Negocios Consejo Organizador - Aumenta la moral y la eficiencia mediante el intercambio de archivos de referencia

La presentación de la documentación es a menudo la tarea que más le disgustan y evitado en una oficina. Para muchas personas es demasiado lento y complicado de encontrar un hogar para todos sus trámites por lo que termina acumulando aquí y allá y en todas partes, por lo que empeorar las cosas. La buena noticia es que no es tan difícil como mucha gente piensa establecer y fácil de usar y mantener el sistema de presentación de

El primer paso es entender lo fácil que puede ser y ndash!; ¿sabía usted que sólo hay tres tipos de archivos que usted necesitará siempre? Un sistema de archivo eficaz sólo tiene tres tipos de archivos: acción, de referencia y de archivo.

archivos de acción
Su archivo de acción no es cualquier cosa relacionada con los proyectos que está trabajando actualmente, se trata de archivos a los que accede con frecuencia. Asegúrese de que estos archivos están cerca de su escritorio y de fácil acceso y volver a presentar después de haberlos utilizado. Muchos de nosotros apilan estos tipos de archivos en nuestra mesa por miedo a perderla, pero una vez que se configura un buen sistema de archivo que se puede olvidar que el miedo para siempre!

Archivos Referencia
archivos de referencia no se accede con la frecuencia que los archivos de acción, pero siguen siendo los archivos importantes que usted necesita para sostenerse. Estos tipos de archivos don &'; t necesariamente tienen que estar en su escritorio, pero no deben &'; t ser demasiado lejos tampoco.

Archivos Archivo
archivos archivados son archivos que no son necesarios con regularidad, en todo caso. Estos archivos se pueden guardar en una sala de almacenamiento, o cualquier otro lugar donde hay espacio y que estará a salvo. Archivos archivados son en su mayoría los archivos que usted guarda y" si acaso y " ;, pero por lo general no terminan encima de tener que acceder.

Los tres tipos de archivos son importantes para su oficina, pero para este artículo nos centraremos en los beneficios de la creación de una buena y- compartida - sistema de archivo de referencia.

Su empresa y' s biblioteca de recursos se compone de archivos de referencia. ¿Cuánto tiempo has visto perdido o desperdiciado a ti mismo, en busca de un trozo de material de referencia? Es fácil imaginar cuánto más productivo cada miembro de su oficina podría ser si rápido, fácil acceso a todos los archivos de referencia que necesitaban.

Además de la ventaja de una mayor eficiencia, compartiendo un sistema central de presentación de referencia puede unir a una oficina. El trabajo en equipo se fomenta cuando los recursos son compartidos con el fin de beneficiar a todos los miembros de la oficina.

Si usted está listo para establecer un sistema de archivo de referencia compartido el primero que tienes que hacer es elegir un sistema de archivo que se ajuste a sus necesidades de espacio de trabajo actual y su cultura corporativa.

Es una buena idea para encontrar una céntrica ubicación, lejos de cualquier persona y' s espacio de trabajo individuales para localizar el sistema de archivos de referencia. Una ubicación central hará que sea fácil para todo el mundo para tener acceso a los archivos de referencia, y mantenerlo alejado de cualquier persona y' s espacio de trabajo individuales eliminará cualquier interrupción que pueda ocurrir lo contrario.

Una gran manera de asegurar el éxito de su nuevo sistema de archivo es obtener el mayor número posible de personas a bordo de la aplicación. Comience por tener una breve sesión de entrenamiento en el sistema de archivo que usted elija, para que todos tengan claro cómo funciona. Entonces tener una sesión de lluvia de ideas de organización empresarial para trabajar en los detalles como dónde se ubicará y cómo se mantendrá. Una vez que todo el mundo ve lo fácil que puede ser para gestionar archivos de referencia, y cuánto más productivo que puede ser, ellos finalmente hacer uso de los archivos de referencia importantes Restaurant  !;