Cuadros de mando y cómo ponerlas en práctica

Una breve visita:

Yo vi a Tony Starks que sale de la terminal del aeropuerto se ve exactamente como yo lo había visto hace 10 años. Él es de 6 pies 4 y' y construido como Iron Man sí mismo. Miraba más aguda de lo habitual, incluso después de un viaje en avión de 8 horas desde Europa a la India. Starks empresa había firmado un gran agencia para las operaciones europeas y Tony había llegado a poner en marcha. De Tony acababa de ser nombrado director general de Starks internacional después de su padre y' s desaparición inesperada. Tony es en la industria de servicios y que había empezado a trabajar con Vantage Agora como cliente hace sólo unas semanas. Venía para ver cómo el proyecto estaba despegando antes de que lo completamente atrapado en su nuevo papel. Tony y yo trabajamos juntos en el pasado. Yo había llegado a respetar su increíble creatividad y el poder del cerebro en términos de desarrollo de software. Yo también había llegado a respetar el hecho de que Tony era un hecho a sí mismo el hombre antes de que él fue y se unió a su padre en su negocio de servicios a la familia. En menos de cinco años Tony había ayudado a crecer las ventas de la organización crecen desde un $ 23Million a un $ 456Million. Durante el último año, más las ventas se habían estancado debido a la economía implacable. La presión sobre los márgenes había llegado a ser tan alta que Tony había comprometido con el servicio de back-office Vantage Agora y comenzó su propio equipo con Vantage Agora para aprovechar de la relación costo-beneficio y el proceso de la eficiencia que traemos a la mesa
.

En un nota al margen, cuando trabajamos juntos, Tony fue el que me introdujo al golf. No sólo me presentara al juego, pero también me enseñó los puntos más finos del juego

La falta de rendición de cuentas o la falta de medida:.

Estábamos en la oficina de la mañana siguiente, a las 7 : 12 a.m. agudo. Al cabo de seis horas seguidas en la oficina nos dirigimos en el suave tarde de diciembre hacia mi club de golf. En Bangalore el clima es hermoso todo el año pero en diciembre es especialmente agradable entre 60 y 70 grados. En un día de la semana a las 1:30 pm en la tarde había literalmente nadie en el curso. En la India tiene el lujo de tener caddies que llevan sus maletas. Esto dio a los dos para ponerse al día sobre variados temas de la vida y los negocios.

El primer agujero es un corto par 5 que me las arreglé para doble bogey mientras que Tony fiel a su forma logró la par con un gran ahorro de arena . Me quejé a él que su negocio debe haber despegado realmente bien y que está llegando a practicar incluso después de tomar en sus nuevas responsabilidades. Es decir, cuando Tony hecho confesó que ha estado teniendo problemas. Casualmente pregunté qué tipo de cuestiones

A lo que él respondió, y". ¡Oh! Es lo de siempre, supongo. Por un lado tengo los viejos que no son grandes en cualquier automatización y cambio. Ahora que se oponen cada cambio que quiero lograr. Por otro lado tengo gente que no tienen ninguna responsabilidad. Todos ellos parecen hacer para el trabajo por el bien de hacer y don &'; t parecen preocuparse por nada. Lo único que les interesa es la forma segura su trabajo y la cantidad de aumento van a conseguir. Estoy realmente harto de todo esto porque tengo una gran sensación para mis clientes y negocios, pero no tengo ni idea de lo que está sucediendo en el suelo. Parece que estoy corriendo a 100 millas /hora y el resto de la empresa está funcionando a 99 millas /hora, pero en la dirección opuesta. Línea de fondo no hay rendición de cuentas a todos en mi organización y".

