Cómo elegir el método de comunicación Derecho y por qué es importante

La comunicación es una parte integral de los lugares de trabajo. It &'; s más importante hoy en día, con las mejoras en la tecnología - tanto de hardware como de software. Hay un montón de diferentes métodos que puede comunicarse con otros empleados
Podría ser un poco abrumador y confuso a veces
It &';.. S algo que yo todavía tengo problemas con el. Es decir, mirando para seleccionar qué método de comunicación es la mejor para cualquier situación dada. I &'; he reunido algunos consejos para ayudarle a determinar cuál es el ideal para cualquier situación
Hay varios métodos para que usted pueda comunicarse con los demás, que incluyen:

Las llamadas de teléfono (teléfono móvil o de escritorio).
SMS
Correo
La mensajería instantánea (por ejemplo, Microsoft Lync /Communicator)
Videollamada
Personalmente

En realidad, hay buenas maneras y malas funciones para cada uno de estos diferentes comunicación métodos, y se necesita un poco de la experiencia y el conocimiento para llegar a saber qué tipo de usar - pero I &';. Trataré de ayudar aquí

Cuándo utilizar Llamadas

Las llamadas telefónicas son un buena forma de comunicarse. Marcar un número, la otra persona toma su teléfono y hablar. Ellos son, en mi opinión, una especie subestimado de la comunicación en el trabajo.

El inconveniente de las llamadas telefónicas es, bueno, usted tiene que saber cómo hablar a otras personas. Esto puede parecer muy simple, pero si usted y' has trabajado en TI para cualquier cantidad de tiempo, usted y' probablemente ha descubierto que algunas personas son mejores en comunicar que otros. Un número de personas - tal vez incluso a ti mismo - no puede ser tan cómodo o tan confiado de hablar por teléfono a otras personas. Ese y' s bien - que viene con la práctica y la confianza con lo que haces

Las llamadas de teléfono debe ser utilizado si es necesario comprender o explicar algo a alguien que puede tomar un poco de tiempo.. Si algo can &'; t describirse fácilmente por correo electrónico, a continuación, una llamada de teléfono es mejor. Si usted tiene una pregunta que debe ser descrito así, entonces llamadas telefónicas suelen ser mejor.

Las llamadas telefónicas también pueden ser ideales para obtener respuestas rápidas. Usted puede recoger el teléfono (si y' sa teléfono de escritorio, un teléfono móvil, o incluso un auricular vinculado con el PC y la red), marque el individuo que usted y' re buscando, y tienen una respuesta en cuestión de minutos. Esto es considerablemente más rápido que otras técnicas de comunicación.

Al utilizar el correo electrónico

El correo electrónico es otra forma popular de la comunicación en el entorno de trabajo de TI. Nos encanta la gente de TI de correo electrónico. We &'; re técnica por la naturaleza y por lo general encontrará que el correo electrónico es más apropiado para explicar nuestros datos o hacer las cosas

Sin embargo, y'. S en riesgo de ser abusado. Frecuentemente recibo correos electrónicos de todo a través de mi día, y la I &'; estoy seguro de que hacer, así, de la gente sobre temas y pensar, y" Esto podría ser más adecuado para una llamada telefónica y " ;. Admito, I &'; estoy probablemente culpable de ella también. Los correos electrónicos son por lo general un poco de un alboroto si son usados ​​en exceso o no se utiliza de manera eficiente.

Los correos electrónicos se utilizan generalmente para hablar o explicar o resolver algo entre un montón de gente. It &';. S fácil de hacer esto mediante el uso de los campos Para y CC - poner sus nombres en, añadir algunos detalles o problemas o discusiones, pulse enviar y esperar a que las respuestas

Sin embargo, así es como el desorden viene en. Los correos electrónicos se envían a otro, a menudo sin ningún resultado real, y puede ser difícil de seguir, y también distraer a la gente de otros trabajos. Por lo general son lentos (en conseguir respuestas).

Si usted tiene que conseguir respuestas o información de algunas personas, otros métodos de comunicación suelen ser más adecuado, como llamadas telefónicas o una reunión cara a cara ( si ese y'. s posible)

Hay varios aspectos positivos al correo electrónico de comunicación, sin embargo. It &'; s grande para explicar temas complicados que requieren información de apoyo, tales como diagramas. It &'; s grande para los informes de estado de comunicación o minutos a un grupo de personas. It &'; s ideales para una comunicación bidireccional. It &'; también es bueno para la confirmación de una llamada telefónica anterior (algo que me dijeron en mi primer día en TI!)

