Conquistar Tu Papel Caos cuando viaje

¿Ha ocurrido alguna vez? You &'; has acaba de regresar de un viaje de negocios y su maletín se abulta con los recibos, notas y otros documentos esenciales reuniones. You &'; ll probablemente pasa su primer día de vuelta en la oficina justo clasificación a través de la masa caótica de papel antes de que puedas pensar en conseguir al grano!

O, tal vez usted viaja por toda la ciudad de asistir a una reunión tras otra. Al final del día su maletín es un montón de tareas pendientes con ningún orden en particular. Los mensajes telefónicos se encuentran dispersos en varias hojas de papel y sólo saben que un mensaje importante está escondido en algún lugar del desastre. Luego están las tarjetas de visita que coleccionadas: algunos requieren seguimiento, pero usted y' re no sabe dónde te ponen esas cartas importantes. Si hubieras mantenido las cosas en un lugar seguro para que usted pudiera recordar dónde se los pone.

En este punto, todas esas buenas intenciones de tomar medidas y dar seguimiento a nuevos negocios calientes esfumarse en frustración. Pero allí y' s no tiempo para pensar acerca de cómo usted fuera de lugar los artículos de primera necesidad. En el momento en que usted y' re vuelta en la oficina a encontrar que hay un montón de correos electrónicos en espera de su respuesta, además de un gran montón de papeles sobre su escritorio que piden por su atención. Usted bucear en derecho a los correos electrónicos y antes de que te des cuenta de la mañana se ha ido y que y' s la hora del almuerzo. Usted trabaja a través de la comida con el fin de atacar a la pila de papel sobre su escritorio. Entonces te das cuenta de asilo y' t escuchado sus mensajes de correo de voz, por lo que abandona la pila de papel y escuchar todos los mensajes de correo de voz. It &'; s un círculo de papel, correo electrónico y correo de voz sin fin, y refugio y' t incluso agrietada abrir su maletín. Usted acaba de pasar el día reaccionar a las emergencias e interrupciones sin tiempo programado previsto para hacer frente a las cuestiones importantes que tenía la esperanza de llegar a.

Esto continúa día tras día y usted y' re todavía arrastra todos esos papeles de su viaje de negocios en su maletín y usted y' ha estado añadiendo a ella durante la semana, ya la que asistió más reuniones. Ahora usted no tiene idea de lo que y' s qué y todo se funde juntos en una gran montaña de papel pidiendo por su atención. ¿Cuánto tiempo se deja que esto continúe antes de decidirse a tomar medidas? Para algunos de sus días y otros y' s sus semanas o meses. Esas nuevas pistas calientes que usted hizo en su viaje de negocios aren y' t tan caliente ahora y cuanto más tiempo lo dejan más que posponer las cosas en la adopción de medidas. Con el tiempo usted toma montaña de papel fuera de su maletín y colóquelo en el suelo junto a su escritorio y usted y ' dices; ll tratar con él más adelante porque tiene cosas más importantes que atender en la oficina. La culpa se pone en y regaña constantemente a que haga algo pero usted don &'; t. Usted sabe que usted debe obtener los recibos de negocios manejados pero usted y' re no sabe dónde todos ellos son y termina costándole dinero cuando podría haber sido reembolsado.

Aquí hay algunos consejos sobre la manera de poner fin a la situación de drama maletín:

1. Racionalizar y organizar su maletín para que sepa lo que la siguiente acción es en cualquier trozo de papel mientras usted y' re fuera de la ciudad y cuando esté de vuelta en su oficina. Hay un producto duradero y profesional elegante aspecto en el mercado que me gusta usar. Ir a http://www.simplyproductive.com/
productos /toolstrade.html para ver y pedir el producto. Lo que me gusta es el tejido duradero en el exterior con pestañas insertable, bolsillo lateral con cremallera y cierre de cremallera. El bolsillo con cremallera en la parte exterior es ideal para el almacenamiento de una pluma, lápiz, pequeños post-it-notas y un rotulador. Dentro de este maletín mini-viaje hay 13 divisiones para mantener documentos importantes mientras usted y' re fuera de la oficina. El recinto de la cremallera permite un fácil acceso frente a los archivos de acordeón con un recinto de aleta que son difíciles de usar. Recuerde, la facilidad de acceso y la funcionalidad son muy importantes cuando se utiliza cualquier producto organizador.

2. Etiquetar los 13 pestañas dentro de este maletín mini-viaje con la siguiente acción y" Llame, Entrada de datos, Discutir, de gastos Reembolso, Archivo, notas de las reuniones /Agenda, Fotocopia, leer, o escribir y " ;. Su habrá pestañas adicionales dentro de este maletín mini-viaje para que usted inserte sus tarjetas de visita, pequeños folletos, tarjetas de agradecimiento y otros artículos que usted necesita para querer tener a mano cuando viaja. You &'; ll se sorprenderá de la cantidad de papel que se puede conseguir en este maletín de viaje elegante.