Yo sólo pensaba en cómo típica de este problema era, literalmente, todas las empresas que nos encontremos. No sólo en medianas o pequeñas empresas, sino incluso en las empresas más grandes. La mayoría de los altos directivos creen que sus sistemas han fracasado o sus empleados les han fallado. Dicen que esto cuando ellos mismos don &'; t utilizar la misma vara de medir a sí mismos ya la organización. No debo haberme dado cuenta, pero debo haber comenzado a sonreír. Obviamente Tony no le hizo gracia y me desafió. y" ¿Crees que esto es gracioso. Estoy aquí tratando de pedirle su ayuda de todo su fondo de consultoría ejecutiva y me están burlando. Nice &";

Por ahora, Tony había hecho un Par la dura 440 yardas par 4, mientras que yo había logrado un Bogey respetable

Me respondió y"., Tony, si hay alguien que es divertirse te y hellip está; matándome en el curso. Usted es de tres en mí y ni siquiera has empezado a jugar! La única razón por la que yo estaba sonriendo es porque hemos visto un buen número de problemas como la suya. No se preocupe, nosotros nos encargamos de ella en un cuarto. Prometo. Pero usted necesita para ayudar a controlar mi juego mejor y bajar mis calificaciones y " ;.

“ Encaja !!! y" dijo Tony.

En el tercer hoyo de Tony bateó un hermoso 6 de hierro en el corazón de la verde que era 210 yardas de distancia. Mientras me las arreglo para llegar a la parte más alejada del green con mi hierro 3

Mientras caminábamos hacia el agujero le pregunté a Tony, y"! ¿Qué es lo que se utiliza para conducir la empresa anualmente y"

Tony respondió y" Bueno y hellip; Es simple. Hacemos un plan anual y el plan operativo anual en diciembre del próximo año y hellip; &";

“ ¿Cuánto tiempo pista a ella y "?; Interrumpí

El sonrió y dijo y" Parece que usted ha visto muchas empresas como la nuestra. Rara vez dura más de medio camino en el primer trimestre y"

“ ¿Entonces qué usted presente en su reunión de la junta trimestral y "?; Presioné

“. Ya sabes, la cubierta de tablero de costumbre, las hojas de cálculo que es el sabor del trimestre. Lo que es más importante es que esta información se socializa a cada miembro de la junta para ayudar a asegurarse de que no hay problemas reales y " ;.

“ Y y hellip; Yo descanso mi caso y" Dije y" Esto no es nada nuevo. La mayoría de las empresas que trabajé tenían el mismo problema. Muy pocas empresas realmente ejecutan sus estrategias para el éxito. La mayoría de las empresas don &'; t tienen un plan anual que se realiza un seguimiento y esto conduce a enormes problemas en el final. Primero lo primero que tiene que crear un plan anual simple. Este plan debe contar con medidas simples para ambos y" Top Line y Bottom Line medida al más alto nivel. A continuación, asigne KRA y KPIs para cada una de estas medidas al más alto nivel. Luego dejar que el sistema funcione. Pero es fundamental que usted tiene el plan de seguimiento una vez por semana y hay que realizar un seguimiento de esto. Recuerde, la disciplina comienza en la parte superior y menos que caminar en ese camino que nadie más lo hará. Si usted lo desea, puedo enviarle lo que hemos creado en el Vantage Agora y usted puede usar eso como una plantilla. Dado que todavía estamos en fin de año que son sin duda la bienvenida a usarlo y"..

Me detuve a chip mi bola bastante cerrar el pasador pero perdí un putt corto

Tony debe tener reflexionado sobre lo que había dicho, mientras jugaba porque empezó a hablar incluso mientras se preparaba para putt y" Lo que me está diciendo es que mi empresa es un reflejo amplificado de lo que hago. Tengo que empezar el seguimiento de la AOP sobre una base semanal. Debemos establecer un panel de control que mide la compañía. Que luego debe conducir todo lo demás en la organización. ? Derecho y" y frialdad se hundió a 30 pies puestos desde el centro del green en el hoyo

&";! Mann !! Él es fuerte y "!; Pensé, por más de una razón

ARC /KPI:.

En el momento en que llegamos a la séptima yo tenía cinco años a lo largo y Tony era todavía uno bajo el supuesto! Yo estaba pensando que había algo no es justo sobre todo este juego de golf. A Tony por su parte estaba más preocupado por Stark Empresa y yo, y ldquo preguntó; Es extraño, pero he oído hablar acerca de la definición de éxito claro y criterio de fallo de un empleado o de un departamento. Incluso cuando empezamos a trabajar juntos me hubieras pedido que definir un éxito y el fracaso criterio claro. Sin embargo, puedo los &'; t sostienen la mayoría de mis empleados, incluso los gerentes de alto nivel para despejar el éxito y el criterio de fallo. ¿Es esto común y"?

