El papel de la Comunicación en la Gestión de Proyectos

La comunicación es la más importante de la persona que la gestión de proyectos o tareas de equipo para un proyecto determinado. 90% de la obra de un líder de gestión de proyectos en el proyecto será la comunicación. Delegar, recibir y dar seguimiento a los informes de progreso, y la celebración de reuniones de toda la demanda de comunicación muy eficaz no sea algo sale mal con el proyecto. Probablemente hace falta decir que la comunicación muy eficaz debe incluirse en todos los chats de mensajería instantánea, correos electrónicos y llamadas telefónicas, así.

Es la tarea más importante de los líderes de gestión de proyectos para comprender y facilitar clara y comunicación circunspectos por la sencilla razón de que la mayoría de los miembros de un equipo de desarrollo del proyecto, probablemente, tienen sorprendentemente mediocre, incluso por debajo del par, las habilidades de comunicación. Las habilidades de comunicación son muy tomadas por sentado por la población general de negocios. Se supone que si uno ha graduado de un colegio o universidad y tiene habilidades orales y escritos básicos de Inglés (como este ensayo está siendo escrito en Inglés, vamos a suponer que usted conduce su negocio en Inglés), uno debe tener habilidades de comunicación efectiva. Pero a medida que las personas con experiencia en la gestión de proyectos a entender, este aparentemente lógica, incluso inevitable, la relación es muy a menudo ausente. De hecho, en el mundo de los negocios uno de los factores importantes que ayuda a decidir si alguien es lo suficientemente calificado para ser un líder de gestión de proyectos es su teniendo por encima del promedio (preferiblemente excelente) capacidades de comunicación.

La comunicación en los proyectos es de aproximadamente la transferencia de conocimiento relevante de una parte a otra parte o partes. Si el conocimiento de que está destinada a ser transmitida se distorsiona o mal recibido, claramente esto interfiere con la transmisión y por lo tanto con el uso y aplicación del conocimiento. La falta de conocimiento se traduce en una o, peor aún, un proyecto incompleto inadecuadamente completado. Tal resultado pobre le cuesta a la empresa una gran cantidad de dinero, y puede costar a la empresa de un cliente. Puede costar alguien de su trabajo, también.

Los dos métodos principales de comunicación son a través de la palabra escrita y la palabra hablada. Una gran cantidad de tiempo que se gasta en el mundo de los negocios mediante la palabra escrita para la comunicación. Las personas involucradas en la gestión de proyectos, sin duda pueden dar fe de que a menudo hacen mucho de la lectura con el fin de tratar de dirigir un proyecto hasta su conclusión exitosa.

Las palabras escritas tienen un gran poder y utilidad. Cuando usted está escribiendo, usted puede tomar su tiempo para reflexionar sobre las palabras que se elija. Incluso si usted está hablando a través de mensajería instantánea, puede tomar más tiempo para hacer una pausa y pensar en lo que estás leyendo de la otra persona y lo que realmente quiere decir a continuación de lo que puede en una llamada telefónica o de sólo las palabras pronunciadas durante una cita. Cuando reciba la comunicación por escrito, puede leer sobre las palabras una y otra vez, según sea necesario con el fin de sacrificar el significado correcto. Usted puede volver sobre sus archivos de la comunicación escrita en el caso de haber olvidado algo o necesita aclarar su memoria.

