Sistemas de registro de papel

• Archivos y Documentos Encuentra Fast Francia El único motivo para presentar documentos es darles un lugar para estar hasta que los necesite de nuevo. Un buen sistema de archivo que usted debe tener muy poco tiempo para presentar o encontrar documentos. Don y' t dedicar tiempo a crear un sistema elaborado y don &'; t el archivo de forma automática todo lo que se le presente. Los estudios muestran consistentemente que el 80 por ciento de los documentos presentados no se conocen más
Hay y'! S nadie mejor sistema de archivo. El mejor sistema para usted dependerá de qué tipo de documentos a presentar y cómo va a pensar que buscarlos. Diseña tu propio sistema a medida que descubre lo que funciona mejor para usted. Y lo que funciona mejor puede ser una combinación de sistemas. Aquí están algunas ideas para hacerle pensar Hotel &toro; Mantenga categorías
amplia presentación por categoría proporciona una estructura lógica para archivos porque temas similares se agrupan. Si elige un color diferente para cada categoría, y' s fácil de ver dónde y' re ubicada tan pronto como se abra el cajón de archivo. Trate de etiquetas de categoría suficientemente amplio que la mayoría de los nuevos documentos se ajustan a uno de ellos. Crear una nueva categoría cuando sea necesario, pero don &'; t hacerlos tan específico que se crea un nuevo archivo para cada nuevo trozo de papel
Por ejemplo, en la mayoría de las pequeñas empresas, allí y'. S no hay necesidad de subdividir una categoría llamada y" Legal &"; en los permisos, licencias, registros de marcas, etc. Sólo don &'; t tiene que ser tan específico; un archivo es un montón. Si tiene que ver con asuntos legales, colóquelo en; si usted tiene que recuperarlo más tarde se puede hojear el archivo hasta encontrar el documento correcto. Por otra parte, una categoría llamada y" Clientes y" wouldn los &'; t ser lo suficientemente específico. No sería práctico para poner todas las carpetas individuales de los clientes en un archivo colgante; usted y' D quiere archivos separados para cada uno, probablemente, en orden alfabético. Y usted y' D quiere que todos sean del mismo color, así que usted sabe al instante que un archivo que y'. S amarillo, por ejemplo, es un archivo de cliente
Idealmente, cuando se añade nueva información que usted y' ll colocarlo en la parte delantera del archivo, pero yo no y' t creo que y' sa gran problema si usted don &'; t. Los archivos no deben &'; t ser tan espesa que se necesita más que un momento o dos para encontrar lo que usted y' re buscando, no importa donde se encuentra en el archivo. Si los archivos se vuelven demasiado lleno de gente, subcategorizar o eliminar a información obsoleta

• Localizar archivos basándose en la frecuencia de uso de
Guarde los archivos que usas todo el tiempo en el lugar más conveniente, al igual que lo haría con cualquier otra herramienta de oficina. Mantenga los que utiliza con menos frecuencia un poco más lejos y mdash;. Tal vez a través de la habitación, y los que rara vez se utilizan incluso más lejos, tal vez en un armario de almacenamiento Hotel • Presentar declaraciones de rutina por mes
Piense qué tan rápido y fácil de presentación sería si simplemente dejó caer todas las facturas del mes en curso en un archivo y se hicieron con su presentación! Aunque la mayoría de nosotros aprendimos a presentar por los proveedores y mdash; cuentas telefónicas juntas, las tarjetas de crédito en conjunto, etc., y' s mucho más fácil de presentar todos los proyectos de ley a partir de enero en conjunto, todos los proyectos de ley a partir de febrero juntos, y así sucesivamente. La presentación por mes podría ser un poco más problemas si usted necesita para encontrar un proyecto de ley específico, ya que usted y' D tienen que adivinar tiempo aproximado y podría tener que revisar algunos archivos diferentes. Pero la mayoría de las veces, nunca se refieren a facturas pasadas de todos modos, por lo que el tiempo de presentación que sin duda ahorrar hasta delante más que compensa el tiempo que puede pasar más adelante
It &';. Sa buena idea tener dos años de archivos mensuales , girando el año en curso a la parte posterior cuando termina el año y con lo que el año pasado y' s de archivos hacia adelante. Como las facturas vienen en el nuevo año, revisar lo y' s en el archivo de hace dos años, y si ya no lo necesita, triturar. Si lo necesita, puede moverlo a una permanente y" la categoría y" presentar en ese momento. No sólo es esta técnica rápida y fácil, que mantiene automáticamente los archivos se conviertan rellenas con papel anticuado Hotel  .;