Gestión del papel Práctica

El ejecutivo que quiere obtener su medio ambiente y la vida profesional bajo control invertirá en varios sistemas de gestión de papel personalizados. La persona de negocios inteligente valora su tiempo, y cuenta el coste de la pérdida de tiempo en busca de documentos que faltan. México La desechos ejecutivos promedio una hora al día en busca de papeles importantes, con un total de más de seis semanas al año. Sobre la base de un salario anual de $ 40,000, el costo de esta búsqueda es de $ 5.000. (1)
costos perjudiciales indirectos (que finalmente costará dinero o posiblemente un trabajo) incluyen los siguientes:
credibilidad dañada
estrés Personal
tensión interpersonal
competencia disminuida
La falta de confianza
productividad Stymied
Todos nuestros recursos son dones para ser manejado con un propósito. Esto incluye nuestro tiempo, nuestro entorno, nuestras posesiones, e incluso los documentos que registran y reflejan nuestras actividades de la vida. Es rara la persona que tiene el control total sobre su entorno, su tiempo y su papel. El flujo, captura y recuperación de papel provoca más angustia y confusión para las personas que cualquier otra área de la organización de necesidad.
De hecho, cada cliente con el que yo trabajo con necesidades de ayuda para la gestión de su papel, en diversos grados. Algunos sólo necesitan un sistema para capturar su papel entrante. Algunos carecen de un sistema de archivo, por lo que los documentos permanentes no tienen destino. Nos amontonamos porque don &'; t archivo
Considere el tiempo que pasará el establecimiento de sistemas eficaces de gestión de papel como una inversión en su salud mental.. Su precio es de $ 30 y presentar correctamente un documento, $ 120 en costos laborales adicionales si el documento está mal archivado y $ 250 a recrear un documento perdido. (2)
En el mundo corporativo, I &'; he observado que hay por lo menos cuatro sistemas de gestión de papel mis clientes parecen necesitar. Incluyen un sistema de procesamiento de papel, un sistema de proyectos en curso o pendientes, un sistema de referirse o delegado, y un sistema de archivo. No puedo enfatizar lo suficiente la importancia de la personalización de cada sistema a los roles, los patrones, los hábitos y el estilo de trabajo de cada cliente pensando. Yo ampliamente entrevisto a cada cliente en su entorno único para descubrir sus necesidades individuales. Los sistemas que se imponen tienden a obstaculizar una persona y' s la productividad, y con el tiempo pueden ser abandonados. Los sistemas que son intuitivos para el individuo son fáciles para que el cliente utilice y. Mantener
1. Implementar un sistema de procesamiento de papel
Este sistema le dará un lugar para pre-ordenar su correo y papel entrante. En general, es mejor si se clasifica por elementos accionables (HACER, LEER, archivo, de decidir, de llamada, etc.). Sin embargo, algunas personas son más tópicamente-orientado, y para ellos, que establecieron un sistema de procesamiento de papel de actualidad en torno a sus roles específicos (financiero, administrativo, marketing, etc.) Este sistema debería estar situado en el escritorio, muy cerca de la usuario y puede tomar varias formas, dependiendo de las necesidades, el medio ambiente, y las tolerancias visuales del usuario.
2. Establecer un sistema de proyectos actuales o pendientes
Todo el mundo necesita un lugar para poner los documentos a los que con frecuencia se refieren. Doesn y' t tiene sentido para poner estos y" hot &"; papeles en un sistema de archivo, donde van a residir entre los papeles a largo plazo o de referencia. Estos documentos pueden incluir proyectos actuales que deben entrar en un compás de espera hasta que se alcance una decisión. Este sistema debe adaptarse a la persona, y sus trabajos son distintos de tareas pendientes en la que por lo general hay varios pasos, varios elementos, o una necesidad recurrente para acceder a la información.
3. Crear una Consulte o Delegado sistema
ejecutivos de las empresas suele asociarse con un empleador, compañeros y subordinados, y tienen la necesidad de comunicarse en muchos niveles con estos grupos. Se necesita otro sistema para capturar información y papel en relación con estas personas y cualquier trabajo colaborativo. En lugar de constante auto-interrupción, el ejecutivo sensible al tiempo debe capturar correos electrónicos, artículos, documentos revisados, y otra información relacionada con estas personas o proyectos de colaboración, y lo puso en un lugar para su posterior transferencia a la persona en cuestión. Consulte los documentos son los que se mueven por la escalera a un empleador o lateralmente con sus compañeros. Papeles Delegadas son aquellos que pueden ser dictada — o delegada — a los jugadores del equipo. Este sistema también es excelente para la captura de información de la reunión, en particular para el personal recurrentes o reuniones departamentales.
4. Establecer un sistema de archivo de referencia Permanente
Ninguno de los sistemas anteriores durará si los documentos extraídos de ellas de carácter duradero no tienen permanente y". Home &"; Uno de los grandes errores que se cometen es a descuidar esta parte de la gestión de papel, probablemente debido a que se necesita más tiempo para configurar, y requiere muchas decisiones. Papel choque en cadena es un síntoma de decisiones tardías
Un sistema de archivo adecuado se tendrá en cuenta el ejecutivo y'. S papeles y será fácil de mantener. Se descubrirán s papeles y materiales, grandes categorías (entre 3-6 es el mejor), sino que se creará en torno sólo la información que el ejecutivo es responsable de, mientras que otros documentos se delegarán o subcontratados
Desde el ejecutivo y '.. Dentro de cada categoría, las subcategorías que se descubren y documentos individuales encontrarán un hogar dentro de una subcategoría, dentro de una categoría
Presentación general se estableció en chaquetas de archivos y /o carpetas colgantes, pero doesn y'. T tiene que ser. Puede ser alojados en carpetas, en archivos de escritorio verticales, en los archivos de acordeón, en contenedores portátiles, o una miríada de otras posibilidades.
Resumen
Cuando se piensa en ello, nuestro trabajo refleja nuestra actividad personal y profesional. Documenta nuestros logros, proyectos y metas. Cuando nuestro papel es procesado correctamente, actuar en consecuencia, y se almacena, vamos a empezar a cosechar los beneficios de nuestra inversión. No sólo vamos a ser mejores auto-gestores, pero también vamos a ser más respetuoso de, y en colaboración con los compañeros de trabajo. Vamos a ser capaces de poner nuestras manos sobre lo que queremos cuando lo queremos. Vamos a pensar con más claridad acerca de nuestras funciones y responsabilidades. Como resultado de ello, vamos a empezar a tomar decisiones que honren nuestras prioridades.

Notas
(1) Chicago Sun Times, 11 de noviembre 2000
(2) Noticias de la Oficina Mundial, septiembre de 1996

Por Vicki Norris Hotel &copia; restaurar el orden y registro; . 2002 Hotel