¿Cómo funciona una ayuda DMS por colaborar en el lugar de trabajo?

Un sistema de gestión de documentos ayuda a las organizaciones a ahorrar tiempo y el espacio y aumenta la productividad en un lugar de trabajo de manera significativa. Anteriormente compartiendo archivos y carpetas de información se hizo físicamente, ahora a través de un sistema de gestión documental que muchas personas pueden tener acceso al mismo archivo al mismo tiempo en un sistema de gestión de documentos con facilidad. Corporates necesita para almacenar documentos en un entorno seguro y protegido, las empresas que ofrecen DMS tienen un servicio llamado Workflow Soluciones Matrix, esto ayuda a reducir el tiempo invertido en la localización y la gestión de proyectos y sus documentos.

La colaboración es una característica inherente de un DMS, una jerarquía general rige una organización, los archivos deben ser almacenados y compartidos según estos niveles dentro de una organización. Un sistema de gestión de documentos ayuda a dar acceso a determinados archivos a través de una matriz de solución de flujo de trabajo, el acceso puede ser activado o desactivado a diferentes departamentos o empleados dentro de una organización. A veces varias personas se les da acceso a un único archivo, varias personas pueden acceder y guardar estos documentos. Con otras formas de colaboración, el archivo se altera y ciertos cambios no se puede mostrar, durante el uso de un sistema de gestión de documentos existen diferentes versiones del archivo con diferentes modificaciones, el documento final resultante tendría todas las revisiones listadas.

El proceso de tener varias versiones del mismo archivo se llama control de versiones; esta función es útil para aquellas empresas, que modifican archivos con frecuencia. Las personas pueden volver a diferentes versiones para actualizar archivos como y cuando sea necesario. Diferentes individuos dentro de la misma organización podrían hacer estas versiones; DMS ayuda a aumentar la colaboración. Echemos un escenario en el que hay varios usuarios que acceden a un documento de Word, este archivo fue creado por un individuo a un grupo de individuos se les ha dado acceso al mismo archivo, cada edición hacen que se almacena y diferentes versiones se guardan. Estas ediciones se podrían hacer mis múltiples editores en diferentes fechas y lugares.
matriz

Las soluciones de flujo de trabajo es un servicio es una parte de ciertos sistemas de gestión de documentos; Ayuda a las organizaciones a tener un repositorio, que ayuda a almacenar, recuperar, organizar y enrutamiento de documentos en línea. Normalmente los documentos son creados organizados y agrupados, a continuación se dan las personas el acceso a estos archivos a través de una lista de control. Esto entonces permite a los usuarios buscar los archivos; que pueden suscribirse a estos archivos y recibir notificaciones cuando se realizan cambios. Estos archivos pueden ahora ser compartidos y editados por diferentes individuos comentarios se pueden añadir, las versiones se pueden hacer y los informes se pueden crear en base a la copia final del archivo.

El trabajo que hay que hacer de manera sistemática en las organizaciones, de colaboración es clave para el éxito de una organización, que ayuda a aumentar la productividad al tiempo de permanencia en el llenado y la búsqueda de archivos decreciente. Sistemas de gestión de documentos puede digitalizar documentos para organizaciones; estos podrían ser documentos legales o dibujos funcionales para ciertas industrias. Servicios de digitalización de documentos pueden ayudar a estructurarse; que son analizados a través de un reconocimiento óptico de caracteres, después de lo cual se almacenan y organizan. Estos archivos se indexan para que los individuos pueden localizar estos archivos a través de una matriz de soluciones de flujo de trabajo.

DMS ayuda a colaborar en el lugar de trabajo mediante la estructuración de los documentos que, o bien se han escaneado o guardado en una matriz de soluciones de flujo de trabajo. Dentro de un flujo de trabajo de la organización puede dar acceso a archivos específicos a los individuos seleccionados dentro de la organización. Los documentos se pueden guardar de forma segura y se puede acceder en varios lugares por múltiples usuarios al mismo tiempo. Anteriormente compartir archivos era difícil, ya que eran físicos, ahora estos documentos se pueden escanear y compartir entre varios usuarios sin dañar el papel. .. En busca de ahorro y recuperación de estos documentos están ahora más rápido mediante el uso de un sistema de gestión documental Hotel