3. Cómo utilizar este maletín mini-viaje cuando fuera de su oficina. Agendas de las reuniones del archivo en la pestaña archivo llamado y" Reunión Notas /Agenda de modo que cuando se llega a la reunión y' s todo junto. Si la recolección de tarjetas de visita durante su viaje hay 2 cosas que puedes hacer con la tarjeta de visita: (1) entrará inmediatamente en su PDA, o (2) presentar en su mini maletín de viaje en “ entry &" datos ;. Cuando regresa a su hotel o con la oficina de cualquier tarjeta que usted quería entrar en su base de datos están agrupados. Puede introducir usted mismo o delegar la tarea a otra persona.

4. Defina la siguiente acción. No más de poner a un lado para tratar con él más tarde. Esto es lo que yo llamo y" decisiones diferidos &" ;. En su lugar, hágase esta pregunta muy importante: “ ¿Cuál es la siguiente acción que tengo que asumir este papel?

5. Programe un tiempo específico en el calendario de manejar que la próxima acción. Esta es la clave para hacer las cosas. Una pila o archivo llamado y" en DO &"; es sólo una intención de hacer algo, donde como una cita programada es un compromiso de actuar en algo.

6. Utilice las carpetas de proyectos claros para mantener como papeles. Ir a www.simplyproductive.com para ver y ordenar estas carpetas de proyectos de ahorro de ahorro de tiempo y de espacio. Utilice estas carpetas de proyectos para mantener su agenda y reuniones notas juntas en su maletín mini-viaje. Es posible que le asiste a varias reuniones y estas carpetas de proyecto está seguro de mantener sus documentos agrupados. No utilice clips de papel, que tienden a unir a otras piezas de papel y quedar atrapado en otros clips de papel.

7. 80/20 Regla - 80 por ciento de lo archivamos nunca referimos al nuevo. Por lo tanto, pregúntese: "¿Cuál es el peor escenario posible si usted sacudido este pedazo de papel de distancia? Y " ;. Si puedes vivir con los resultados de su respuesta a esta pregunta, y luego tirar el trozo de papel.
< .. p> 8 ¿Qué hay que presentar para referencia futura Si ha decidido mantener la información en una hoja de papel, pregúntese: "Si quiero recuperar esta información de nuevo, ¿qué palabra gatillo podría usted pensar y"? Escribe la palabra de disparo en la esquina superior derecha de ese pedazo de papel y depositarlas en su maletín mini-viaje en "Archivo".

9. Transferencia de documentos cuando regrese. Cuando vuelva a la oficina después del viaje de negocios o de días de reuniones, todo lo que usted y' has reunido durante su tiempo fuera de la oficina se agrupan por la siguiente acción. En lugar de una montaña de papel se derrama fuera de su maletín, usted y' ll por delante del juego persecución de papel porque usted y' ya has definido la siguiente acción. Todo lo que hay es para usted que hacer es programar el tiempo en su calendario para manejar las acciones en su maletín mini-viaje. Algunas de las acciones como la entrada de datos, archivos y Gastos reembolsarle puede delegar en su asistente si tiene uno. Ese sentimiento de culpa y vergüenza ganó y' t estar allí porque usted y' has manejado lo que dijo que haría cuando regresó a su oficina. Consejos para

Viaje:

- Programe tiempo al final de cada día cuando usted está viajando a presentar papeles en su maletín mini-viaje

- Horario tiempo en su calendario. cuando regrese de su viaje de negocios a manejar sus puntos de acción en su maletín mini-viaje

-. Use su maletín mini-viaje como una lista de control visual para elementos que necesita para llevar con usted. Por ejemplo insertar elementos de leer bajo el y" Read &"; ficha. Verifique que usted tiene tarjetas de visita suficientes y folletos, notas de agradecimiento, papel con membrete, postales y volver etiquetas de dirección, si los necesita

-. Fotocopie sus pasaportes y tarjetas de crédito. Documento de tienda en un lugar seguro

- Ferias, Convenciones, Reuniones y- escribir en el reverso de las tarjetas de visita de la fecha, el lugar y la próxima acción. Si usted tiene un asistente, delegar la entrada de datos de las tarjetas de visita y tienen las siguientes acciones programadas en su calendario o escriben en su lista de tareas.

La implementación de la cartera mini-viaje disminuirá dramáticamente su nivel de estrés y aumento su productividad cuando vuelva a la oficina. You &'; ll gira pilas de papel en valiosos recursos en lugar de decisiones diferidos y culpabilidad. En lugar de reaccionar a las emergencias que usted y' ll ser proactivos en sus compromisos y seguimiento.

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