El primer paso para la organización de Microsoft Outlook - Uso Contacto Categorías

Cuando se utiliza en todo su potencial, Microsoft Outlook es una poderosa herramienta para la productividad! Sin embargo, puede convertirse rápidamente en una fuente de estrés y frustración para aquellos que aren y' t seguro de cómo usarlo. Esta serie de artículos le ayudará a aumentar su productividad mediante la enseñanza acerca de la organización de Microsoft Outlook.
Categorías

Microsoft Outlook le permiten agrupar contactos, por lo que es más fácil de encontrar, ordenar y filtrar sus contactos. Si todo lo que está haciendo en este momento es la adición de contactos a la lista sin la organización de ellos, yo sugiero tomar un paso más allá mediante el uso de categorías para que Microsoft Outlook trabajar más duro para usted. Algunos Contacto Categorías recomendados son de proveedor, cliente, Prospect, Publicidad, Recursos, familia, personal, etc., por supuesto que debe adaptar sus categorías a sus necesidades. Es fácil de añadir, eliminar y cambiar de categoría a medida que cambian sus necesidades.

¿Por qué y' s importante organizar contactos de Microsoft Outlook

Organizar sus contactos de Microsoft Outlook es una clave importante en la toma de Microsoft Oulook funcione para usted. El uso de categorías hace fácil el trabajo de enviar correos electrónicos a grupos definidos de personas – sólo tienes que arrastrar y soltar toda una categoría y direcciones de correo electrónico aparecen automáticamente en el campo A de su mensaje. Sugerencia rápida: asegúrese de cortar y más allá de las direcciones de correo electrónico en el campo BCC antes de enviar, it &'; s la cortesía común y es posible que tenga problemas legales de privacidad si usted don &'; t. El uso de categorías también hace que sea fácil de ver y analizar la lista de contactos, o exportar sus contactos a otro programa.

La razón más importante utilizar categorías de contactos es agilizar su comercialización y seguimiento de los esfuerzos. Recuerde: la fortuna está en el seguimiento! Por ejemplo, podría crear una categoría etiquetada y" la perspectiva y" y la bandera para un día específico para recordar a ti mismo durante el seguimiento. Puede crear alternativamente una cita a partir del contacto de seleccionar la fecha que desee durante el seguimiento. Otro consejo es crear una categoría para eventos específicos (por ejemplo, eventos de recaudación de fondos, la fiesta de Navidad, lanzamiento de producto). Después del evento, ordenar los contactos por categoría y enviar un seguimiento tarjeta de agradecimiento a cada persona que asistió a ese evento.

¿Cómo configurar y utilizar Microsoft Outlook Contacto Categorías:

El siguiente es un proceso de tres pasos sugerido para empezar.

1. Planifique las categorías que usted piensa que va a utilizar en el papel primero.

2. Configure sus nuevas categorías en la lista principal de categorías.

3. Asigne sus contactos a la categoría o categorías que pertenecen en Destinia.com

Creación de categorías:.

1. Seleccionar categorías en el menú Edición

2. Haga clic en Lista Maestra Categoría

3. Escriba un nombre de categoría en el nuevo cuadro de la categoría

4. Haga clic en Agregar

5. Siga los pasos 3 y 4 para crear categorías adicionales

6. Haga clic en Aceptar dos veces

La asignación de una categoría al crear un artículo:

1. Con el elemento abierto, haga clic en Categorías (si usted ya está en un correo electrónico haga clic en Opciones y, a continuación Categorías)

2. Haga clic en las casillas al lado de la categoría o categorías en la lista de categorías disponibles.

3. Haga clic en Aceptar

Asignación de una categoría a un elemento existente:

1. Seleccione el elemento que desea asignar una categoría a.

2. Haga clic en Categorías en el menú Edición

3. Haga clic en las casillas al lado de la categoría o categorías en las categorías disponibles lista

4. Haga clic en Aceptar

Algunos rápida para ahorrar tiempo Consejos para

1. Microsoft Outlook le permite asignar varias categorías a un solo contacto. Por ejemplo, usted puede tener un vendedor que está en su y" Vendor y" categoría, al igual que usted y" Recaudación de Fondos 2010 y" categoría.

2. Al exportar sus contactos a otro programa de base de datos, asegúrese de exportar el campo Categoría. De esta manera la Categoría se transferirá a la nueva base de datos que le ahorra tiempo de entrada de datos.

3. Categorías y seguimiento es fundamental para una efectiva lista de contactos, sea cual sea su situación. Cuando reciba correos electrónicos de nuevos clientes potenciales, es importante que se crea un sistema para el seguimiento!

Tome un poco de tiempo para organizar Microsoft Outlook mediante la planificación y la creación de sus categorías hoy es seguro que le ahorrará tiempo y dinero en el futuro Hotel  !;