Yo era muy directo en mi respuesta y" a Tony, una empresa tiene que ser ejecutado de arriba hacia abajo. Usted sabe que hablamos de los que definen claros indicadores de primer nivel como los objetivos de ventas para el trimestre, la calidad y la entrega oportuna para cada proyecto, éstos tienen que tener una y sólo una titular en la organización. Así mismo en la otra cara de cada persona en la organización debe tener un conjunto claro de KRA y KPI y".

“ Usted sabe que esto es muy embarazoso, he oído hablar de KRA y KPI. Yo sé lo que es un KRA es, lo que representa Área de resultados clave, pero ¿qué significa para los KPI y" pidió a Tony

“. KPI significa indicadores clave de rendimiento. A KRA tiene que tener un KPI cuantificable. Por ejemplo, si usted tiene un KRA llama y '; Nueva Sales &'; entonces usted debe tener un KPI objetivo como y '; informe Clausura Sales &'; Por la Semana. En estas medidas, si usted tiene un (Service Level Agreement) SLA entonces usted puede determinar si una persona se encontró con su /su objetivo. No sólo usted, pero las personas involucradas deben saber lo que se miden en la forma en que tienen que trabajar para lograr sus metas. Tienen que comprar en ella. Tienen que ver cómo están progresando hacia sus metas y sus gerentes deben ayudar a llegar allí. De lo contrario, can &'; t esperan medirlos contra ella y".

Seguimos la ronda en hablar un poco acerca de la familia, negocios, ventas y hellip; la charla de golf habitual. , Tony prometió a probar lo que había sugerido y volver a mí en dos semanas. Cuando nos acercamos al último hoyo que estaba cerca de disparar dos bajo mi 14 de handicap, incluso si me tiro uno más en el hoyo final. Dijo Tony, y" cumplo mi parte del trato. Su swing parece haberse estabilizado, sus golpes son buenas, pero sólo parece ser todavía tienen miedo de confiar en su swing y su juego. Sólo jugar sin miedo. Quiero decir el miedo al fracaso. Eso can &'; t ayudan nada. Sólo el swing sin miedo y duro a la pelota y".

Todo sonaba un poco esotérica para mí, pero cuando alguien está disparando 1 bajo el supuesto que el que nunca ha visto, usted don &'; t dicen nada. Usted se compromete a tratar.

Después de la cena me cayó a Tony de regreso al aeropuerto, donde su avión lo llevó de vuelta a Dallas, Texas.

Visibilidad y repetibilidad

Exactamente dos semanas al final de la carretera mientras se dirigía de vuelta a casa desde la oficina. Yo recibí una llamada de los EE.UU.. Yo sabía que era de Tony

Tony como siempre fue muy corto en saludos y me metí directamente al grano

“.. Todo sonaba muy bueno cuando me dijiste pero parece que soy teniendo un momento difícil en realidad la aplicación de la idea de un cuadro de mandos, KRA y KPI. Parece que hay informes que se generan, pero nadie quiere poner el esfuerzo en las cifras correctas. Estoy empezando a creer que esto es imposible de conseguir un tablero de instrumentos en una empresa con una cultura como Starks Empresa y".

“ a Tony, en retrospectiva, debería haber dicho acerca de las diferentes formas de implementar esto en su organización. Es absolutamente como lo que me enseñaste golf. Usted don &'; t darles la lección final del primer día. Tienes que empezar a pequeña. Comience siempre con los proyectos. Cada proyecto tiene sólo dos controles: La entrega a tiempo y la entrega de la Calidad. Sólo conseguir que se suman todas las tareas operativas en un único panel de control. Entonces manejar eso durante un mes. Una vez que comienza a recibir datos de forma regular en ella asegurarse de que los correos electrónicos no se envían eludir este proceso. Los correos electrónicos simplemente matar a todos tus esfuerzos. Tal vez se pregunte y '; ¿Qué mensajes de correo electrónico tiene que ver con la implementación de un cuadro de mando y '?; ¡¡¡¡Todo!!!! Una organización necesita tiempo para reaccionar a los cambios. Tienes que darle tiempo suficiente para hacer todo lo que un ritmo de funcionamiento. Usted puede y' t ser el envío de mensajes de correo electrónico y hablar de cualquier otra cosa que no sea el salpicadero y el ARC, KPI. Una vez que usted dice lo suficiente número de veces que la gente alrededor de usted comenzará diciendo que, entonces se extiende en su organización cuando se tiene un "punto de inflexión". Voy a enumerar los pasos para implementar cualquier estrategia para el éxito. Este es un mantra que seguimos en todo lo posible en Vantage Agora. El equipo me odia a veces porque yo digo la misma cosa una y otra vez pero funciona. Todos nosotros sabemos ahora! Y eso es lo que importa:

