10 Consejos sobre cómo escribir un email del negocio

El correo electrónico es parte de la actividad cotidiana de un profesional de TI. It &'; s utilizado en oficinas como forma principal de comunicación y algunas organizaciones lo utilizan mejor que otros. Usted encontrará que hay gran diferencia entre un buen y un mal de correo electrónico de correo electrónico. A veces podemos recoger a los malos hábitos de otras empresas o empleados, haciendo que nuestros mensajes de correo electrónico para entrar en el y" mal de correo electrónico y" categoría. Tiene una lectura de estos diez consejos sobre cómo escribir mensajes de correo electrónico de negocios para ayudar a mejorar su escritura.

Utilice una línea de asunto Informativo

La línea de asunto es la primera cosa que una persona ve en una correo electrónico. Por lo general, lo ven antes de abrir el propio correo electrónico, ya que dependiendo del cliente de correo electrónico, el sujeto y destinatario se muestra antes de todo el mensaje.

El tema debe proporcionar suficiente información sobre el correo electrónico para que el destinatario sepa lo que se trata antes de abrir. Un tema como “ Review &"; o y" Documentos &"; es extremadamente vaga y doesn y' t ayuda mucho. Por otro lado, un tema como “ revisar los requisitos de documentos y" es mucho más específico y ofrece el destinatario más información sobre el correo electrónico

Salude El Receptor
Apropiadamente

Comience su correo electrónico, proporcionando un saludo - don &';. t Sólo tienes que abrir en el correo electrónico. Hay varias ocasiones en las que simplemente puede responder al correo electrónico utilizando una respuesta rápida, pero en casi todos los casos y' s preferible tener un saludo

¿Cómo se debe usar un saludo en un correo electrónico.? Bueno, este mensaje es formal, pero no tan formal como una carta comercial. La utilización y" Querido John &"; es demasiado formal. Algo similar a “ Hola, y" o y" Hola, y" o y" Hola Juan, y" es a menudo aceptable. Se tendrá que ser ajustado cuando hay más de un destinatario. Por lo general incluyen tanto los nombres si hay dos personas, o usan la palabra y" todos y" si hay más de dos. Por ejemplo, y" Hola Juan, Pedro, y" si y' s de dos Juan y Pedro, o en “ Hola a todos, y" si y'. s de Juan, Pedro y otra persona

que sea breve y necesario

En este mundo de las computadoras y la tecnología, y' s tentador convertir el correo electrónico en un ensayo y escribir cualquier cosa y todo el interior de la persona. I &'; no estoy seguro si usted y' alguna vez has conseguido un largo correo electrónico antes, pero si usted tiene, ¿cómo que te hace sentir? ¿Se sintió entusiasmado con su lectura, o que se apague haciendo que se sienta como si fuera un montón de trabajo? Sé cómo me siento cuando recibo un email largo - IT &'; s no una buena cosa

En algunos casos, la selección del método de comunicación más adecuado bien puede usted decir don &'; t incluso necesario para componer el correo electrónico.. Por otro lado, si lo hace, entre las cosas más difíciles de hacer al aprender cómo escribir un correo electrónico de negocios es que sea breve y conciso. ¡Tienes que ser capaz de hacerse entender de manera eficiente, sin entrar en demasiados detalles o información innecesaria. Se necesita un poco de práctica y experiencia, pero tratar de pensar en ti mismo como destinatario al leer el correo electrónico. Una sugerencia que menciono más adelante está en revisar el correo electrónico - al revisar, se puede ver si se y' sa buena longitud

Ponga su punto principal en la primera frase

Además de intentar. mantener el correo electrónico breve y al punto, hay algo más que es capaz de hacer para ayudar al destinatario y obtener una respuesta del correo electrónico. Usted puede poner la razón principal para el correo electrónico en la frase inicial. Este punto podría ser una solicitud (como “ I &'; D ¿Te gusta su aprobación en la siguiente acción y" o y" ¿Podemos satisfacer para hablar sobre los planes para el nuevo empleado y"?) O información incluso sólo (como “ A continuación encontrará los detalles acerca de la interrupción del servidor en el fin de semana y".)

Esto ayudará al receptor leer el correo electrónico y mejorar la forma en que se utiliza el correo electrónico. Más detalles en el correo electrónico puede ir más abajo, para apoyar este punto

Sea consciente de los destinatarios y'. S Conocimiento

Una gran parte de cómo escribir un correo electrónico de negocios en el mercado de TI es la brecha en el conocimiento entre los empleados. Es evidente que hay una gran cantidad de información técnica en diversas áreas de TI - y no todo el mundo sabe lo que significa. Este es sin duda algo en que pensar al escribir mensajes de correo electrónico a otras personas.

Podría estar bien al escribir como parte de su propio equipo o cuando se sabe que la persona es consciente del asunto del correo electrónico. Sin embargo, al escribir a los demás, y' s importante a tener en cuenta el destinatario y' s conocimiento. Este conocimiento puede estar en dos áreas - el conocimiento de la tecnología y el conocimiento del contexto empresarial

El conocimiento de la tecnología implica toda la materia de TI que conocemos y amamos -. Servidores, redes, programación, bases de datos, configuración - Todas esas cosas. Este tipo de cosas que otras personas lo más probable es de entender, pero no siempre. Sólo porque alguien es consciente de cómo los switches y routers están configurados para la red, doesn y' t significa que saben acerca de las configuraciones de bases de datos. Puede que tenga que explicar el objetivo de tu correo electrónico a ellos en términos no técnicos

