Ambiente y el comercio;. Y" Defino a “ Productivo Medio ambiente y comercio; como y" un entorno intencional en el que todo lo que te rodea es compatible con lo que eres y quién quieres ser y" El Productiva Día y el comercio para el Medio Ambiente; es un evento que ofrece a los empleados la oportunidad de eliminar el desorden. (BARRA LATERAL OPCIONAL:. Productiva Medio Ambiente Día Lista de control para 18 consejos para un resultado exitoso)

Todos trabajan juntos para pelar la primera capa de papeles innecesarios. En mi experiencia, si el evento está configurado correctamente, los resultados son asombrosos! Una empresa con 400 empleados realizaron una serie de 12 eventos Productivos Día del Medio Ambiente en la que se abordan tanto papel y archivos electrónicos. Con empleados que trabajan en sus oficinas de sólo dos horas en el papel, se envió un total de 25.000 libras de papel para reciclar! Una pequeña organización sin fines de lucro con 30 personas pasó seis horas de limpieza de archivos y se recicla 6.000 libras de papel.

A Win-Win Resultado

Todo el mundo gana, como resultado de un día productivo para el Medio Ambiente! En el caso de una empresa que se está moviendo, hay un ahorro de miles de dólares en costos de mudanza, el tiempo de desempacar después de la mudanza, y el ahorro en el costo de los equipos y el espacio de bienes raíces. El día en sí proporciona un aumento de la conciencia de la productividad individual - y los principios llevar encima en el participante y' s la vida personal. Después de cada evento, escucho historias de personas que solicitan lo que han aprendido en casa.

La Oportunidad Ahead

Como Tom Henning, Presidente de Assurity seguro de vida, lo puso: “ Si usted se muda a un entorno sin papel, es difícil hacerlo sin la ayuda de un profesional. Barbara Hemphill ha aplicado muchos de los mismos principios que ella y' s desarrollado para la gestión de papel en la gestión de los documentos electrónicos. Con la llegada de descubrimiento electrónico, sus principios son aún más importantes y potencialmente podrían salvar empresas cientos de miles de dólares para evitar costosos gastos de descubrimiento legal y".

Hay miles de organizaciones, grandes y pequeñas, que lo hará moverse a Casi sin papel &trade ;. No tendrá que haber muchos y" Barbara Hemphills y" para ayudarlos. Si usted y' d tiene gusto de poseer su propio negocio, o añadir un flujo de ingresos adicional para un negocio ya existente, aquí y' s su oportunidad! El especialista en la formación (CPES) Certificado de Medio Ambiente Productivo le proporcionará la metodología, la mecánica y la comercialización que usted necesita para tener éxito. Juntos somos mejores!

© Barbara Hemphill 2010
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