Cuando para utilizar SMS

SMS o Short Message Service, es. disponibles en casi todos los teléfonos móviles producidos en los últimos diez años. It &'; s muy útil, ya que le permite enviar fuera un simple mensaje a cualquiera en su teléfono, dondequiera que estés. It &'; s no un método de comunicación común en el mundo de TI, sino que está determinada por su trabajo en cuanto a cuando y'. S usados ​​

SMS es ideal para cuando usted y' estés fuera de casa. It &'; s grande para decirle a la gente dónde reunirse, donde usted está, o si usted y' re llegando tarde. It &'; s también bueno para enviar pequeños trozos de información a otras personas donde pueden ser incapaces de obtener un correo electrónico o una llamada telefónica - tal vez los detalles que y'. Re esperando

SMS no es el mejor método para pedir un reto preguntas, o hablar con un número de personas. Ciertamente isn y' t la mejor manera de decirle a su jefe que usted y' re tener un día enfermo! Pero ese y' sa tema para otro artículo y hellip;

Al utilizar Mensajería Instantánea

Muchas oficinas tienen ahora sus propias implementaciones de un servicio de mensajería instantánea para el uso por parte de sus empleados. A veces y' s Microsoft Lync, u Office Communicator. It &';. S similar al programa MSN Messenger o ICQ, o cualquiera de esos programas que eran grandes antes de que Facebook

Se le permite enviar un texto a través de su computadora a un empleado diferente en la empresa. Una ventana de conversación se mostrará en su pantalla, para que puedan interactuar - básicamente tener una conversación con usted, utilizando el PC. Dependiendo del programa utilizado, esto tiene diferentes características. Office Communicator, como ejemplo, le permite enviar archivos y hablar con varias personas.

Se tiene sus desventajas sin embargo. Puede ser intrusivo - la gente puede empezar a enviar más mensajes y han chatear ventanas apareciendo por todo el lugar, le distraiga de su tarea. Puede ser tedioso - escribiendo una discusión general, es mucho más trabajo que charlando con alguien

Existen numerosas ventajas de la mensajería instantánea, sin embargo.. Uno de ellos es, bueno, que y' s instante. Usted puede enviar una nota a alguien, y que recibirá al instante (si es que y' re en su escritorio). Usted puede incluso conseguir una respuesta rápida - al igual que una llamada telefónica

y' s también conveniente para el envío de información que solo puede y' t hacerse por teléfono o hablar, ya que y' s más rápido que el correo electrónico.. Si usted y' re haciendo pruebas de software y la necesidad de enviar algunos códigos a un compañero de trabajo, como un ejemplo, y' s probablemente más rápido que el correo electrónico para abrir una ventana de chat, copie y pegue el código en la ventana y pulse Enter
.

Al utilizar videollamadas

Hay un aumento en las organizaciones que utilizan la tecnología de vídeo en estos días. Tal vez sea el menor costo de la tecnología, o la capacidad para trabajar con personas de otros lugares, pero parece ser más común. Tener una llamada de video es similar a una llamada de voz, pero le permite ver unos a otros en una pantalla.

Esto puede parecer intrusivo o innecesario, pero viene con sus beneficios. It &'; s perfecto para el compromiso - usted puede presentar cosas para mucha gente y ayudarles a centrarse en lo que usted y' re diciendo. Usted puede leer su lenguaje corporal y expresiones y ajustar adecuadamente. También usted puede decir si y' re realmente escuchar

Llamadas de video, sin embargo, shouldn y'! T ser usado en exceso. Podría ser bastante personal para tener una videoconferencia con un individuo que usted don &'; t sabe tan bien, o sobre un tema que doesn y'. T tiene que tener una interacción de vídeo

Cuando comunicarse en persona

La comunicación en persona es un fantástico método de comunicación. Se trata de dos o más personas que están en la misma ubicación que tiene una conversación. It &'; s grande a medida que la atención de la persona o personas que usted y' re conversar con, usted puede juzgar el lenguaje corporal, puede escribir y dibujar cosas en conjunto para ayudar a la discusión, y casi siempre termina en un resultado para las personas involucradas - como en, usted don y' t necesidad de esperar una respuesta como lo hace con el correo electrónico

La comunicación en persona tiene un inconveniente importante - usted tiene que ubicarse juntos.. En realidad no es posible en la industria de TI hoy en día, teniendo en cuenta la variedad de personas que hacen el trabajo en diferentes edificios, diferentes ciudades e incluso diferentes países. Si can &'; t se llevará a cabo en persona, a continuación, otro método debe ser utilizado, pero si usted y' re capaz de llegar a hablar con alguien en persona, él y' s recomendable que lo haga

Otra ventaja de. hablando en persona es que te ayuda a buscar la información real o obtener un juicio real sobre algo. It &'; s más fácil que la gente habla de cosas en el teléfono o correo electrónico, jugar duro-ball o para evitar sus peticiones, pero si usted y' re poder interrogarlos personalmente que usted podría encontrar que son más útiles. A menudo ayuda. Trato de no decir nada más de correo electrónico o el teléfono que I &'; no estoy dispuesto a realizar copias de seguridad en persona (por si acaso), pero algunas personas don &'; t hago

Mi método favorito de la comunicación es. en persona, pero y' s no necesariamente sea posible, por lo que todo se reduce a tomar sus propias decisiones sobre la base de su conocimiento y la situación en cuestión Hotel  .;