1. Asegúrese de que usted don y' t discutir KRA y KPI a nivel personal primero. En primer lugar, desea saber qué medidas se están utilizando para ejecutar las operaciones de hoy.

2. Asegúrese de que todas las tareas de repetición y no repetitivo se introducen en el mismo sistema que es aún que utilice. Don y' t evitarlo. Eso derrotar todo el propósito del sistema. Que sea un punto para leer las notas sobre una base diaria y luego comentar en el suelo.

3. Una vez que esté seguro de que su equipo está entrando con éxito estos datos, asegúrese de que usted comience a hablar de medidas objetivas para controlar el proyecto. Por ejemplo, si alguien comete un error, les pregunto donde el RCA asociado es y"?

4. Sólo cuando estos sistemas son estables puede empezar a medir la gente en estas medidas. Eso es cuando tienen la confianza de que estas medidas funcionan realmente

“. Espera, dijo Tony. ¿Cuál es ahora RCA y"

“ Es sinónimo de Análisis de Causa Raíz y" Continué y" Es muy importante que te asegures de que usted don y' t hablar de medir su desempeño con el tablero de instrumentos, pero no acaba de llegar para empezar a usarlo. Realmente si usted lo mira desde su perspectiva desea a todos a conseguir el 100% de su retribución variable. Esto significa que una organización que ha hecho muy bien y cumplido con todos sus objetivos establecidos en su Plan Operativo Anual (POA)! Estoy seguro de que ninguna empresa en el mundo tendrá la retribución variable a ser más de un 2% del total del coste salarial! Así que ¿por qué la compañía intentará barata en él y"

“! Eso es cierto y" gritó a Tony

“. Pero la mayoría de la gente cree que la gestión es a por ellos. Hay que romper esa barrera de primera. Es por eso que estoy pidiendo que acaba de empezar a todo el mundo fuera en conseguir los datos y decirles que esta es la ARC para la organización durante al menos un mes. Tener paciencia. Las cosas van a entrar en razón y"

Tony aceptó de mala gana y continuó sus esfuerzos para impulsar a todos en su organización mediante la conducción de todos los esfuerzos a través de una lista de tareas solo

La previsibilidad y el Dashboard
<. p> no oí volver de Tony directamente, sino en febrero me enteré de que nuestro equipo se está midiendo en la entrega oportuna y entrega de calidad sólo a Starks Enterprise. Nuestro equipo me dijo que parece que nuestro tablero finalmente se está utilizando de manera más efectiva ahora.

En la segunda semana de febrero, tuve una reunión invitar donde nos pide que construir un tablero ejecutivo para Starks Enterprise. La reunión comenzó con la introducción de Stark a su equipo ejecutivo para equipos Vantage Agora de Estados Unidos y la India. Tony empezado por decir y" Hemos empezado a utilizar un único sistema para gestionar todas nuestras iniciativas y ahora nos encontramos con que y" …

“ usted tiene una necesidad de estandarizar en un sistema de alerta como el RYG. y" Nuestro experto en VA sitio completó su sentencia

“. Si por RYG te refieres a un amarillo rojo verde y puntos gatillo para determinar cuándo una tarea o KRA está en problemas, ¡SÍ! Pero, ¿sabía usted lo que yo iba a preguntar y" exclamó, Tony

“. Bueno, no es difícil, porque nosotros como empresa y la gente ha construido al menos siete de esos sistemas en nuestra y '; La ejecución de Estrategias para el Éxito y' programa. Se trata de una evolución natural y" Dijo

“. Mi amigo en el campo de golf que sólo me estabas diciendo lo que tenía en su programa y" Me regañó burlonamente

