QuickBooks asesor de consejos &? Trucos - cómo evitar tener nombres duplicados

Mientras trabajaba con un cliente que está cambiando a un sistema informático, nos encontramos con un problema relacionado con duplicar clientes y' nombre en la base de datos. Estos duplicados ocurrieron principalmente de una comprensión falta de mejores prácticas al introducir estos datos. Después de revisar y ayudar con la limpieza, el asesor de QuickBooks que estaba a cargo de este cliente en particular, se acercó con algunos consejos que hace que el proceso de entrada de datos más uniformado que debería disminuir la cantidad de duplicación en la base de datos y hacer que sea más fácil encontrar clientes en el futuro

Uso "y" en lugar de "&". Hotel – Esto sucede mucho, créeme que sé. Por ejemplo, en un caso un cliente por el nombre de y" A & Un Contracting &"; fue incluido en 4 variantes:
- A & Un
Contratación - A & A
Contratación - A & Un
Contratación - A & A Contratación
Todas estas diferentes variaciones hacen que sea complicado para localizar el cliente con prontitud cuando se hace una búsqueda, lo que obliga a los usuarios desplazarse por la lista de nombres para encontrar el nombre que está buscando. Siguiendo esta regla simple, cada usuario habría entrado y" A y A Contracting &" ;. Mientras sea posible, dudamos que muchos usuarios nunca entrar y" AandA Contracting &"; ya que esta variación del nombre del doesn &'; t parecen legible

No hay abreviaturas períodos Hotel – es muy recomendable que cuando una empresa tiene abreviaturas o iniciales en su nombre para excluir el uso de periodos y espacios. Algunas personas lo utilizan, otros don &'; t al entrar en la base de datos, lo que puede causar la gente a no ser capaz de encontrar el cliente que está buscando. Un ejemplo regular es y" W.B. Mason &" ;. En este caso, le recomendamos que el nombre entró sería y" WB Mason &" ;. Esto simplificaría la entrada de datos. Además, para las personas que son nuevas para ordenadores, menos al escribir el más fácil es para ellos. Esto también eliminaría cuestiones en las que alguien podría entrar y" W. B. Mason &"; poniendo espacios antes de los periodos, y otro usuario no entrar en espacios. El más espacio que los usuarios tienen que cambiar las cosas dentro de los clientes y' nombres, más probable usted conseguirá nombres duplicados

No utilice taquigrafía Hotel – (a menos que y' s muy común). Muchos de los clientes de que mi cliente se ocupa de los contratistas y empresas de construcción. Esto lleva a algunas personas que utilizan la abreviatura de las palabras, como y" const " y; o y" cont. y " ;, ya veces como y" con y " ;. Aparte de ser confuso (IS &'; con ' y;. Abreviatura de construcción, contratista, continental?), Sino que también hace que sea más difícil para los usuarios buscar

Introduzca mayor cantidad de información que puede obtener. Hotel – Éste comenzó a aparecer cuando el dueño quería hacer los empleados entran en la información del cliente en la base de datos, en lugar de usar un nombres de clientes genéricos. En este caso, terminamos con múltiples clientes con sólo el nombre de y" Mike &"; y un número de teléfono. Con 8 y" Mike &"; s en la lista, era casi imposible decir cuál era cuál. Añadiendo aún un apellido habría ayudado mucho, pero añadiendo la dirección habría hecho aún más fácil (en caso de que haya varias personas con el mismo nombre y apellido). Por supuesto, esta es una de las más difíciles de superar, ya que los empleados reciben perezosos con el tiempo cuando se trata de introducir información en una base de datos.

Siguiendo estos pocos lineamientos, su lista de clientes debe ser menos abarrotada de duplicados, por lo que será más rápido y más fácil de localizar a los clientes existentes, y hacer que la información que recoja mucho más valioso Hotel  .;