El conocimiento del contexto empresarial implica sistemas de software, procesos de negocios y trabajo en equipo que isn y'. T correspondiente a la parte técnica de su correo electrónico. El destinatario puede ver por qué desea cambiar una configuración en el servidor para aceptar una nueva aplicación, pero no puede saber lo que la aplicación es o por qué hay que aceptar. Esto es simplemente un ejemplo en el que explica la situación o pedido en contexto puede ayudar al destinatario

Don y'. T utilice mayúsculas o texto habla

El uso de mayúsculas en un correo electrónico que te hace ver como si gritan. Claro, tal vez lo tienes en por accidente, pero asegúrese de revisar el correo electrónico para verificar. La única excepción a todas las tapas es de siglas o iniciales - que se debe utilizar con moderación. Mantenga sus correos electrónicos para sentenciar el caso - como si usted y'. Re escribir una frase

Además, don &'; t utilizan y" El texto habla y" en un correo electrónico. Siglas y palabras que podrían ser aceptables en los mensajes de texto, como LOL o PLZ, no se deben incluir en el email. Si usted cree que necesita usarlos, usted y' re no escribir un correo electrónico de negocio eficaz. Mantenga a palabras llenas como exige

Usar Ortografía y gramática correcta

Ortografía y gramática es necesaria en un correo electrónico - IT &';. S espera que sea correcta. Un número de personas que puede que no note la ortografía y la gramática incorrecta, pero para mucha gente, la mala ortografía y la gramática se destaca. En realidad, puede arruinar el resultado de su correo electrónico y te hace ver menos profesional

Asegúrese de que está utilizando la ortografía y la gramática de un correo electrónico que usted y'. Re escritura. Su cliente de correo electrónico debe hacer un trabajo razonable de corregir la ortografía y la gramática, pero usted no debe de &'; t dependen de ella. Especialmente trabajar en un entorno técnico, podría tratar de traducir o y" correcta y" cosas que shouldn &'; t ser corregidos. Si usted y'. Re seguro, pregunte a un colega para mirar por encima de ella para comprobar que es correcta

Diga por favor y Gracias

Si usted y' re pidiendo a la gente a tomar acción, y' s inteligente para utilizar las palabras y" complacer y" y" gracias y " ;. It &'; s algo que aprendimos en día escolar prematuro, y de nuestros padres - usando por favor y gracias es educado y otras personas te respetan por ello. Se isn y' t algo que está implícito en un correo electrónico, por lo que si usted menciona y ldquo específicamente, por favor, y" y" gracias y" probablemente será apreciado.

Incluir una firma apropiada

Adición de una firma en el bottoom de su correo electrónico es sin duda la cosa más grande que eres capaz de hacer en la búsqueda de la forma de escribir un negocio correo electrónico. It &'; s allá arriba con un asunto del correo electrónico como una parte vital de un correo electrónico. Esto es importante por varias razones:

Se incluye información de contacto para usted, por lo que el receptor es capaz de ponerse en contacto con usted
Se puede hacerte lucir profesional.. Tener solamente su nombre al final del correo electrónico es una cosa, que tiene una firma con todos sus detalles es un paso por encima.
Permite a otros a ponerse en contacto con usted si son conscientes del correo electrónico en el futuro, o si y ' ; s en una cadena de correos electrónicos

Hay varias cosas que usted debe incluir en una firma - su nombre completo, su papel, su departamento, y su número de teléfono.. Usted don y' t tiene que incluir su dirección de correo electrónico, ya que el receptor puede simplemente pulse Responder. Manténgase alejado de las frases o imágenes en tu firma - allí y' s ninguna razón para incluir algo de esto y que sólo se llena la firma

Además, asegúrese de enviarlo a cabo con cada correo electrónico que envíe.. Una gran cantidad de clientes de correo electrónico contiene una función para incluir al instante una firma de correo electrónico, y yo propondría que lo utilice. Esto significa que usted don &'; t mirador para añadir y IT &'; s una cosa menos que pensar en

Revisar y Editar antes de enviar

El último paso antes de entregar el correo electrónico de negocios es para revisarlo. . Es necesario revisar el correo electrónico por varias razones:

Asegúrese de que la ortografía y la gramática son exactos
Compruebe que el punto de el correo electrónico se está entregando
Asegúrese de que el correo electrónico no es demasiado.. de largo.

Puede ser tentador simplemente crear el correo electrónico y enviarlo. Si vas a gastar una relectura minutos y revisar el correo electrónico, se puede encontrar cosas que no lo hiciste y' t antes, y debe conducir a un correo electrónico de mayor calidad. También puede ayudar a mejorar su calidad de trabajo -. Si otros piensan sus correos electrónicos son siempre exactas entonces deben tener una alta opinión de su trabajo real

Bono Sugerencia sobre Cómo escribir un email del negocio

Sí, I &'; m que incorpora una extremidad de la prima - número de punto de once

Este propina extra es enviar sólo el correo electrónico para quienes lo requieran.. Puede ser tentador, y bastante fácil en estos días, para agregar un gran número de contactos en el campo Para y CC del correo electrónico. Sin embargo, tendrá que tener cuidado con esto. It &'; s la causa número uno de los correos electrónicos de obstrucción a la gente &';. S bandejas de entrada - están enviando correos electrónicos que don &'; t necesidad de ver

Lo mejor es enviar sólo el correo electrónico para aquellos que necesitan verlo. Dependiendo del correo electrónico y el contenido, y el equipo que usted trabaja, esto es cualquier número de personas - pero los menos gente mejor

Espero que estos consejos sobre cómo escribir un correo electrónico de negocios son valiosos para usted. y ayudar a la forma de escribir correos electrónicos Restaurant  .;