Todo el mundo estalló en una risa como yo respondí y"., Tony, una vez que comience a buscar y utilizar la misma lista de tareas todo el mundo habría tratado de actualizarlo en las carpetas compartidas. Si esto no fuera suficiente, habrían querido decir que sus proyectos están en problemas porque saben que usted está viendo. Todos quieren verse bien. Ésto es una cosa buena. Como una progresión natural que habría seguido adelante y le dijo que le den aviso previo cuando las cosas no iban bien. Serían sospechar al principio, pero durante un período de tiempo han llegado a confiar en que el sistema estaba aquí para ayudar a ellos ya sus proyectos y no una palmada en la mano. Esto construye la confianza y ahora quieren un sistema que puede ayudar a asegurar que todo el mundo puede actualizar el sistema sin pisar uno al otro y' s de trabajo y asegúrese de que se puede llegar a ver información actualizada todos los días, ya sea en su ordenador o mejor aún como un mensaje de alerta del sistema, a la derecha y"

“ ¡Excelente! Es como pensabas que estabas aquí todo el tiempo con nosotros y" gritó a Tony

Seguí, y". En los tiempos por venir va a darse cuenta de que tenemos que construir este sistema para tener controles establecidos para desencadenar así alertas antes de que estos proyectos van en rojo o amarillo o antes un error que realmente sucede. Ya hemos construido un sistema de este tipo y lo utilizan para ejecutar las operaciones de VA. De hecho, los datos de panel que se ve como un informe de todos los días de sus operaciones en el Vantage Agora viene directamente de nuestra http://www.askva.com sistema. Aquí no sólo hemos construido un tablero de mandos, sino también un sistema de control que ayuda a nuestro cliente de perforación por debajo de nuestros datos salpicadero hasta el fondo de los errores y la RCA. A continuación, puede seguir la pista para ver cómo preventiva medida poner en la RCA se incorpora en las políticas estándar de operación (SOP) para ayudar a la organización se convierta en una organización de aprendizaje auto. Ese es el verdadero mérito de un sistema de tablero de instrumentos y " ;.

Terminamos la llamada con el equipo de VA promesa de redactar un documento de propuesta que ayudaría al equipo ejecutivo de Stark decidir sobre la forma en que les gustaría participar con VA en creando el salpicadero para sí mismos.

La consistencia de propósito

En la segunda semana de marzo se había instalado la primera versión del Dashboard de personalización Vantage Agora de Stark Empresa y yo había dado a Tony campo de la punta de un seria consideración. Para empezar Dejé de llevar una tarjeta de puntuación, dejó de jugar mis juegos pieles y acaba de empezar a jugar al golf por el bien de la práctica del golf y el swing sin miedo a la pelota. Las primeras semanas los resultados fueron bastante desastrosa. A medida que los días laminados en mi cuerpo se acostumbró a lo que estaba haciendo y mis calificaciones comenzaron a bajar.

En un sábado por la noche me llamó a Tony (En su sábado por la mañana). De Tony como se esperaba ya estaba fuera de la casa y en su coche. Después de intercambiar cortesías que dije “ Yo te debo una. Su consejo ayudó y mis puntajes parece estar disminuyendo. Estoy filmando en los altos 70 y estoy bastante contento con el progreso y " ;.

Tony no era feliz. Él dijo y" Mire, yo creo que es mucho mejor que eso. Nunca conformarse con menos de lo que hiciste ayer. Tienes que empezar a hacer esto por creer en ti mismo y" Continuó con pasión, y" ¿Cuál crees es lo que usted hace y "!; Mira el caso de la gestión de Stark y' s la empresa a través de un panel de control! Hemos hecho una transición exitosa y tiene 80% de resultados desde ya. No habría pasado si yo no creía que pudiéramos hacer esto y".

Mientras que sentí que me dijo algo muy querido para mi corazón acerca de creer en uno mismo, yo interrumpí y" ¿Por qué sólo 80 % y"

“ Mira, si bien esto es una gran herramienta que parece que estoy recibiendo mucha resistencia por parte de las personas a iniciar nuevas iniciativas. Siempre me dicen que necesitamos más recursos, más tiempo, para completar las tareas pendientes, etc., Aunque sé lo que está pasando y obtener una visibilidad completa que sólo parece que lo necesita mucho tiempo para salir de la " suelo y;.