Sin embargo, hay algunos inconvenientes a la comunicación palabra escrita. Una de ellas es que la persona que escribe un mensaje puede tener menos deseables habilidades gramaticales y de puntuación. Pobre capacidad ortografía puede enturbiar las aguas de una comunicación clara, también. Inferior gramática, puntuacion, y la ortografía puede dar lugar a mensajes escritos distorsionados. Estos factores pueden conducir a la falta de comunicación que causan problemas con el desarrollo del proyecto, como por ejemplo un mensaje mal escrito y por lo tanto mal entendido que conduce a la fricción entre dos partes. También pueden llevar a una desaceleración deseado en el progreso de un proyecto, y esto a su vez puede amenazar el cumplimiento de los plazos, si una de las partes debe esperar una aclaración de un mensaje escrito de otro. Otro problema con las palabras escritas es que muchas personas, especialmente en la actual era digital, en realidad no utilizan la ventaja de más tiempo para pensar que la escritura permite. Esto es especialmente cierto con la comunicación de mensajería instantánea, y sale de mensajes de correo electrónico también. Hay demasiadas personas que escriben como hablan, y no creo que las letras mayúsculas en su caso realmente importan. Gestión de proyectos exige absolutamente que usted, como gerente, ha avanzado la capacidad de comunicación escrita (como el autor de este ensayo!). También es una buena idea para que usted pueda sugerir la formación en habilidades de escritura de negocios para los empleados que usted encuentra a faltar en las habilidades fundamentales de escritura en inglés.

Como se mencionó anteriormente, el otro aspecto de la comunicación verbal es oral. Las ventajas aquí son significativas. La comunicación fluye más rápido sin la necesidad de escribir las cosas. Si utiliza las reuniones virtuales en línea, es posible crear grabaciones de audio de todo lo que dijeron para su posterior reproducción y grabadoras de voz activado se puede utilizar en las reuniones en persona a los mismos fines, por lo que de esta manera la comunicación oral se puede archivar y referencia más tarde sólo como escrita lata. Cuando no hay más que escuchar en lugar de tener que leer, a menudo se puede actuar en el conocimiento más rápidamente (como el dibujo, escribir, escribir, archivos de escritorio de ordenador abriendo o la navegación por Internet en respuesta simultánea a lo que está siendo escuchado).

Sin embargo, hay inconvenientes en la comunicación oral. Es más difícil para muchas personas a retener la información que sólo se habla contra lo que está escrito (que hace que sea audiovisual, no sólo de audio). A menudo es más tedioso para hacer una pausa, rebobinar y avance rápido a través de una grabación de lo que es simplemente hojear las páginas. Y, la comunicación oral puede ser más complejo de lo escrito porque involucra aspectos paralingual ("no es sólo lo que dices, sino cómo lo dices") y, cuando se trata de las palabras habladas, el 55% del mensaje se entrega por no verbal lenguaje señales del cuerpo. El lenguaje corporal es más difícil de seguir en estos días de la reunión virtual de Internet. Y muchas personas son algo inepto cuando se trata de entender cómo utilizar aspectos paralingual y no verbales de la comunicación oral en el teléfono y en reuniones en vivo. Esto puede hacer claramente una gran cantidad de estragos

Para entender lo fácil que es para los esfuerzos de comunicación para ir mal en la gestión de proyectos, hay una fórmula poco agradable que se ha trabajado a través de los años:. Para calcular la posibilidad de que la falta de comunicación, utilice la fórmula (N * (N-1)) /2, con N = el número de personas que participan directamente en el proyecto. Así que en un proyecto que tiene sólo cinco personas involucradas, con usted que es uno de ellos como jefe de proyecto, hay 10 maneras posibles, con todos y cada pieza de comunicación, para que las cosas van mal, si no se hacen "a la perfección ".

También hay una buena solución para ayudar con la comunicación efectiva que se ha dibujado, llamada la matriz de comunicación. Esta es una tabla de todos los directamente involucrados en el proyecto, y todas y cada una de esas personas se introduce bajo la fila y encabezados de columna. Una marca de verificación en la intersección de dos participantes en el proyecto significa que los dos participantes definitivamente tendrá que comunicarse directamente entre sí para que el proyecto se complete con éxito. Usted puede centrarse en esta matriz para ayudarse a facilitar la comunicación clara y efectiva en el momento adecuado y en el lugar adecuado para la gente adecuada en cuestión.

Su línea de fondo aquí con alls esto es sencillo. Es imprescindible que se asegure y facilite la comunicación eficaz como gerente de proyectos. Es el 90% de su tarea de gestión de proyectos Restaurant  .;