“ exactamente como se esperaba y" Dije y añadí y" Este es Tony muy común en este caso es necesario pensar en lo que ha sucedido a su organización. Ya no se trata de un pequeño barco de vela que se puede convertir en una moneda de diez centavos. Su empresa está actuando más como un gran buque océano que puede hacer un montón de otras cosas con más eficacia que su barco de vela. Pero can &'; t encender un centavo. Como capitán de este barco que necesita para asegurarse de que usted tiene la paciencia y la consistencia del propósito de dejar su barco toma una hora completa para convertir unos pocos grados. Cuando usted ha dado esta orden no se puede simplemente dar otra orden. Sólo tiene que asegurarse de que usted le da al sistema la oportunidad de trabajar por sí solo y".

“ ¿Por qué dices eso? Si nos fijamos en que estamos en el negocio de servicios. Todo el procesamiento que hacemos se hace electrónicamente, no hay máquinas para comprar, no hay líneas para establecer, no hay tiempo de ingeniería y " curar; él me desafió

“. Buena pregunta y" Dije y" ¿Cuánta gente tiene usted en su organización ahora a lo que era el número cuando se unió a su padre hace cinco años y"

“ Tuvimos 160 personas entonces y tenemos más de 570 incluyendo su equipo ahora. Me sale que desde el salpicadero demasiado y" bromeó

“. Ahí lo tienen. Ahora tiene una empresa que es una pequeña sociedad en sí misma. Cada vez que una empresa crece en tamaño es mucho más tiempo que toma para cambiar el comportamiento de la organización. Sus gerentes de nivel medio y la gestión de entrega tienen que manejar el comportamiento social y crear puntos de inflexión para asegurarse de que las iniciativas quedan arraigados en las personas, los procesos y proyectos. Es más difícil de poner esto en marcha en empresas de servicios, porque por lo general hay muchas maneras de hacer las cosas. Es por eso que can &'; t en coche más de una iniciativa que afecta a todos en la organización. Una iniciativa cuarta es una buena guía y".

“ Esto es cierto y" respondió Tony “ Se adapta a lo que me está pasando. Cualquier iniciativa que doesn y' t implican cambios en el comportamiento del empleado por lo general se hace rápidamente. De hecho, el trabajo que estoy haciendo con Vantage Agora en el procesamiento de back-office se ha logrado muy rápidamente por esta misma razón, la derecha y"

“ Esto es cierto y" He añadido y" Si bien el tablero de instrumentos es una excelente herramienta que le proporciona una visión accionable consolidada de todo lo que está pasando en su organización requiere dos compromisos importantes. En realidad hacen tres:

1. Un compromiso por parte de la alta dirección para usar sólo la herramienta y no cualquier otro mecanismo, como reuniones, correos electrónicos, SMS, etc., España

2. A primeras abajo estructurados métricas que se presenta al nivel más bajo de la organización como una rama de los mejores números medidos en el tablero de instrumentos. Significado, los números de nivel superior deben ser actualizados por las actividades diarias que ocurren en la organización

3. La consistencia del propósito de la alta dirección para asegurar que damos suficiente tiempo para que el sistema reacciona a los comandos /iniciativas empujados desde la parte superior.

Si usted hace esto, los beneficios del salpicadero serían, plena visibilidad, repetibilidad y previsibilidad en sus operaciones. Más allá de esto le ayuda a escalar su organización de forma rápida y " ;.

Tres Meses después

Tony se dio la vuelta a su negocio al reducir sus costos de operación de manera espectacular y poner en una estructura a escala de la organización. Durante un período de tiempo de la mayoría de los escépticos a la utilización de una empresa externa para ayudar a las operaciones y el uso de un panel de control para operar la organización se unieron al carro cuando se dieron cuenta de que sería ayudar a la organización y sus propias carreras.

Tony por su parte tiene planes de ampliación de la organización aún más en el futuro y Vantage Agora ha ayudado tablero personalizado en sus PDA.

Epílogo

Queremos que nuestro lector a interpretar el papel de Tony y hablarnos algunos de los problemas que ha enfrentado o pregunta que pueda tener acerca de cómo su organización puede beneficiarse de la tecnología como el Dashboard Operaciones VA. Vamos a seguir adelante y publicarlos en la próxima versión de veces Agora para ayudar a otros que podrían tener problemas similares como tú Hotel  .;